5. Учётные регистры, их виды, содержание и назначение.

Все бухгалтерские операции записываются в учётные регистры.

Учётные регистры – это специальные таблицы, которые служат для обобщения и группировки всех записей. На основании данных, которые записаны в эти регистры, составляется бухгалтерская отчётность.

Формы регистров разрабатываются Министерством Финансов РФ. Дополнительно регистры могут разрабатываться самой организацией и утверждаться в приказе об учётной политике. Все хозяйственные операции отражаются в регистрах в хронологической последовательности и ответственность за правильность внесения сведений в учётные регистры обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Содержание регистров бухгалтерского учёта является коммерческой тайной, и в случаях, предусмотренных законодательством, – государственной тайной. Лица, которые допущены к государственной тайне, обязаны её хранить, и несут ответственность за её разглашение.

5. Документооборот на предприятии.

Документооборот – это движение документов в бухгалтерском учёте с момента их составления до сдачи в архив.

Стадии документооборота:

1. поступление документов со стороны и подготовка документов на предприятии;

2. работа с документами на предприятии до поступления их в бухгалтерию;

3. поступление документов в бухгалтерию;

4. обработка документов в бухгалтерии;

5. обеспечение текущего хранения документов (хранение документов на рабочих местах бухгалтеров);

6. передача документов в архив: это может быть архив организации либо государственный архив (напр., годовые бухгалтерские отчёты хранятся в текущем архиве организации 5 лет, затем передаются в государственный архив).

Соблюдение порядкооборота на предприятии контролирует Главный бухгалтер. Его требования по хранению документов обязательны для всех работников.

7. Требования, предъявляемые к хранению документов.

Документы в текущий архив организации поступают в прошитом виде по соответствующим операциям отдельно. При этом, формируемые дела должны содержать не более 250 листов при толщине папки не более 4 см.

В дело группируются документы одного периода (месяца, квартала, календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев они разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Уставы, распоряжения, инструкции, утверждённые приказами по предприятию, являются приложением к приказу и группируются вместе с ним.

Отчётные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся.

Лицевые счета по заработной плате работников организации группируются в самостоятельные дела и располагаются по фамилиям в порядке алфавита.

Все документы в папках должны быть пронумерованы.

На титульном листе (это первый лист папки) указываются наименование организации, название дела, отчётный период, общее количество листов в деле и срок хранения.

Сроки хранения основных бухгалтерских документов:

1. бухгалтерские отчёты, балансы, пояснительные записки к ним: годовые – 10 лет; квартальные – 5 лет;

2. передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с пояснительными записками – срок хранения 10 лет;

3. первичные документы и приложения к ним – 5 лет;

4. материалы инвентаризаций, товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – 5 лет;

5. доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей – 3 года;

6. учётные регистры:

1. главная книга, журналы. ордера – 5 лет;

2. исполнительные листы – до минования надобности, но не менее 5-ти лет;

3. договоры (хозяйственные, трудовые) – 5 лет после истечения срока договора;

4. договоры о материальной ответственности – 5 лет после увольнения материально-ответственного лица;

5. лицевые счета работников по начислению заработной платы – 75 лет;

6. расчётные ведомости на выдачу заработной платы – 5 лет (при отсутствии лицевых счетов – 75 лет);

Ответственность за передачу бухгалтерских документов в архив несёт главный бухгалтер; а за хранение бухгалтерских документов в архиве ответственность несет руководитель организации. Выдача документов из архива происходит только на основании распоряжения руководителя.