5. Определение системы индексации и установления индексов дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение (цифровое или буквенное) структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс (код) «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».

Или индекс дела Д-05 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «Д» (Дирекция), а в номенклатуре дел Дирекции заголовок дела располагается под номером «05».

Если организация имеет сложную многоуровневую структуру, индексы подразделений также могут иметь сложную структуру. Например, 03 – код управления; 031, 032, 033 и др. – коды отделов в составе управления. Индексы дел также будут более сложными, например, в отделе, код которого 031, они выглядят так: 031-01, 031-02, 031-03 и т.д.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяется из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

6. Оформление и удостоверение номенклатуры

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого ее раздела оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа – названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный).

В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжении и др.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «в электронном виде».

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и кол-ве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Эта запись составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. В ней отдельно указывается кол-во дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается кол-во дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, ее составившего, и проставляется дата составления.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом организации. Подписывает ее руководитель службы ДОУ и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на госхранение, номенклатура дел направляется туда на согласование, и только после этого утверждается руководителем организации.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом кол-ве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве организации. Четвертый – в соответствующем архивном учреждении, в случае если номенклатура проходила согласование с этим учреждением. Пятый – в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений.

Номенклатура на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года, и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января следующего года. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться.