Создание таблиц.

1. Режим таблицы – открывается трафарет таблицы, где название столбцов пишем вручную. Тип поля не указывается.

2. Мастер таблиц. Позволяет выбрать набор полей из имеющихся заготовок.

3. Создать таблицу из модифицирующегося запроса.

4. Импорт таблицы.

а) из БД

б) из Excel

Импорт таблицы из рабочего листа Excel

Можно импортировать, как целый лист, так и именованный диапазон ячеек.

1. Открыть excel, определить, что будет заголовком столбцов, которые будут преобразовываться в названии полей. Если импортируем диапазон ячеек, то сначала надо присвоить имя выделенному диапазону.

2. Открыть Access, свою базу. Внешние данные – импорт.

3. Перейти в папку, содержащую файл Excel

4. В строке тип файла выбрать расширение xls и открыть нужный файл.

5. Откроется мастер импорта.

а) заголовки столбцов имена полей

б) можно импортировать часть столбцов, а не все.

в) если надо выбрать тип поля

г) определить ключевое поле новой таблицы, а если это невозможно, то добавить поле счетчик.

Импорт файла xml данных в качестве xml таблицы:

1. Открыть excel

2. Щелкнуть по кнопке office и внизу параметры excel, установить галочку в строке разработчик.

3. На ленте разработчик в группе xml нажать импорт

4. Для ос vista

а) в поле адресная строка выбрать диск, папку или адрес интернета, где находится xml файл

б) для ос XP. Во вкладке папка выбрать диск, папку или адрес интернета, где xml файл

5. Выбрав файл, нажать кнопку импорт

Формы.

Формы создаются для:

1. Ввод данных в таблицу

2. Просмотр фотографий

3. Для организации интерфейса пользователя

Области формы в режиме конструктора

1. Заголовок

2. Область данных

3. Область примечаний

В области заголовка отображается заголовок, дата.

В области данных размещаются поля из таблицы или запроса, а также вычисляемые поля

В области примечаний описываются инструкции, устанавливаются переключатели

А верхний и нижний колонтитулы используются для печати постоянного текста

Типы форм:

• Ленточные (форма в виде таблицы)

• Многостраничные, где каждая запись на отдельной странице. Перелистывается с помощью счетчика внизу.

• Составная форма, которая состоит из главной и подчиненной. Такую форму используют для развернутого отображения данных и связанных таблиц. Например: в верхней части листа в форме информация о клиенте, а в подчиненной информация о заказах.

Отчеты Access

Отчеты – наилучшее средство представления информации из базы в виде печатного документа.

• Возможность группировки и вычисления промежуточных и общих итогов.

• Возможность красивого оформления счетов, прайс-листов, заказов и так далее.

• Создание отчета во многом напоминает работу с формой.

Архитектура баз данных

Архитектуру БД принято ассоциировать с уровнями абстракций (представлений):

Внешние представления – представление о предметной области конечных пользователей (внешняя схема, подсхема, внешняя модель).

Концептуальное представление – является абстрактным отображением всей предметной области. Оно получается путем объединения всех внешних представлений.

Внутренние представления – выражает представление данных системными программистами и связана с организацией хранения данных на физических носителях информации.

Одним из важнейших аспектов развития СУБД стала идея отделения логической структуры БД и манипуляций данными, необходимых пользователю, от физического представления, требуемого компьютерным оборудованием.

Такая архитектура включает в себя: