Существующая функциональная модель процесса управления проектами
Каждая из перечисленных систем подключается к процессу на определенном этапе. Их применение для решения определенных задач в процессе продемонстрировано в функциональной модели процесса управления проектами.
Типовой процесс управления проектами делится на пять стадий в соответствии со стадиями самого проекта:
Тендер
Правительство или другая компания объявляет тендер на проведение проекта. В случае, если компания заинтересована в проекте, то менеджер потенциального проекта делает коммерческое предложение. После этого сотрудник компании, который входит в проектную команду, заносит основную информацию о клиенте в MicrosoftCRM, статус клиента – «Потенциальный». Здесь же заводится возможная сделка с клиентом, на данном этапе согласование сделки не требуется. После создания возможной сделки назначается директор клиента – куратор будущего проекта со стороны ЗАО «КРОК инкорпорейтед», который будет следить за ходом работ по проекту. Как правило директор клиента курирует сразу несколько проектов, клиенты которых работают в одной области.
Функциональная модель процесса управления проектом на стадии тендера представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Функциональная модель проекта, тендер
Пресейл
В случае, если компания выигрывает первый этап тендера, начинается следующий этап – пресейл. Первым шагом на данном этапе является подготовка технического задания сотрудником из проектной команды. Затем создается сущность «Активность» в системе CAClarity, которая отвечает за хранение информации по проекту и требует согласования от директора клиента в системеK2. После согласования активности в системе Финансовый калькулятор заводятся плановые данные по затратам на пресейл (на этом этапе предполагаются только прямые затраты на проект без наличия дохода). При наличии согласования и плановых данных активность вCAClarityтрансформируется и становится активной.
Функциональная модель процесса управления проектом на стадии тендера представлена на рисунке 2.
Рисунок 2. Функциональная модель проекта, пресейл
Старт проекта
Если пресейл прошел успешно и заказчик доволен результатами, то данные о клиенте дополняются в MicrosoftCRM, статус сменяется на «Фактический». Изменения контрагента согласуются К2 директором клиента. Затем подписывается договор между заказчиком и ЗАО «КРОК инкорпорейтед». Данные о договоре сотрудник проектной команды записывает в 1СERP, после чего в Финансовом калькуляторе он заполняет плановые данные договора – информацию о доходах и расходах на каждом этапе выполнения проекта, запускается согласование договора. Он должен получить одобрение от экономиста, который уточняет рентабельность проекта, и юриста, который проверяет корректность юридических формулировок, а также наличие потенциальных рисков. После согласования договора сотрудником проектной команды запускается старт проекта в К2, который предназначен для официального завершения работ по выверке сделки с клиентом и начала проектных работ. Процесс старта проекта автоматически проставляет электронную цифровую подпись на договоре. Наличие ЭЦП позволяет менеджеру проекта внести календарный план работ проекта вCAClarityс указанием сроков каждого направления работ и трудозатрат на него. Заполнение плана возможно как непосредственно в системе, так и импорт его изMicrosoftProject– распространенного решения для составления плана проекта.
Функциональная модель процесса управления проектом на стадии старта проекта представлена на рисунке 3.
Рисунок 3. Функциональная модель проекта, согласование и старт проекта
Проект
В ходе проекта каждый из сотрудников должен указывать, сколько времени он потратил на определенную задачу, сумма затраченного времени на все задачи в течение недели должна быть равна норме рабочей неделе, которая установлена для данного сотрудника. Запись о трудозатратах делается в системе CAClarity. В этой же системе менеджер проводит план-факторный анализ, сравнивая затраченные человеко-часы на каждую задачу и, возможно, корректируя план проекта, чтобы тот был более эффективен (например, переносит предполагаемые трудозатраты с одной задачи на другую). Подобный анализ проводится и для денежных потоков. В системеTargitBIменеджер видит понесенные затраты и полученные от клиента денежные переводы (данные в систему загружаются из 1СERPежедневно) и делает выводы о ходе проекта. Еще одним методом контроля являются контрольные точки. В начале проекта задаются даты контрольных точек и условия их прохождения. Условия могут быть обязательными или желательными. В момент наступления даты контрольной точки менеджер проекта и директор департамента, в котором проводится проект, выносят свои решения о том, пройдена контрольная точка или нет. Контрольная точка не может быть пройдена, если хотя бы одно из обязательных условий не было выполнено. В дальнейшем по статусу контрольных точек судят об эффективности проекта и проектной команды.
Функциональная модель процесса управления проектом на стадии старта проекта представлена на рисунке 4.
Рисунок 4. Функциональная модель проекта, активная фаза проекта
Закрытие проекта
После окончания работ по проекту клиент выносит решение о закрытии проекта, если он удовлетворен результатом. После этого менеджер проекта переводит проект в статус «Закрыт» в системе CAClarity. Во время закрытия проекта происходит проверка на наличие товарных остатков на складах компании, которые зарезервированы под данный проект.
Функциональная модель процесса управления проектом на стадии старта проекта представлена на рисунке 5.
Рисунок 5. Функциональная модель проекта, закрытие проекта