8. Охарактеризуйте функции, назначение и возможности ms Outlook. Опишите структуру интерфейса среды ms Outlook

Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Папка Контакты является хранилищем сведений и данных о людях, с которыми вы поддерживаете деловые и личные отношения. Эти люди могут быть как сотрудниками вашей организации, так и работниками других фирм. В папке Контакты могут храниться: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, его день рождения или годовщина какого-либо события. На основе папки Контакты формируется Адресная книга для пересылки электронной почты.

В среде Outlook все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собрания, события, задачи, телефонные звонки.

Встречи — это мероприятия, для которых резервируется время в календаре. На встречи никто не приглашается, для них не привлекаются никакие ресурсы. Под ресурсами понимается выделение специального помещения, временные затраты, связанные с подготовкой, материальные расходы.

Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов.

Событие — это мероприятие на весь день, на которое могут приглашаться или не приглашаться другие люди.

Задача — это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами.

Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка Задачи.

Телефонный звонок — мероприятие, связанное с решением вопросов по телефону и не требующее непосредственного контакта.

Телефонные звонки, а также вся работа по созданию и обработке различных документов на компьютере фиксируется в папке Дневник.

Представленная система папок позволяет деловому человеку организовать планирование своего рабочего времени и отслеживать временные затраты на выполнение работы.

Другая группа папок, включающая папки Входящие, Исходящие, Черновики и Отправленные, предназначена для организации обмена электронной почтой с партнерами по работе.

Основным информационными элементами этих папок являются сообщения.

Сообщение — документ, отправленный или полученный по электронной почте.

Папка Входящие предназначена для приема сообщений.

Папки Исходящие и Черновики предназначены для подготовки сообщений к отправке.

Папка Отправленные предназначена для сохранения отправленных сообщений.

Основными действиями, которые можно выполнять над элементами в среде Outlook, являются:

• создать;

• установить и изменить параметры;

• выделить, скопировать, вставить копию, удалить;

• пометить как выполненный;

• переслать другому лицу;

• прикрепить документ;

• связать с контактом.

Службы Microsoft Outlook

Служба Microsoft Exchange Server обеспечивает совместный, а так же удаленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например мобильного) компьютера. Компьютер, который использует службу Microsoft Exchange Server, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением операционной системы Windows NT / Windows 2000.

Параметры доступа (например, имя сервера, почтовое отделение, имя почтового ящика) определяет администратор локальной сети. Как правило, такие настройки проведены заранее и пользователю нет нужды вникать в эти тонкости.

Служба Microsoft Mail работает совместно с сервером Microsoft Exchange и обеспечивает обработку в почтовом ящике при доступе к нему с удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Интернет подключиться к локальной сети своего предприятия, прочитать, составить и отправить сообщения, используя все средства Microsoft Outlook.

Служба Microsoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений. Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном компьютере и подключенный к телефонной линии, либо подключение к локальной сети, имеющей выход в телефонную сеть.

Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные данные частных лиц и организаций. Доступ к данной адресной книге может быть общим или ограниченным.

Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций, только доступ к ней, как правило, личный.

Служба Электронная почта Интернета обеспечивает обработку сообщений электронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на узле сервис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигурацией.

Наличие или отсутствие перечисленных служб во многом определяет параметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и формами представлений.