3лаба
.doc
Лабораторная работа 3.
Работа с формами. Слияние документов в MS Word.
Цель работы:
Научиться использовать формы для разработки шаблонов документов и создавать несколько однотипных документов с использованием приема слияния.
Краткие теоретические сведения:
Форма - это особый вид документа, в котором пользователю разрешено вводить информацию лишь в заранее определенные области документа, называемыми полями.
MS Word позволяет создавать формы, которые очень удобно заполнять и которые имеют привлекательный вид. В них можно получить подсказку о том, как его надо заполнять, в них можно разместить также открывающиеся списки и кнопки-флажки, представляющие собой квадратики, внутри которых после щелчка мышью появляются метки.
Чтобы создать электронную форму, нужно прежде всего подготовить шаблон, в котором разместить текст и поля, указать типы полей и задать формат.
Текстовое поле – это поле формы, в которое пользователь вводит текстовую информацию (текст, число, дата, вычисление).
MS Word для каждого поля формы позволяет создать контекстно-зависимую справку. Если во время заполнения формы вы забудете, для чего то или иное поле, то текст справки напомнит, какую информацию нужно ввести.
Поле флажка – это поле, в котором пользователь может установить или снять флажок. Поле флажка работает также, как и флажки диалоговых окон: нужно щелкнуть на них, чтобы установить или снять флажок.
Поле списка подобно текстовому полю, однако в него нельзя ввести текст непосредственно, его следует выбрать из предварительно составленного списка.
Защита формы – последний этап ее разработки. К этому моменту уже создана структура и расставлены поля формы. Однако их нельзя использовать, пока документ не будет защищен. Защита формы делает доступными команды перемещения между полями, а также отключает все команды, с помощью которых могут быть изменены постоянные части формы.
Пользователь, заполняющий форму, может в любой момент отключить защиту и изменить содержимое формы. Проще всего установить или снять защиту с помощью кнопки Защита формы на панели инструментов Формы. Если кнопка нажата – форма защищена, в противном случае защита снята.
При необходимости напечатать несколько однотипных документов, отличающихся, например, только адресом и фамилией клиента MS Word использует слияние документов.
Мастер слияния позволяет:
-
создать письмо;
-
отформатировать документ как сообщение электронной почты;
-
отформатировать документ как конверт;
-
отформатировать документ как лист с наклейками
-
создать список, каталог или другой перечень.
Слияние документов подразумевает наличие, по крайней мере, двух основных компонентов: источника данных и основного документа слияния.
Источник данных представляет собой последовательность записей данных, каждая из которых состоит из полей данных. В них содержится информация, которая заносится в основной документ. Каждое поле данных имеет свое имя, уникальное для данного источника. Все записи имеют одинаковый формат, т.е. состоят из одних и тех же полей данных.
Чаще всего документ источник организован как таблица, столбцы которой являются полями данных, а строки – записями данных.
При формировании составного документа сведения записей заносятся в поля слияния основного документа. для формирования одного составного документа используются данные одной строки таблицы.
Поля слияния, которые вставляются в основной документ, имеют такие же имена, что и поля данных источника. При объединении документов в поле слияния заносится значение соответствующего поля данных.
Задание:
1. На основе таблицы создать форму для квитанции об оплате за отопление и подогрев воды вида:
2. К ячейке Субсид. Извещения написать комментарий «Существующая субсидия 10%», который бы выводился в строке состояния.
-
Создать список рассылки извещений об оплате за отопление. Для этого:
3.1. Создать источник данных для следующих граждан:
-
Иванов И.И., Москва, ул. Россолимо, д.12, кв. 3
-
Петров С.М., Москва, ул. М. Полянка, д.5, кв. 19
-
Садчиков А.П., Москва, Озерковская наб., д.1, кв.2
-
Семнов Л.Д., Москва, ул. Дмитрия Ульянова, д.4., кв.18
3.2. Создать главный документ следующего содержания
|
ИЗВЕЩЕНИЕ
Кассир |
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» ИНН4566321746 р/с125896587125962478 Центральное ОСБ №8641 Сбербанк Росси г. Москва к/с 54313256442132168464 БИК 555687487 ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ ______________________________ Фамилия, И.О. за 201_ г. Адрес:
Плательщик Пеня Всего |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
КВИТАНЦИЯ
Кассир |
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» ИНН4566321746 р/с125896587125962478 Центральное ОСБ №8641 Сбербанк Росси г. Москва к/с 54313256442132168464 БИК 555687487 ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ _______________________________ Фамилия, И.О. за 201_ г. Адрес:
Плательщик Пеня Всего
|
Рис. 13. Созданная квитанция
Письмо к абоненту 1:
Уважаемый абонент
Иванов И.И., Москва, ул. Россолимо, д.12, кв. 3!
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» реализует программу мер по улучшению качества обслуживания потребителей.
Первостепенная задача программы – сделать обслуживание наших клиентов максимально удобным.
Для Вас мы создали справочную службу (горячую линию). Она работает с 8-00 до 22-00 в будние дни, с 9-00 до 17-30 в субботу. Вы можете обратиться по вопросам, связанным с отоплением по телефонам: 981-12-13, 981-12-34, 981-23-34.
Дополнительную информацию Вы можете получить на сайте: www.mosgorteplo.ru
С уважением,
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» Центр Обслуживания Потребителей
Иванова Людмила Павловна, тел. 981-13-14
-
ИЗВЕЩЕНИЕ
Кассир
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» ИНН 456321746 р/с 125896587125962478
Центральное ОСБ №8641 Сбербанк России г. Москва
к/с 54313256442132168464 БИК 555687487
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ 8959363
Фамилия, И, О.
Иванов И.И.
за
январь
2010 г
Адрес: Москва, ул. Россолимо, д.12, кв. 3
Вид платежа
Ед.изм.
Колич.
Ставка
Сумма
Льготы
Субсид
К оплате
Отопление
м2
1200
100
1300
Существующая субсидия 10%
1000
Подогрев воды
чел.
5
30
35
3000
Плательщик
Иванов И.И.
Пеня
Всего
4000
КВИТАНЦИЯ
Кассир
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» ИНН 456321746 р/с 125896587125962478
Центральное ОСБ №8641 Сбербанк России г. Москва
к/с 54313256442132168464 БИК 555687487
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ 8959363
Фамилия, И, О.
Иванов И.И.
за
январь
2010 г
Адрес: Москва, ул. Россолимо, д.12, кв. 3
Вид платежа
Ед.изм.
Колич.
Ставка
Сумма
Льготы
Субсид
К оплате
Отопление
м2
1200
100
1300
Существующая субсидия 10%
1000
Подогрев воды
чел.
5
30
35
3000
Плательщик
Иванов И.И.
Пеня
Всего
4000
Рис. 14. Квитанция для первого абонента
Письмо к абоненту 4:
Уважаемый абонент
Семнов Л.Д., Москва, ул. Дмитрия Ульянова, д.4., кв.18!
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» реализует программу мер по улучшению качества обслуживания потребителей.
Первостепенная задача программы – сделать обслуживание наших клиентов максимально удобным.
Для Вас мы создали справочную службу (горячую линию). Она работает с 8-00 до 22-00 в будние дни, с 9-00 до 17-30 в субботу. Вы можете обратиться по вопросам, связанным с отоплением по телефонам: 981-12-13, 981-12-34, 981-23-34.
Дополнительную информацию Вы можете получить на сайте: www.mosgorteplo.ru
С уважением,
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» Центр Обслуживания Потребителей
Иванова Людмила Павловна, тел. 981-13-14
-
ИЗВЕЩЕНИЕ
Кассир
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» ИНН 456321746 р/с 125896587125962478
Центральное ОСБ №8641 Сбербанк России г. Москва
к/с 54313256442132168464 БИК 555687487
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ 55538959669898653999666
Фамилия, И, О.
Семнов Л.Д.
за
декабрь
2011 г
Адрес: Москва, ул. Дмитрия Ульянова, д.4., кв.18
Вид платежа
Ед.изм.
Колич.
Ставка
Сумма
Льготы
Субсид
К оплате
Отопление
м2
6600
666
7266
Существующая субсидия 10%
6666
Подогрев воды
чел.
77
23
100
77
Плательщик
Семнов Л.Д.
Пеня
Всего
6743
КВИТАНЦИЯ
Кассир
ГУП «МОСГОРТЕПЛО» ИНН 456321746 р/с 125896587125962478
Центральное ОСБ №8641 Сбербанк России г. Москва
к/с 54313256442132168464 БИК 555687487
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ 55538959669898653999666
Фамилия, И, О.
Семнов Л.Д.
за
декабрь
2011 г
Адрес: Москва, ул. Дмитрия Ульянова, д.4., кв.18
Вид платежа
Ед.изм.
Колич.
Ставка
Сумма
Льготы
Субсид
К оплате
Отопление
м2
6600
666
7266
Существующая субсидия 10%
6666
Подогрев воды
чел.
77
23
100
77
Плательщик
Семнов Л.Д.
Пеня
Всего
6743
Рис. 15. Квитанция для четвертого абонента
Выводы:
Научились использовать формы для разработки шаблонов документов и создавать несколько однотипных документов с использованием приема слияния.
Для создания экранной формы нужно выполнить команду «Файл/Создать». В появившемся окне «Создание» установить переключатель документ и нажать ОК.
Для работы с формами нужно отобразить на экране соответствующую панель инструментов.
Для работы с основным документом слияния используется Мастер слияния, который вызывается командой «Сервис/Письма и рассылки/Слияние».
На первом шаге необходимо выбрать тип основного документа из пяти предложенных и нажать «Далее».
Для выбора способа создания основного документа слияния нужно выбрать один из трех предложенных переключателей: Текущий документ, Шаблон, Существующий документ.
На следующем шаге необходимо определить список получателей, который можно создать, выбрав один из трех переключателей: Использование списка, Контакты OutLook или Создание списка.
На четвертом шаге можно ввести необходимый текст (или изменить существующий) и добавить информацию о получателе (Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка и Другие элементы).
На пятом этапе пользователю предоставляется возможность увидеть подготовленные документы. Чтобы просмотреть экземпляр документа для определенного получателя (пункта перечня и т.п.) следует воспользоваться кнопками движения по списку для перехода к определенному получателю или щелкнуть на ссылке Найти получателя.
Для перехода к заключительному этапу слияния щелкнуть на ссылку «Далее. Завершение слияния».