4.4.6. Создание макросов

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно авто­матизировать с помощью макроса. Макрос - это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic (их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу). При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Все шаги и команды, выполняемые макросом, должны быть спланированы перед записью или написанием макроса. Если при записи макроса была до­пущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны. Visual Basic хранит каждый записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Создать макрос можно двумя способами: написать программу на языке программирования Visual Basic или записать последовательность действий пользователя с помощью макрорекордера. Для вызова макрорекордера ис­пользуются пункт меню Сервис – команды Макрос - Начать запись - дать имя и описание, где следует указать имя макроса и при необходимости на­значить ему «горячие» клавиши или пункт меню. После нажатия кнопки ОК на экране появится панель Запись макроса с кнопкой Останов, и все даль­нейшие действия пользователя будут записаны в макрос. Для прекращения записи макроса можно воспользоваться кнопкой Остановить макрос или Сервис - Запись макроса - Остановить запись. После записи макроса код программы можно посмотреть в редакторе Visual Basic для исправления ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Редактор Visual Basic разработан для упрощения написания и редактирования программ начинаю­щими пользователями и предоставляет справку. Он позволяет редактировать макросы, копировать макросы из одного модуля в другой, копировать мак­росы из других книг, переименовывать модули, хранящие макросы, и пере­именовывать макросы. Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источника макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей макросы, можно проверить источник мак­росов, прежде чем разрешить их.

4.3. Пакет подготовки презентаций ms PowerPoint

4.3.1. Типы презентаций и этапы их создания

Презентация (англ. present – представлять) являет собой вид демонст­рационного материала, сопровождающего публичное выступление. Для его подготовки (в виде слайдов, заметок, выдач и т.д.) предназначен пакет пре­зентационной графики MS PowerPoint (конечно, существуют и другие про­граммные средства такого назначения, например: Harvard Graphics, Lotus Freelance, Corel Presentations, Multimedia ToolBook и др.). С его помощью можно создавать и оформлять презентации профессионального уровня (ком­плекты слайдов, печатные материалы, экранные презентации с анимацией и звуковым оформлением и др.), которые можно разделить на следующие группы.

Линейные презентации - в них материал расположен «по порядку»: на­чало - продолжение - завершение. Такой тип презентаций применяется, на­пример, для представления учебного материала, когда важны последователь­ность и выделение основных аспектов.

Презентации со сценариями - предполагают создание и показ слайдов, снабженных анимированными объектами, видеоматериалом и звуковым со­провождением, а также спецэффектами.

Интерактивные презентации - построены на диалоге между компью­тером и человеком, с предоставлением последнему возможностей самому определять нужную ему информацию и пути ее нахождения (все интерак­тивные презентации управляются событиями, т.е. подведением курсора на определенный экранный объект и нажатием клавиши, в ответ на которые программа презентации выполняет соответствующее действие). Такого рода презентации позволяют адаптировать информацию для разных аудито­рий.

Непрерывные презентации - это своеобразные динамичные рекламные ролики, представляющие собой завершенные информационные продукты, широко используемые на различного рода экспозициях. К основным типам таких презентаций можно отнести: маркетинговые презентации (представ­ляют анонсы и обзоры новых товаров или услуг, их сравнительный анализ с конкурентными); торговые презентации (используются дилерами или торго­выми агентами при заключении сделок, чтобы можно было довести до све­дения потенциальных покупателей полную информацию о товаре или ус­луге); корпоративные презентации (ориентированы на потенциальных инве­сторов и освещающие финансовую деятельность компании); обучающие презентации (позволяют в удобной и наглядной форме представить учебный материал).

Процесс создания презентаций можно разделить на следующие этапы:

1. Планирование презентации. На этом этапе необходимо определить список ключевых вопросов и изучить материал создаваемой презентации (це­лесообразно собрать первичную информацию, провести собеседование с за­интересованными лицами, выяснить состав группы, на которую будет ори­ентирована презентация). Ее содержание должно зависеть от целей доклад­чика, интереса и уровня знаний аудитории (здесь важно выделить основные моменты доклада, которые необходимо донести до слушателей). На основе полученной информации и ее анализа выбирается тип будущей презентации: линейная, со сценарием, интерактивная или непрерывная. Далее следует раз­работать максимально подробную схему презентации в виде последователь­ности кадров (что позволит оценить логику изложения материала и вы­явить пробелы в схеме). Созданная схема затем должна обрасти сценарием, в котором каждому кадру соответствует отобранный материал. При разработки сценария необходимо учитывать запросы, уровень и ориентацию будущей аудитории (особенно, если презентации будет интерактивной).

2. Создание презентации. Этот этап связан с подбором специальных программных и вспомогательных средств для реализации разработанного сценария, а также представлением последнего в виде логически обоснован­ной последовательности слайдов.

3. Проведение презентации. Большинство презентаций проходит под управлением докладчика и ее успех зависит не только от качества иллюстра­тивного материала, но и от ряда моментов, которые необходимо учитывать при ее проведении. К ним можно отнести следующее: подготовка к демонст­рации (здесь важно организовать заслуживающее внимания начало презен­тации, главные идеи которой должны быть подкреплены статистикой, до­кументами, аналогиями или наглядными примерами, целесообразно также подготовить и впечатляющее завершение презентации); предварительное исполнение (просмотр презентации перед небольшой аудиторией, репети­ция доклада, получение отзывов и мнения коллег о содержании и стиле пре­зентации); проведение презентации (ее демонстрация должна произойти с учетом всех замечаний).