-
Правила складання розпорядчих документів. Приклад складання наказу по особовому складу.
До розпорядчих документів належать вказівка, наказ, постанова, розпорядження.
Вказівка – це правовий акт, який видається керівником органу державного управління і має організаційно-методичний характер щодо виконання правових документів даного органу.
Вказівки видаються при оформленні відряджень, вирішенні організаційних питань, доведенні до виконавців нормативних матеріалів та ін.
Реквізити:
-
Назва виду документа.
-
Дата.
-
Індекс.
-
Місце видання.
-
Заголовок.
-
Текст.
-
Підпис.
-
Гриф погодження (оформляють у разі потреби).
-
Позначка про виконавця.[1]
Текст вказівки починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкується великими літерами.
Різновидом вказівки є припис – розпорядчий документ, який видається деякими посадовими особами і стосується установи, її структурного підрозділу чи окремого працівника. У приписі зберігаються всі реквізити вказівки.
Наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.
Розрізняють вказівки щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляються призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.
Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.[4]
Реквізити:
-
Назва виду документа.
-
Дата підписання.
-
Індекс.
-
Місце складання чи видання.
-
Заголовок до тексту.
-
Позначка про контроль (проставляють у разі потреби).
-
Текст, що складається з двох частин:
-
Констатуються та аналізуються факти;
-
Подаються розпорядження, заохочення або стягнення.
Підпис керівника установи.
Гриф погодження (оформляють у разі потреби).
Візи (оформляють у разі потреби).
Печатка.
Позначка про виконавця. [1]
Накази по особовому складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.
У наступному рядку і далі — посада, вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд, категорія, клас, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.
Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу.
Після підписання наказ реєструється у книзі реєстрації наказів, що має такі реквізити: номер наказу, дату видання, вид наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписки).
У груповому наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.
У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом.
Перший примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається до планово-економічного відділу.
Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.
Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації.
У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.
Накази по особовому складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання. [5]
Постанова. Цим терміном називають два види документів:
-
Заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії та ін. ця постанова включається у протокол чи додається до нього, при потребі може оформлятися як витяг із протоколу.
-
Правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління та стосується кардинальних проблем.
Постанова оформляється на бланку.
Реквізити:
-
Назва виду документа.
-
Дата.
-
Індекс.
-
місце видання.
-
Заголовок.
-
Текст, що складається з таких частин:
-
констатуючої (викладаються мотиви дії, дається посилання на розпорядчий документ вищого органу – підстава для видання постанови);
-
розпорядчої (текст викладається у наказовій формі).
-
Підписи.
-
Візи.
-
Гриф узгодження.
-
Коди. [1]
Датою постанови є дата засідання, на якому вона прийнята. Підписують постанову голова та секретар.
Розпорядження – це правовий акт, що видається керівником або колегіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян – виконавців розпорядження.
Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи:
-
розпорядження загального характеру – тривалої дії;
-
розпорядження окремого характеру – стосуються конкретного вузького питання.
Реквізити:
-
Назва виду документа.
-
Дата.
-
Індекс.
-
Місце видання.
-
Заголовок.
-
Текст.
-
Підпис.
-
Гриф погодження (оформляють у разі потреби).
-
Позначка про виконавця. [1]