ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5 «Автоматизация делопроизводства. Создание типовых и серийных документов»
1. Цель занятия
Изучение средств автоматизации делопроизводства, представленных в WORD.
Закрепление навыков работы в среде MS Word.
2. Вопросы для отработки
Создание шаблонов типовых документов.
Формирование баз данных для создания серийных документов.
Формирование серийных документов.
3. Темы для самостоятельного изучения
Исследование логики отбора данных при формировании списка серийных документов.
Практическое назначение использования полей WORD.
4. Содержание работы
4.1 Средства автоматизации делопроизводства
В WORD представлены три вида средств решения задач обработки типовых документов.
1. Создание шаблонов в виде обычного текста со свободными областями, заполняемыми при создании документов на базе шаблона.
Шаблоны используются при подготовке документов на специальных бланках, при создании деловых писем, планов и отчетов, договоров, оформляемых по определенным правилам.
Процедура формирования шаблона состоит в создании файла типа «шаблон», имеющего расширение имени DOT в отличие от расширения обычных текстовых файлов DOC, автоматически сохраняемого в специальной папке «Шаблоны». Создание шаблона осуществляется под управлением команды ФАЙЛ/Открыть при условии выбора типа файла “шаблон”.
Второй способ отличается от первого возможностью включения в текст шаблона специальных полей, заполняемых пользователями при создании конкретных документов. Различают несколько типов полей: текстовые, списковые, флажковые.
Рассмотрим пример создания шаблона «Личный листок учета кадров» (рис. 1).
В качестве текстовых полей могут служить поля “Фамилия”, “Имя”, “Отчество”, “Место рождения”. Текстовое поле заполняется непосредственно пользователем.
Списковое поле содержит конечный ряд значений, из которых пользователь может выбрать нужное при создании конкретного документа. Примером спискового поля может являться поле “образование”, принимающее одно из следующих значений: среднее, среднее специальное, высшее, незаконченное высшее.
Некоторое понятие может быть представлено одним или несколькими флажками. Например, понятие “Наличие наград” отражено одним флажком. Двумя флажками может быть представлено понятие “Пол”, приобретающее одно из двух значений: мужской или женский.
Личный листок учета кадров
Фамилия
И мя Отчество
Пол
Мужской
Женский
М есто рождения
О
бразование
высшее
среднее
среднее специальное
неполное высшее
Наличие государственных наград
Рисунок 1
Завершается создание шаблона с полями его защитой и сохранением (клавиша на панели инструментов «Формы» с изображением замка - ). Любое изменение шаблона возможно лишь после снятия защиты (повторное нажатие той же клавиши).
3. Третье средство можно рассматривать как развитие второго. В основу документа также включаются поля, но заполнение их осуществляется с использованием базы данных, называемой источником данных.
Существо третьего способа состоит в слиянии основы документа с информацией из источника данных, что приводит к созданию серии документов.
Таким образом, каждое средство предполагает создание шаблона – неизменной части документа, восполняемой той или иной информацией при создании конкретного документа.
4.2 Создание серийных документов
Процедура создания серийных документов выполняется под управлением команды СЕРВИС/Слияние и складывается из следующих этапов.
Создание источника данных, состоящее в определении структуры данных, то есть состава полей, их характеризующих, и в заполнении форм данных (рис.2).
Создание основного документа, который следует рассматривать как шаблон. В его состав могут быть включены любые из полей источника данных. Такие поля называются полями слияния.
Слияние основного документа и источника данных, в процессе которого поля слияния заполняются значениями соответствующих полей из источника данных. В результате создается серия документов, поля каждого из которых заполнены значениями полей соответствующего документа из источника данных.
Рисунок 2
Процесс слияния может сопровождаться отбором данных в соответствии с условием, заданным пользователем. Например, при работе с кадровой базой данных могут быть отобраны люди с определенным образованием, определенного возраста, определенного пола и т.д. (рис. 3).
Рисунок 3
Условие отбора может быть сложным и использовать операции логического сложения (ИЛИ), логического умножения (И).
4.3 Использование полей word
При формировании основного документа в него наряду с полями слияния можно включать так называемые поля WORD, также представленные на панели инструментов «Слияние».
Так, например, при выборе поля «ЕСЛИ» реализуется выполнение условного оператор if …then… else… и предоставляется возможность сформировать одно или иное значение этого поля в зависимости от результата проверки истинности заданного логического условия (рис.4).
Рисунок 4
Такие поля целесообразно использовать, если их значение зависит от значения одного из полей источника данных. Например, форма обращения, которая должна найти отражение в серийных документах, зависит от пола: если пол мужской, то «Уважаемый», иначе «Уважаемая».
После реализации слияния (режим «Объединение» команды СЕРВИС/Слияние) с отбором или без отбора данных из источника сформируется меньшая или большая серия документов.