Практическое задание.
1. Заполнить 8–10 адресных карточек информацией о студентах группы, родных или знакомых.
2. Отсортируйте контактные лица по разным признакам.
3. Организуйте сообщение студентам своей группы о собрании в свободное от занятий время.
4. Проверить, отражены ли сообщения на вкладках Действие адресных карточек1.
4.3 Управление задачами
Элемент Задачи позволяет следить за ходом какого-либо дела. На рис.12 представлено экранное окно данного режима работы.
При создании новой задачи указывается срок ее исполнения, важность, начато ли исполнение и в этом случае процент выполнения задачи (рис.13).
Управлять списком задач можно либо из папки Задачи, либо из папки Календарь. Время, необходимое для выполнения задачи, отражается в календаре.
Рисунок 12. Окно элемента «Задачи»
Для добавления обычной задачи в списке Текущее представление необходимо выбрать Простой список и далее набрать тему задачи, затем указать срок выполнения.
Для добавления важной и срочной задачи необходимо выполнить Создать задачу, в открывшемся окне (рис. 13) определить тему задачи, отметить высокий уровень важности и указать срок выполнения.
Для систематизации задач их полезно отнести к той или иной категории. Если в списке категорий нет необходимого типа, новую категорию можно добавить. Можно удалить те категории, которые не будут использоваться.
Для просмотра списка задач одной категории необходимо выбрать текущее представление По категории. Для просмотра списка достаточно раскрыть список соответствующей категории (знак «плюс»).
Рисунок 13. Определение задачи высокой важности
Для воссоздания повторяющихся задач используется кнопка Повторение. В открывшемся окне установить переключатель, например, Ежемесячно и выбрать день месяца. В окне Задача установить срок оповещения, после чего Сохранить и закрыть.
Возможна сортировка задач по важности, категории, дате под управлением команды ВИД/Упорядочить по.
Программа Microsoft Outlook зачеркивает текст выполненной задачи. Для ее удаления достаточно щелкнуть на заголовке столбца, отмеченного галочкой.
Папка Задачи отражается в Календаре, что упрощает планирование времени.
Практическое задание.
1. Задать 4 – 5 задач, например, связанных с выполнением текущих учебных заданий, указав срок выполнения, разный уровень важности, разное отношение к категориям.
2. Создайте еженедельно повторяющуюся задачу.
3. Упорядочите задачи по важности.
4. Внесенную информацию просмотреть в календаре.
4.4 Работа с дневником
Дневник в Outlook разрешает проследить за взаимодействиями в режиме Контакты и другими действиями.
Экранное окно режима Дневник, раскрываемое после нажатия специальной клавиши (см. рис.1 на стр.2).
В дневник может быть внесена запись под управлением команды Создать/Запись в дневнике, в диалоговом окне которой указывается тема, дата, время, лицо, с которым планируется контакт, и категория вводимого мероприятия (рис. 30). Категория в процессе работы может быть изменена под управлением команды ПРАВКА/Категория (рис.14).
Программа Outlook производит автоматическую запись в дневник планируемых собраний, отправку сообщений по электронной почте.
В списке Текущее представление можно выбрать отражаемые события. Если выбрать Список элементов, то будет представлен перечень действий, выполненных на персональном компьютере.
Дневник полезен при проведении телефонных переговоров. В нем может быть зафиксирована их продолжительность. Для этого необходимо открыть окно диалога Запись в дневнике, заполнить поля, ввести номер телефона и при присоединении щелкнуть на кнопке Запустить часы. После окончания разговора использовать кнопку Остановить часы, сохранить и закрыть запись.
Рисунок
14. Режим «Дневник»
Для определения номера телефона можно воспользоваться клавишей Адресная книга.
Диалоговое окно, открываемое при нажатии клавиши Создать запись в дневнике, может быть использовано для ввода любых данных, например, записи о контактах. Завершается операция ввода нажатием кнопки Сохранить и закрыть.
Символ «+» в строке заголовка контакта информирует о множестве контактов с данным человеком. Список таких контактов можно раскрыть и, активизируя значок Встреча или Разговор (см. рис. 14), вызвать окно Запись в дневнике.
Для ведения Дневника контактов необходимо:
1. Выбрать режим Контакты,
2. Активизировать заголовок выбранной адресной карточки,
3. В окне Контакт выбрать запись Дневник,
4. Сохранить и закрыть запись,
5. Выбрать команду СЕРВИС/Параметры,
6. В диалоговом окне открыть вкладку Настройки,
7. Установить в Параметрах дневника флажок Сообщения электронной почты,
8. Выполнить команду СОЗДАТЬ/Выбрать форму и из библиотеки стандартных форм выбрать Сообщение,
9. Оформить и отправить сообщение,
10. Проверить запись сообщения в Дневнике.