2. Доповідна записка ініціативного характеру: формуляр, приклад складання.

Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача.

Реквізити доповідної записки (на загальному бланку):

– адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;

– назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

– дата;

– номер документа;

– місце складання;

– заголовок до тексту;

– текст;

– додаток, підстава;

– підпис.[1]

Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

Мета ініціативної доповідній записки — спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому текст її чітко ділиться на частини. У першій, констатуючій (описової), викладаються які були факти чи описується ситуація, у другий викладаються пропозиції, прохання.

Доповідні записки бувають двох видів:

а) внутрішніми (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач);

б) зовнішніми (керівнику вищої організації).

Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.

Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.

Порядок оформлення тексту доповідної записки:

• у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;

• друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами. [3]

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового чи документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї. Закінчується доповідна записка висновками, повідомленням про вжиті заходи і конкретними пропозиціями. [4]

Зразок доповідної записки ініціативного характеру

Студентська рада ФММ Деканові факультету

менеджменту та маркетингу

проф. Гавришу О.А.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

25.04.2009 №15-1/0409

Про надання окремої аудиторії для діяльності студентської ради

Студентське самоврядування – вагома частина життя нашого факультету. Це люди, які мають бажання та можливість працювати, активно діяти, організовувати масштабні заходи не тільки на факультетському рівні, а й на університетському.

Активних та відданих студентів на факультеті достатньо, але на превеликий жаль, місце для планування, розробки та впровадження усіх ідей відсутнє. Якби студентській раді було надано окрему кімнату, це б стало початком просування численних проблем, пов’язаних з зосередженістю усього колективу в одному місці. Просимо Вас розглянути це питання і затвердити за органами студентського самоврядування робочу кімнату площею до 40 м² з деякими меблями та комп’ютерною технікою.

Голова Студентської Ради ФММ (підпис) Я.С.Пільчік