1. Створення оптимальних умов зберігання документів

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються: будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архівів; обладнанням сховищ засобами пожежогасіння, охоронної та протипожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного режиму зберігання, проведення санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки тощо).  Будинки для державних архівів можуть бути побудовані спеціально або переобладнані з інших приміщень. Вони повинні бути віддалені від промислових підприємств, що забруднюють повітря (агресивні гази, цементний пил і т.п.), від об'єктів і споруд, небезпечних у пожежному відношенні (нафтосховища, бензоколонки, автостоянки, гаражі тощо), а також у відповідно до вимог будівельних норм і правил.  Придатність місця розташування архіву визначається з урахуванням висновків служби пожежної охорони і санепідемстанції про ступінь забрудненості повітря. Будівництво та реконструкція будівлі архіву проводяться відповідно до нормативних правових актів, що містять вимоги до об'єктів технічного регулювання та проектною документацією, погодженою з відповідним уповноваженим органом виконавчої влади у сфері архівної справи. Будівля архіву представляє собою комплекс основних і допоміжних приміщень, призначених для виконання завдань архіву щодо зберігання, оброблення, використання архівних документів та завдань адміністративно-господарського, технічного, побутового характеру, відповідати вимогам раціонального планування приміщень. 

Склад, розташування та обладнання приміщень основного призначення повинні забезпечувати збереження архівних документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання вимог технології робіт, охорони праці, техніки безпеки і виробничої санітарії, а також раціональне взаємодія підрозділів архіву. 

Архів забезпечується архівосховищах, читальним залом, робочими кімнатами, приміщеннями для автоматизованої бібліотеки знімних електронних носіїв, серверного та комунікаційного обладнання.  Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях повинні бути ізольовані від інших приміщень будівлі. Не допускається розміщення архівних документів у приміщеннях будинку, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають пожежонебезпечні та агресивні речовини або застосовують пожежонебезпечні та хімічні технології. 

Архівосховища нумеруються арабськими цифрами у валовому порядку і розташовуються ізольовано на віддалі від лабораторних, виробничих, складських приміщень, пов'язаних із застосуванням (зберіганням) хімічних речовин, продуктів харчування, а електронного архіву - від джерел електромагнітних випромінювань і силових полів. 

Сховища рекомендується розташовувати в будівлях вікнами на північну сторону. Природне освітлення допускається тільки з обов'язковим захистом документів від прямого попадання сонячних променів. Допускається розсіяне освітлення із застосуванням на вікнах жалюзі, захисних фільтрів, штор або забарвлених стекол. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах або люмінесцентні лампи з урізаною ультрафіолетовим ділянкою спектру випромінювання.  Зберігання архівних документів здійснюється в темряві. Захист документів від дії світла забезпечується зберіганням документів у коробках, папках і палітурках, застосуванням на вікнах світлонепроникних штор. Документи на електронних носіях зберігаються в умовах, що виключають пряме попадання світла, і підлягають додатковій захисту від агресивних домішок у повітряному середовищі (сірчистого газу, сірководню, парів ртуті, окислів азоту, аміаку), електромагнітно-іонізаційного (радіаційного) впливу.  Захист архівних документів від руйнівної дії природного і штучного світла здійснюється у всіх приміщеннях архіву за будь-яких видах роботи з архівними документами. 

Архівосховища забезпечуються сучасними засобами пожежогасіння, охоронною та пожежною сигналізацією. Загальні та поверхові рубильники розташовуються поза архівосховищ. Будинки архівів обладнуються протипожежним водопостачанням, вуглекислотним вогнегасниками, охоронно-пожежною сигналізацією. Не допускається розміщення архівосховищ у підвальних, напівпідвальних та цокольних приміщеннях.

Через архівосховища не повинні проходити газові, водопровідні та каналізаційні трубопроводи.  Охоронний режим архіву забезпечується комплексом заходів щодо забезпечення інженерно-технічної укріпленості, обладнання будівлі (приміщення) архіву засобами охоронної сигналізації, організації поста охорони, опечатувати приміщень, дотримання всередині об'єктового та пропускного режимів, зберігання ключів від службових приміщень. 

Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатувати підлягають архівосховища та приміщення, в яких постійно чи тимчасово зберігаються архівні документи, а також матеріальні цінності, аварійні та запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за відсутності цілодобового поста охорони. Архівосховища та інші приміщення, де постійно або тимчасово зберігаються архівні документи, обладнуються дверима з підвищеною технічної укріпленістю проти можливого злому, оснащеними замками підвищеної секретності. Винесення з архіву архівних документів, матеріальних цінностей і книг науково-довідкової бібліотеки, а також науково-довідкового апарату дозволяється тільки за спеціальними перепустками, що видаються в установленому порядку.  Зберігання документів здійснюється в умовах, які забезпечують нормативні параметри світлового, температурно-вологісного і санітарно-гігієнічного режимів.  У архівосховищах, обладнаних системами кондиціювання повітря, підтримується наступний оптимальний температурно-вологісний режим для зберігання документів на: 

1) паперових носіях - температура +17 - +19 ос, відносна вологість повітря 50-55 відсотків; 

2) чорно-білих плівкових носіях - температура +15 ос, відносна вологість повітря 40-55 відсотків; 

3) кольорових плівкових носіях - температура +2 - +5 ос, відносна вологість повітря 40-55 відсотків; 

4) електронних носіях - температура +15 - +25 ос, відносна вологість повітря 40-60 відсотків.

У архівосховищах з нерегульованим кліматом здійснюються раціональне опалення, провітрювання будівлі і зволоження (осушення) повітря. Різкі коливання(сезонні і протягом однієї доби) температури (+-5.З) і відносної вологості повітря (+ -10%) не допускаються.  Температурно-вологісний режим контролюється шляхом регулярного вимірювання температури та відносної вологості кімнатного і зовнішнього повітря в один і той же час: в кондиціонованих приміщеннях - не рідше 1 разу на тиждень; в архівосховищах з нерегульованим кліматом - 2 рази на тиждень; при порушеннях режиму - 1 раз на добу.  Контрольно-вимірювальні прилади температурно-вологісного режиму (термометри, психрометри, гігрометри) розміщуються на віддалі від опалювальних та вентиляційних систем. Показання контрольно-вимірювальних приладів фіксуються в спеціальних реєстраційних журналах, в яких також відображаються перевірка правильності показань приладів і заходи, прийняті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму у випадках його порушення. 

Приміщення сховищ повинні підтримуватися в зразковому порядку і чистоті, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів та накопичення пилу. У архівосховищі забезпечується вільна циркуляція повітря, виключно утворення не провітрюваних зон сталого мікроклімату. Не допускається розміщення архівних документів на підлозі, підвіконнях, у не розібраних стосах.  Основними засобами зберігання документів є стаціонарні або пересувні металеві стелажі, дерев'яні стелажі, оброблені вогнезахисними засобами. В якості допоміжного або спеціального обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками і полицями.  Кінодокументи, рулонні мікрофільми зберігаються у горизонтальному положенні в металевих або пластикових коробках на стелажах типу "ялинка" або на стаціонарних стелажах. Кінодокументи на негорючій триацетат основі зберігаються в нещільно закриваються металевих або пластикових з отворами коробках для запобігання скупчування всередині коробки парів оцтової кислоти, що виділяються основою кіноплівки. Відеодокументи зберігаються у вертикальному положенні в заводській упаковці.  Не допускається зберігання архівних документів на носіях з магнітним робочим шаром на феромагнітних металевих стелажах; сталеві стелажі можуть бути використані у виняткових випадках, тільки за умови розмагнічування та замикання контурів стелажа (з'єднання металевих частин стелажа електропроводом та їх ефективне заземлення).  Кожна одиниця зберігання аудіовізуального або електронного документа укладається в негерметичну індивідуальну упаковку. При цьому повинно бути виключено вільне переміщення архівного документа всередині упаковки.  Архівні документи на паперовій основі розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в коробках або інших первинних засобах зберігання (папках, футлярах і т.п.). Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, сходових майданчиках або в не розібраних стосах.  Засоби зберігання встановлюються перпендикулярно до стін з віконними отворами. Не допускається їх розміщення впритул до зовнішніх стін будівлі і джерел тепла. розстановка засобів зберігання здійснюється у відповідності з наступними нормами: відстань між їх рядами - 120см; засобами зберігання - 75см зовнішньою стіною будівлі і паралельними їй засобами зберігання - 75см стіною і торцем засоби зберігання - 45см; підлогою та нижньою полицею засоби зберігання - 15 см .