Організування як загальна функція менеджменту

1. Сутність та характеристика функції організування

2. Організаційні структури управління та їх класифікація

3. Повноваження, концепції та типи

4. Управління організаційними змінами

1. Сутність та характеристика функції організування

Поняття “організація” вживається у двох значеннях:

• це сукупність людей, які працюють разом для досягнення загальної мети, а також підприємство, фірма, заклад де ці люди працюють;

• це процес управління, пов’язаний з поєднанням здібностей індивідуумів і матеріальних компонентів для конкретної праці.

Ми будемо розглядати організацію як конкретну діяльність менеджера, направлену на прийняття рішень і встановлення відносин необхідних для досягнення цілей.

Менеджерам сьогодні ясно, що результати спільної роботи колективу спеціалістів не досягаються самі по собі. Для того, щоб результат зробити корисним, необхідно щоб спільні зусилля були чітко скоординовані і узгоджені, тобто правильно підібрані учасники спільної роботи, кожний із яких уявляв би чітко коло своєї роботи і її вклад в кінцевий результат. У вирішенні цих проблем проявляється основне призначення функції організації.

Сутність функції — забезпечення виконання рішення з організаційної сторони, тобто створення таких управлінських відносин, які б забезпечили найбільш ефективні й результативні зв'язки між всіма елементами й підсистемами складної системи підприємства.

Змістом функції є:

- доведення рішення до виконавця;

- структурний розподіл підприємства відповідно до цілей і стратегією, завданнями намічуваної діяльності;

- вибір осіб, здатних прийняти на себе відповідальність за виконання завдання, і передача їм необхідних ресурсів організації шляхом делегування повноважень.

Існує ряд принципів, якими варто керуватися в процесі виконання функції «організація»:

• визначення й структуризація (деталізація) цілей, вироблених у ході планування;

• визначення видів, способів, методів діяльності по досягненню поставлених цілей і завдань;

• розподіл завдань між окремими працівниками в порядку поділу праці й об'єднання їх у керовані структурні підрозділи з урахуванням принципу єдинопочатку;

• координація діяльності структурних підрозділів і окремих працівників по досягненню єдиної мети;

• забезпечення оптимального сполучення централізму й самостійності, свободи дій окремих працівників і адміністративних розпоряджень, балансу прав і відповідальності.

Для успішної реалізації функції в цілому необхідно враховувати вимоги наступних локальних принципів організації (ПРИНЦИПИ):

• досягнення загальної мети всіма підрозділами організації;

• еластичності організації між свободою дій окремих працівників і адміністративних розпоряджень;

• стійкості системи управління впливу зовнішнього й внутрішнього середовища;

• безперервного вдосконалювання;

• прямій підлеглості працівника одному й тільки одному начальникові;

• обмеженості обсягу контролю одним менеджером;

• безумовної відповідальності керівника за дії підлеглих;

• домірності відповідальності делегованим повноваженням;

• винятки повторюваних рішень із компетенції вищестоящої ланки й передача їхнім нижчестоящим ланкам;

• пріоритету функцій;

• комбінування принципів централізму й самостійності.

В процесі вивчення цієї теми важливо, насамперед, усвідомити сутність трьох ключових категорій: "організація", "організаційний процес (діяльність)", "організаційна структура". Всі вони тісно пов’язані між собою, але не є синонімами.

Організація – це функція управління, в межах якої здійснюється розподіл робіт поміж окремими робітниками та їх групами та узгодження їх діяльності, що полягає у встановленні постійних і тимчасових взаємовідносин між всіма підрозділами фірми, визначенні порядку і умов функціонування фірми, а також у прояві властивостей людини, які забезпечують ефективність спільної справи для досягнення мети діяльності підприємства.

Реалізація функції організації здійснюється у процесі організаційної діяльності..

Організаційна діяльність – це процес, за допомогою якого керівник усуває невизначеність, безладдя, плутанину та конфлікти поміж людьми щодо роботи або повноважень і створює середовище придатне для їх спільної діяльності.

Рис.1.1. Діапазони рішень в процесі організаційної діяльності

Основними складовими організаційного процесу (організаційної діяльності) є (докладніше вони розглядаються у третьому питанні лекції):

а) розподіл праці - розподіл загальної роботи в організації на окремі складові частини, достатні для виконання окремим робітником відповідно до його кваліфікації та здібностей;

б) групування робіт та видів діяльності у певні блоки (групи, відділи, сектори, цехи, виробництва тощо) - департаменталізація;

в) підпорядкування кожної такої групи керівникові, який отримує необхідні повноваження (делегування повноважень);

г) визначення кількості робітників, безпосередньо підлеглих даному менеджерові (встановлення діапазону контролю);

д) забезпечення вертикальної та горизонтальної координації робіт та видів діяльності (створення механізмів координації).

Відповідно до принципу, який покладено в основу групування видів діяльності, розрізняють декілька базових схем департаменталізації:

• функціональну департаменталізацію – за основними функціями управління в організації (виробничий відділ, відділ маркетингу, фінансовий тощо);;

• продуктову департаменталізацію – за окремими видами продуктів, що виробляються фірмою (головний менеджер у компанії Samsung з телевізорів, холодильників, пральних машин тощо);

• територіальну департаменталізацію – за географією фізичного розташування окремих підрозділів фірми (північне, південне, західне, східне відділення компанії Samsung в Україні);

• департаменталізація, орієнтована на споживача – за принципом задоволення потреб найвагоміших та значущих для організації споживачів (відділення по роботі з індивідуальними клієнтами, відділення по роботі з організаціями, відділення по роботі з банками кореспондентами).

Кожний із зазначених способів групування обумовлює виникнення проблем координаційного характеру, оскільки має свої переваги та недоліки. Тому на практиці спостерігається змішування базових схем департаменталізації, тобто використовуються різні способи групування для підрозділів, які знаходяться навіть на одному організаційному рівні.