Тема 4. Программы офисного назначения

4.1. Общие сведения

Среди множества пакетов прикладных программ офисного назначения наиболее популярным является пакет Microsoft Office. Во-первых, это свя­зано с его функциональными возможностями и, во-вторых, с тем, что компа­ния Microsoft – разработчик семейства операционных систем Windows (до­вольно распространенных) и MS Office логично вписывается в их интерфейс (кроме того, совместное выполнение ряда программ, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять между ними ресурсы и работу, т.е. увеличи­вать общую производительность). MS Office включает несколько приложе­ний, образующих единую среду для обработки самой различной информа­ции, которая может встретиться в работе офиса. В его состав входят:

• текстовый процессор Microsoft Word;

• табличный процессор Microsoft Excel;

• пакет подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint;

• система управления базами данных Microsoft Access;

• организатор и планировщик работы Microsoft Outlook;

• программные инструменты для ведения малого бизнеса и др.

Перечисленные приложения тесно интегрированы. Это означает, что все программы, входящие в состав MS Office, имеют широкие возможности об­мена данными. Например, если необходимо подготовить финансовый отчет по результатам некоторого периода, содержащий иллюстрации, то данные можно импортировать из Access, обработать в Excel, построить на их основе графики и диаграммы, а затем поместить их в текст документа, который соз­дан в Word. Короче говоря, приложения MS Office допускают обмен любыми данными между собой. При перенесении отдельных объектов из одного при­ложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование технологии OLE (механизма связывания оригинального объ­екта и его копии). В этом случае при изменении исходных данных, напри­мер, в таблице Excel меняется построенная на их основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Word. Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых ис­пользуются различные источники.

Пакет MS Office содержит набор инструментов, которые являются об­щими для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правопи­сания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания ори­гинальных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, библиотека картинок и другое (на­пример, панели инструментов и даже меню, которые являются стандарт­ными элементами любого приложения MS Office). Кроме того, в MS Office встроен универсальный язык разработки - Microsoft Visual Basic. Используя его, квалифицированный пользователь может создать собственное приложе­ние, отвечающее каким-либо конкретным требованиям. Одна и та же про­грамма написанная на языке Visual Basic может использовать объекты и до­кументы из любого приложения MS Office.

MS Office тесно интегрирован с операционной системой. Работая в сете­вых операционных системах, приложения MS Office поддерживают совмест­ную групповую работу нескольких человек над общими документами (суще­ствует возможность использования материалов, расположенных не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети). Электронной таблицей Excel, или базой данных Access могут одновременно пользоваться несколько человек, а Word позволяет создать до­кумент, над разными частями которого могут одновременно работать разные люди. Пакет подготовки и демонстрации презентаций PowerPoint допускает в реальном масштабе времени совместно использовать презентацию и обмени­ваться сведениями с людьми, находящимися в разных местах.

В MS Office входит приложение Microsoft Outlook, являющее собой ин­струмент для организации и планирования персональной деятельности (по замыслу разработчиков, это приложение должно занять центральное ме­сто в пакете и стать повседневным инструментом любого пользователя). Перечень его функций и способностей достаточно велик и включает: комму­никационный центр, электронную почту, факс, календарь и др. Но, главное, он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними. С помощью Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов (которые планируется обсудить) в формате Word или отчет о результатах в формате Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте и т.д.

Все приложения MS Office поддерживают работу с электронной почтой. При работе над документом, требующим корректуры нескольких людей, можно послать этот документ по почте в режиме последовательной рас­сылки. Как только один участник работы закончит вносить поправки, доку­мент отправляется к следующему. После того, как документ обойдет всех указанных в рассылке людей, он возвращается к тому, кто его посылал. При этом все пометки и исправления будут отражены отдельным цветом для каж­дого участника совместной работы. Исправления можно просмотреть и ре­шить, какие из них нужно принять, а какие отменить.