3. Пошук даних

Пошук за допомогою форми даних

Найпростішим способом пошуку інформації у списках Excel є використання форми даних. Найчастіше потрібно знайти визначені записи в списках.

Клацніть по будь-якій комірці списку й оберіть команду меню Данные–Форма. У вікні форми натисніть кнопку Критерии, а в наступному діалозі введіть у потрібні поля ознаки, за якими має відбуватися пошук. Наприклад, якщо пошук здійснюється за значеннями в текстовому полі, наберіть перші символи, які однозначно визначають шукані дані. Якщо ви вводите дані в декілька полів, то пошук ведеться за декількома критеріями. Часто достатньо ввести в поле дві-три перші літери. Не суттєво, якими літерами – малими або великими, - введено інформацію в поле.

Для перегляду знайдених записів натискають кнопку Далее, і у вікні форми будуть відображені значення полів запису. Для перегляду усіх відібраних записів користуються кнопками Далее і Назад.

Пошук значень і формул

У процедурі пошуку за допомогою форми даних пошук здійснюється зада­ними полями (стовпцями). Однак якщо вас цікавить пошук по всьому робочому аркуші якогось конкретного значення або формули, то краще скористатися процедурою пошуку з меню Правка. Оберіть команду Правка - Найти (або натисніть клавіші Ctrl+F). У діалозі Найти у полі Что наберіть фрагмент змісту комірки. Потім клацають по кнопці Найти далее. Якщо пошук виявився вдалим, буде активізована комірка, що містить зазначений вами фраг­мент. Закрийте діалог пошуку клацанням по кнопці Закрыть.

За умовчанням пошук здійснюється по рядках. Ви можете змінити схему пошуку, задавши в діалозі Найти пошук по стовпцях. У цьому самому діалозі можна уточнити, якого роду дані ви шукаєте: значення, формули або примітки.

4. Упорядкування даних

Дані можуть вводитися в список у довільному порядку, однак подальшу роботу зі списком зручніше виконувати, коли записи у ньому упорядковані. Дані в електронних, таблицях упорядковуються шляхом операцій сортування.

Сортування - це зміна відносного положення даних у списку відповідно до значень або типу даних.

Дані звичайно сортуються за алфавітом, за числовим значенням або за да­тою. Опишемо порядок сортування, прийнятий у Ехсеl. Числа сортуються у порядку зростання: від найменшого від'ємного до найбільшого додатного числа. При сортуванні тексту порівнюється зміст комірок за символами зліва направо. Наприклад, слово «зоологія» буде розташоване після слова «золото». Регістр символів при сортуванні не враховується.

У тексті, крім літер, можуть використовуватися цифри й інші символи. Упорядкована послідовність усіх можливих символів, що прийнята в Ехсеї при сортуванні, така:

(пробіл) ! “ # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ ] ^ _ ‘ { | } ~ + < = > 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F G H I J K L M N O P R S T U W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Є Ж З И І Ї Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

Сортування за одним параметром

Для сортування таблиці клацніть по будь-якій заповненій комірці і натисніть одну з кнопок на панелі інструментів: сортування за зростанням або сортування за спаданням.

При цьому буде проведене сортування суцільної частини таблиці, що не має порожніх рядків або стовпців. Рядки переставлятимуться повністю. Заго­ловки (підписи) стовпців до процесу сортування за умовчанням не потрапляють.

Сортування здійснюється по крайньому лівому полю (у даному разі - по стовпцю А).

Можливе сортування не всього списку, а тільки його частини. Для цього потрібно виділити діапазон даних і застосувати команду Данные - Сортировка. Майте на увазі, що у разі виділення неповних рядків сортування може призвести до зовсім неправильних результатів, оскільки при сортуванні будуть перестав­лені фрагменти рядків. Якщо такого результату заздалегідь не передбачити, то ваші таблиці перетворяться в непотрібний набір даних.

Якщо сортування виявилося невдалим, можете його відразу скасувати, клацнувши по кнопці Отменить на панелі інструментів або натиснувши клавіші Сtrl+Z.

Сортування за кількома параметрами

Якщо в списку є декілька стовп­ців, ви можете здійснити послідовне сортування. Cортування найзручніше задавати в такій послідовності, що відповідає кращому сприйняттю інформації, поданої в таблиці.

Клацніть по таблиці і ввійдіть у меню Данные - Сортировка. У діалозі Сортировка диапазона задайте стовпці для сортування: перший - у полі Сортировать по, другий - у полі Затем по. Натисніть кнопку ОК, і ви одержи­те упорядкований список.