- •1 Внемашинное информационное обеспечение
- •3. Каковы цели кодирования информ при ее машинной обработке
- •4. Выделение фрагментов документа
- •5. Информационные технологии и их классификация
- •6 Понятие документа
- •7 Система классификации:
- •8 Стандартная форма документа
- •В какой зоне размещаются постоянные пд реквизиты
5. Информационные технологии и их классификация
Информационная технология — это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.
Информационные технологии в сфере экономики - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в достоверную, оперативную информацию для принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.
Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:
предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные,
целью процесса является получение информации,
средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно-аппаратные вычислительные комплексы,
процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с данной предметной областью,
выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение,критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.
6 Понятие документа
Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве [1].
В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы. Договор аренды
Официальная формулировка в законодательстве России:Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов[2]
Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
7 Система классификации:
Общие сведения. Важным понятием при работе с информацией является классификация объектов.
Классификация система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.
Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.
Разработаны три метода классификации объектов:
-
фасетный
-
иерархический
-
дескрипторный.
Фасетная система классификации в отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами (facet рамка). Каждый фасет (Фi) содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение.
Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. При этом могут использоваться не все фасеты.
Для каждого объекта задается конкретная группировка фасетов структурной формулой, в которой отражается порядок их следования:
Здесь Fi - i-й фасет; n - количество фасетов.
При построении фасетной системы классификации необходимо, чтобы значения, используемые в различных фасетах, не повторялись.
Пример. Фасет цвет содержит значения: красный, белый, зеленый, черный, желтый.
Дескрипторная система классификации
Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.
Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем:
· отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;
· выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребимых;
· создается словарь дескрипторов, т.е. словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.
Пример. В качестве объекта классификации рассматривается успеваемость студентов. Ключевыми словами могут быть выбраны: оценка, экзамен, зачет, преподаватель, студент, семестр, название предмета. Здесь нет синонимов, и поэтому указанные
ключевые слова можно использовать как словарь дескрипторов.
В иерархической системе классификации из-за жесткой структуры особое внимание следует уделить выбору классификационных признаков. В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранного классификационного признака. Для последующей группировки в каждом новом классе необходимо задать свои классификационные признаки и их значения. Таким образом, выбор классификационных признаков будет зависеть от семантического содержания того класса, для которого необходима группировка на последующем уровне иерархии.
Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации. Сфера применения иерархической классификации весьма обширна.
Достоинства иерархической системы классификации:
· простота построения;
· использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Недостатки иерархической системы классификации:
· жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки;
· невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.