2. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів

Перевірка фізичного стану документів проводиться для з'ясування загальної картини стану фондів архіву та виявлення документів з конкретними ушкодженнями, які потребують термінової чи планової спеціальній обробці. В ідеальних умовах організація робіт з перевірки фізичного стану і виявлення пошкоджених документів повинна бути підпорядкована завданню послідовного, розрахованого на перспективу формування банку даних про фізичний стан документів.  В основі експертизи фізичного стану також лежить диференційований підхід. Пріоритетними можуть бути такі фонди: що містять унікальні та особливо цінні документи, які зазнали екстремального впливу (високих температур при пожежі, води, піни при гасінні пожежі і т. д.), I і II категорій, що мають найбільший попит у дослідників та працівників архіву, які містять документи екстремальних періодів вітчизняного діловодства (Перша світова війна, Велика Вітчизняна війна і т.д.) 

Перевірка фізичного стану документів завжди проводиться шляхом полистного перегляду справ. Це трудомістка робота, яку потрібно планувати на роки вперед, контролювати і аналізувати її хід, забезпечувати обов'язкове навчання співробітників (експертів) і наступність у їх роботі.  Проводити оцінку фізичного стану великих масивів документів можна трьома способами: 

1) суцільна перевірка всіх об'єктів досліджуваного масиву (наприклад, усіх документів фонду). Гідність методу - дає повну інформацію про стан всіх документів фонду. Недолік - великі витрати часу; 

2) вибірковий спосіб, коли зі всього об'єму масиву вибирають лише невелику частину (випадкова мала вибірка) і по ній судять про стан усього масиву (фонду). Досить 2% вибірки від усього масиву для висновку про стан масиву в цілому. Гідність - тимчасові витрати значно менше, ніж при суцільній вибірці. Недолік - дає усереднену інформацію про стан усього масиву без конкретної оцінки стану документів, що не потрапили у вибірку; 

3) попутне виявлення документів з дефектами папери і тексту всіма співробітниками архіву в ході виконання ними службових обов'язків (якщо їх обов'язки пов'язані з полісний переглядом справ). У такому разі краще кодування фізичного стану документів співробітниками одного відділу - відділу забезпечення збереженості документів. Гідність - найменші тимчасові витрати. Недолік - результати попутного виявлення документів з дефектами в численних фондах не дає можливості зробити висновки про фізичний стан кожного окремого архівного фонду, звести результати в статистичні таблиці.  Фізичний стан документів оцінюють за відсутності або наявності типових дефектів папери або текстів. Наявність та вид дефекту папери і тексту визначається візуально при поаркушно перегляді кожного окремого документа. При цьому необхідно звертати увагу на «вік» документа (рік його створення), що допомагає судити про природу папери і тексту. При оцінці тексту звертають увагу на спосіб його нанесення, колір тексту, на локальний чи загальний для всього аркуша характер ушкодження.  Перевірка та оцінка фізичного стану документів пов'язана з виявленням якісних ознак (ступінь згасання, колір, спосіб написання тексту, міцність паперу і т. п.), а не кількісних показників (вага, довжина, число і т. п.) Це визначає деяку суб'єктивність оцінок експерта. Тому особливої важливості набуває підготовленість експерта. Він повинен відпрацювати техніку експертизи на моделях. Експерт не повинен пропускати дефекти, навіть якщо вони однотипні.  Облік фізичного та технічного стану архівних документів на паперовій основі здійснюється у: аркуші-завірителя; аркуші та акті перевірки наявності та стану архівних документів; картці обліку архівних документів з ушкодженнями носія; картці обліку архівних документів з ушкодженнями тексту; картотеці (книзі) обліку фізичного стану архівних документів.  Облік фізичного та технічного стану аудіовізуальних документів здійснюється в: картці обліку технічного стану кінодокументи; картці обліку технічного стану фотодокументи; картці обліку технічного стану фотодокументи; картці обліку технічного стану відео документів.  Для обліку документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться у незадовільному фізичному стані, ведеться спеціальна книга. 

Відповідні позначки проставляються також в інших документах обліку фізичного і технічного стану архівних документів.  Облік фізичного та технічного стану архівних документів може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами контрольно-облікових документів.