4.2 Формирование контактов
Режим Контакты служит для хранения номеров телефонов, почтовых адресов, адресов электронной почты и т.п. Данные о контактных лицах выводятся в виде таблицы либо в виде адресной карточки.
Создание адресных карточек начинается с заполнения необходимых полей в диалоговом окне Контакты (рис. 6), вкладка Общие при реализации команды СОЗДАТЬ/Контакт. Вкладка Подробности предназначена для ввода дополнительных сведений.
На вкладке Действия будут отражаться все действия, связанные с этим контактом, а именно телефонные звонки, отсылка сообщений и пр.
После ввода данных необходимо воспользоваться кнопкой Сохранить и закрыть или Сохранить и создать на панели инструментов. В последнем случае введенные данные будут сохранены, а на экране появится новая адресная карточка.
Рисунок 6. Диалоговое окно «Контакты»
Для лучшего узнавания контактного лица в карточке можно поместить его фотографию.
Для редактирования адресной карточки достаточно ее активизировать, внести необходимые изменения, сохранить и закрыть.
Для удаления адресной карточки после ее активизации надо воспользоваться кнопкой Удалить на панели инструментов.
Введенные данные могут быть отсортированы в любом порядке и сгруппированы (команда ВИД/Упорядочить по/Текущее представление). Следует выбрать одно из представлений:
-
адресные карточки,
-
подробные адресные карточки,
-
список телефонов,
-
по организациям и пр.
Рассмотрим использование списка контактов для телефонной связи или для электронной почты:
-
активизировать адресную карточку в окне Контакты,
-
реализовать команду ДЕЙСТВИЯ/Позвонить контакту,
-
выбрать один из номеров телефона в открывшемся диалоговом окне (рис.7),
-
во вновь открывшемся окне Новый звонок (рис.8) нажать клавишу Позвонить.
Примечание. Пользователю предоставлена возможность каждый телефонный звонок отмечать в виде записи в дневнике (флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике).
Рисунок 7. Выбор телефонного номера для связи
Рисунок 8. Установление телефонной связи
Использование списка контактов для отправки сообщений можно продемонстрировать на следующем примере. Отправим сообщение заместителю заведующего кафедрой:
-
активизировать адресную карточку получателя сообщения,
-
выполнить команду ДЕЙСТВИЕ/Новое письмо,
-
выбрать формат письма,
-
проверить координаты получателя (вкладка Получатель),
-
определить фамилию, должность и организацию отправителя (вкладка Отправитель),
-
нажать клавишу Готово,
-
Составить текст сообщения в появившемся документе WORD.
Имена получателя и отправителя в документе уже представлены.
Пользователю предлагаются варианты, что далее сделать с письмом:
-
создать конверт (рис. 9),
-
создать почтовую наклейку,
-
возврат к мастеру писем.
Рисунок 9. Сообщение
Пользователю предлагаются варианты, что далее сделать с письмом:
-
создать конверт,
-
создать почтовую наклейку,
-
возврат к мастеру писем.
Рассмотрим процедуру отправки сообщений:
-
выполнить команду СОЗДАТЬ/Выбрать форму;
-
в представленной библиотеке стандартных форм (рис. 10) выбрать форму Сообщение;
Рисунок 10. Библиотека стандартных форм
-
в открывшемся диалоговом окне указать тему сообщения, адресата (адресат может быть выбран из списка после нажатия клавиши Контакт);
-
использовать клавишу Параметры для задания важности сообщения (важное сообщение отмечается символом !), уведомления о доставке, для выбора папки для сохранения сообщения «Отправленные» (рис. 11);
Рисунок 11. Параметры сообщения
-
задать параметры безопасности: шифрования, цифровой подписи
-
отправить сообщение;
-
для передачи сообщения группе лиц необходимо создать список рассылки.
На панели задач вскоре должен появиться значок конверта, уведомляющий о поступлении сообщения. Для просмотра сообщения необходимо активизировать значок.