9.4 Контроль за станом документаційного забезпечення управління

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.

У процесі контролю використовуються методи, наведені у табл.9.1.

Таблиця 9.1 — Методи контролю за станом документаційного забезпечення управління

Об’єкт контролю	Метод
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції.
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій.
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів	Перевірка оформлення основних видів документів.
Оперативність документообігу	Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів.
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів	Перевірка картотеки.
Додержання виконавської дисципліни	Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, у загальному обсязі виконаних документів (по підприємству в цілому, підрозділах, виконавцях), а також причин, що затримують виконання документів.
Наявність і використання номенклатури справ	Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення.
Організація зберігання документів	Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб.
Обсяг документообігу	Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З’ясування причин збільшення обсягу документообігу.
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян	Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів.
Підготовка і передавання справ у відомчий архів	Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів.
Нормування праці персоналу, зайнятого документацій ним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.)	Наявність норм часу і перевірка їх виконання.
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу	Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах.

За результатами контролю керівник приймає рішення, які в разі потреби оформлюють у вигляді відповідних розпорядчих документів.

Резюме

Діяльність управлінських працівників пов’язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Відомі три організаційні форми діловодства: централізована: (передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах), децентралізована (передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах організацій, якщо вони територіально роз’єднані), змішана (частину операцій роботи з документами покладено на спеціалізовані службу, а решту операцій виконують структурні підрозділи).

Основною функцією діловодства підрозділів і працівників є організація раціонального документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах є: прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача; виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця; додержання принципу паралельності - в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Під час розробки раціонального документообігу складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання їх і на цій основі - доцільний порядок роботи з документами.

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у торговельних підприємствах: стандартизація (встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування), уніфікація тексту документів, використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки.

З метою розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно: розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією; визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов’язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.; перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою; визначати потребу у реєстрації документів.

Ефективне використання власного архіву керівника передбачає раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату до них, забезпечення їх збереження.

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.