3. Порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самой организации (решения коллегиальных органов, приказы, распоряжения). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), договорами, перепиской и другими документами, последними включают регистрационно-учетные формы (картотеки, журналы и т.п.).

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них – месячные. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом кол-ве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий: «Переписка с фирмой «Арабелла», «Переписка с фирмой «Информсервис» или «Переписка с ВУЗами Астраханской области», «Переписка с ВУЗами Вологодской области».

Номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии со штатным расписанием организации.

В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, т.к. только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

4. Определение сроков хранения дел.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовым.

Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Срок хранения электронных документов и баз данных соответствуют сроку хранению аналогичных видов документов на традиционных носителях и определяются по типовому перечню.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2004 г., исчисляется с 1 января 2005 г.