Тема 19. Правила синтаксичного оформлення документів

1. Вимоги до синтаксичного оформлення документів.

2. Поточний модульний контроль № 2.

Способи викладу матеріалу залежать від виду документа, його належності до рівнів стандартизації (низького чи високого), поставленої мети, а також ступеня обізнаності укладача з нормами етикету.

Документи з високим рівнем стандартизації, у яких передбачений не лише формуляр документа, а й текст (за винятком цілком конкретних відомостей), – це прерогатива спеціалістів-документознавців, у яких вибір слів або конструкцій обмежений до мінімуму вимогами Держстандарту й особливостями стандартизованих і уніфікованих бланків.

Що стосується документів з низьким рівнем стандартизації, у яких вибір слів, словосполучень і цілого тексту зумовлений змістом, ситуацією або певними обставинами ділового спілкування, то тут результат залежить не тільки від «сухих» цифр, фактів та об'єктивної інформації, але й від того, як їх подати за допомогою більш «вільних» мовних засобів.

Існує гри типи побудови текстів у документах з низьким рівнем стандартизації: розповідь, опис і міркування.

При розповіді події, явища й факти викладаються у хронологічній послідовності. Класичними формами розповіді є автобіографія, протокол (іноді звіт), де весь текст підпорядкований зовнішній логіці. Тут не може існувати причинно-наслідкового аналізу і не дозволяється переставлення або приховування певної інформації, тому єдиною можливістю формування позитивного враження стає об'єднання другорядних і не дуже привабливих фактів у межах більш вагомих і суттєвих для укладача документа або підкреслення залежності роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивованими й логічно виправданими.

Опис, як правило, використовується у звітах, актах, наказах і постановах. У ньому характеризується подія або явище через перерахування ознак і властивостей, тобто не в процесі, а в певній часовій точці виміру. Опис включає загальну характеристику явища, а частини, які обґрунтовують, доповнюють або конкретизують її, звуться елементами опису. Ось чому переконливість документа, складеного за принципом опису, залежить від вміння правильно підібрати й розташувати його елементи.

Найскладнішим способом викладу матеріалу в документах є міркування. У ньому логічно послідовний ряд визначень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ через причинно-наслідковий аналіз – шляхом зіставлення, порівняння й розкриття змісту цих зв'язків. При такому способі треба чітко уявляти собі головну мету всього документа, щоб втілити в його композицію таку логічну форму висловлення думки, як доказ. Саме від визначеної мети й підбору для її реалізації фактів і доказів залежать висновки ділового партнера щодо подальшої співпраці.

Міркування – класична прерогатива службових або пояснювальних записок. Але частіше за все проблему в цих та інших видах документів можна вирішити тільки через взаємодію і доповнення всіх трьох способів викладу матеріалу. При такому об'єднанні домінувати все ж таки буде міркування, у межах якого за певних обставин використовуються елементи розповіді або опису.

Послідовність викладу матеріалів у такому разі визначається формою побудови конкретного доказу від узагальнень до фактів (дедуктивний метод) або від фактів до узагальнень (індуктивний метод). Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини постановки питання саме в такому ракурсі, а наприкінці викладається мета документа, то такий виклад називається прямим. Якщо ж мета викладається на його початку, а потім даються пояснення, наводяться факти й розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.

Проте, який би спосіб не вибрав автор, документ повинен відповідати таким вимогам:

- видаватися повноважним органом відповідно до його компетенції;

- не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів;

- бути складеним за встановленою формою;

- бути достовірним, відповідати завданням і базуватися на фактах;

- бути бездоганно відредагованим і оформленим.

Для цього появі документа передує копітка підготовча робота, тим більша, чим важливіший документ: виклад повинен вестися за чітко продуманим планом, продуманою логічною структурою і підпорядковуватися основному композиційному елементу – меті; текст має викладатися в нейтральному тоні і не припускати двозначних тлумачень. Кожен документ, навіть викладений однією фразою, умовно поділяється на дві частини: обґрунтування і висновки (або пропозиції, рішення, прохання, розпорядження тощо). Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури документа ускладнюють сприймання тексту, роблять слабкими його переконливість і дієвість.

У цьому плані не можна недооцінювати роль службового мовного етикету, який надає можливість навіть у «сухому» діловому стилі вживати словесні форми ввічливості, прийняті в суспільстві (Дякуємо Вам за своєчасну відповідь. Увесь колектив нашого заводу схвально зустрів Вашу пропозицію тощо), і торкатися національних уподобань громадськості.

Так, лист, адресований окремій людині, доречно починати звертаннями і вступними компліментами, особливо якщо він містить негативний зміст і сама відмова висловлена в ньому стримано і ввічливо (Шановний (Вельмишановний)..., Шановний (Вельмишановний) пане..., Шановна пані..., Шановні панове (колеги), Вельмишановний професоре!, Шановний лікарю! Ми дуже раді..., Нам особливо приємно...), а закінчувати словами З повагою; 3 глибокою пошаною; Ще раз дякуємо Вам; Хочемо ще раз подякувати Вам. Проте надмірна ввічливість справляє негативне враження.

Питання мовного етикету набувають особливої актуальності при складанні різних типів листів-відмов і листів-вимог. Так, наприклад, лист-відмову треба розпочинати не з констатації відмови, а з пояснення, чим вона викликана. Це надає можливість продовжувати надалі ділові стосунки і не справляє негативного враження. Адже лист, укладений в різкому тоні, знижує ефективність ділового писемного спілкування і створює нервові, напружені стосунки між діловими партнерами.

Щодо листів-прохань, то при їх написанні треба пам'ятати, що очікуваний результат може бути в ньому лише підказаний, а не нав'язаний адресатові. У таких випадках доречно просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду питання і винесення певного рішення.

У листах-відповідях для підкреслення особливого значення питання треба вказувати номер, дату, тему листа, на який дається відповідь, а краще навіть короткий опис попередньої інформації (Як зазначено у Вашому листі за номером... від..., де йшлося про...).

Великі можливості для вираження етичної оцінки приховані у використанні активних і пасивних зворотів, відокремлень для пом'якшення категоричності тону й досягнення максимально позитивного результату.

Так, пасивна конструкція Моє розпорядження щодо своєчасного постачання вагонів не виконується (тут нема логічного суб'єкта) буде більш дієвим, ніж активний зворот Ви не виконуєте мого розпорядження щодо своєчасного постачання вагонів, бо в першому випадку акцентується не провина конкретної особи, а факт невиконання, що розширює коло тих, на кого впливає документ.

Те саме стосується ситуацій, коли факт звершення дії має більше значення, ніж вказівка на особу: Оплата гарантується... Лист надіслано... та ін. Проте у випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дії, вживається активна форма (тут граматичний і логічний суб'єкти збігаються): Міністерство освіти і науки не заперечує проти того, щоб...; Завод не гарантує якості після шести місяців експлуатації приладу в умовах підвищеної загазованості.

Вдало використані відокремлення виконують у діловій кореспонденції велику кількість функцій: створюють ефект емоційності й людяності (порівняйте: Ваше прохання не може бути задоволене і На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене з об'єктивних причин), демонструють обізнаність компаньйона з викладеною нижче інформацією, що справляє позитивне враження (Як Вам уже відомо, ми...), формулюють причини, які стали підставою для прийняття рішення, за допомогою дієприслівникових зворотів (Познайомившись зі справою,... Зважаючи на обставини,... Беручи до уваги,... та ін.).

Для того, щоб думка не була висловлена категорично, не образила ділового партнера й мала максимальну переконливість, вона повинна випливати з самої логіки фактів. Порівняйте впливовість різних ділових зворотів у розпорядженні:

Ви повинні бути на нараді (текст звучить як наказ, висловлений у прямій формі, – впливовість мінімальна);

Ваша присутність на нараді обов'язкова (текст більш стриманий, значить, більш впливовий, але все ж таки категоричний);

Ваша присутність на нараді необхідна (у тексті є завуальована інформація про професійний рівень підлеглого, що створює ефект позитивної дії);

Ваша присутність на цій нараді необхідна (у тексті робиться акцент на важливості цієї наради для самого підлеглого);

Ваша присутність на цій нараді просто необхідна (іншими словами, Без Вас не обійтись – впливовість і переконливість максимальна).