1.2. Жизненный цикл проекта и его основные фазы, стадии, этапы

Существует немалое количество научной литературы, в которой дано определение жизненного цикла проекта, но мне ближе всего «Свод знаний по управлению проектами (руководство PMBOK)» ,в котором оно описано более подробно. В данном источнике жизненный цикл проекта представлен как набор последовательных и иногда перекрывающих фаз проекта, названия и число которых определяются потребностями в управлении и контроле организации или организаций, находящихся в проекте, характером самого проекта или его прикладной областью. Для начала рассмотрим, что же такое сам проект. Проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений. ⁸Временный характер проекта означает, что у любого проекта есть определенное начало и завершение. Проект может быть разбит на фазы в зависимости от функциональных или частичных целей, промежуточных или поставляемых результатов, определенных контрольных событий внутри общего содержания работ или доступности финансов. Фазы, как правило, ограничены во времени, и имеют начальную и конечную или контрольную точку.

Жизненный цикл может документироваться в рамках методологии. Жизненный цикл проекта может определяться или формироваться уникальными аспектами организации, отрасли или используемой технологии. В то время как каждый проект имеет определенное начало и окончание, конкретные результаты и действия, имеющие место в этом промежутке, широко варьируются для каждого проекта. Жизненный цикл обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ.⁹

В «Кодексе знаний об управлении проектами» проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты. Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы. Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности, процессы по проекту. В работах по проекту — как правило, на условиях частичной занятости — могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компаний, ответственных за выполнение возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции.¹⁰

Проекты различаются по размеру и сложности. Все проекты могут иметь следующую структуру жизненного цикла:

начало проекта;
		организация и подготовка;
	выполнение работ проекта;
		завершение проекта.

Данная обобщенная структура жизненного цикла часто упоминается при коммуникациях с вышестоящим руководством или другими сторонами, которые менее осведомлены о деталях проекта. Не следует путать ее с группами процессов управления проектом, потому что процессы в группе процессов состоят из действий, которые могут выполняться и повторяться в каждой фазе проекта, а также быть характерными для проекта как целого. Жизненный цикл проекта не зависит от жизненного цикла продукта, произведенного или модифицированного в результате исполнения проекта. Однако проект должен учитывать текущую фазу жизненного цикла продукта. Это высокоуровневое представление обеспечивает единую систему отсчета при сравнении проектов, даже если они разнородны по своей природе.

Рисунок 3. Типовые уровни стоимости и обеспечения персоналом в обобщенной структуре жизненного цикла проекта¹¹

Обычно, проекты подразделяют на фазы, содержание и состав которых устанавливается потребностями управления и контроля. Фазы жизненного цикла исполняют в логической последовательности, у которой есть начало и конец, и применяют входную информацию для достижения результата. Чтобы проектный менеджмент был эффективным на всем пути его жизненного цикла, в пределах каждой фазы надо проводить конкретный набор действий. Фазы проекта могут поделить проект на некоторое количество отдельно управляемых объектов, сумма которых организует жизненный цикл проекта. ЖЦП включает промежуток времени от старта проекта до его окончания по регламенту или преждевременное завершение. Гранью фаз жизненного цикла проекта называются точки принятия решений, численность которых зависит от организационного окружения проекта. Точки принятия решений упрощают управление проектом. При завершении последней фазы жизненного цикла проекта очевидно достижение результатов.

В планах менеджмента проекта, на всем пути его жизненного цикла, процедуры проектного менеджмента будут применяться как для проекта в основном, так и для его отдельных фаз командой проекта или подпроектов.¹²

Жизненный цикл проекта показывает:

• какие работы будут выполнены в установленном промежутке

• в какой этап каждой фазы будут достигнуты результаты

• кто участник в каждой фазе

• как проводить контроль и подтверждать каждую фазу

При помощи жизненного цикла проекта можно выявить:

• начало и окончание проекта, его протяженность;

• создание логического каркаса проекта и установление перечня работ;

• в первом приближении определяется динамика затрат и занятости персонала, участвующих в создании проекта; 

• на основании структуры жизненного цикла проекта определяются важные этапы проекта для создания контроля и управления.

Проект может быть поделен на абсолютно любое количество фаз. Фаза проекта - цепь логически объединенных операций проекта, оканчивающихся достижением одного или более поставляемых результатов. Фазы проекта применяются, когда направление выполняемой задачи уникально для части проекта, и связаны с созданием ключевого поставляемого результата. Фаза выделяет процессы из конкретной группы процессов управления проектом, но большая часть или даже все процессы будут исполняться в какой либо форме. Фазы проекта в основном исполняются по порядку, но бывают такие проектные ситуации, когда и перекрываются. Различные фазы, обычно, имеют разную протяженность. Высокоуровневый характер фаз проекта обозначает их частью цикла проекта.

Строение фаз дает поделить проект на логические подгруппы для наиболее простого управления, планирования и контроля. Число фаз, нужда в них и уровень налагаемого контроля подчиняются размеру фаз, сложности и влияния проекта. Вне зависимости от числа фаз, организующих проект, все фазы носят похожие характеристики:

• Деятельность носит явную направленность, которая имеет отличительные черты от любой другой фазы. В то же время привлекаются различные организации, месторасположения и применяются всевозможные навыки;

• Чтобы достичь основного поставленного результата или цели фазы, нужны методы контроля или процессы, которые уникальны для фазы. Повтор процессов в каждой из пяти групп дает вспомогательную степень контроля и показывает границы фазы;

При закрытие фазы происходит определенного рода передача полученного продукта в виде поставляемого результата фазы. Такое завершение представляет собой естественную точку для переоценки совершаемых действий, для изменений в проекте, или его завершения. Эта точка может называться:

• Шлюз стадии;

• Контрольное событие;

• Анализ фазы;

• Шлюз фазы.

В большинстве случаев завершение фазы обязано получить одобрение, в одной из форм, прежде чем ее можно будет назвать закрытой.

Нет единственно правильной структуры, которая будет применима к каждому проекту. Несмотря на общепринятую отраслевую практику стремления к использованию предпочтительной структуры, проекты в одной и той же отрасли (или даже в одной и той же организации) могут существенно отличаться друг от друга. Некоторые проекты состоят всего из одной фазы. В других проектах может содержаться две или более фазы.¹³

Существует общепризнанное определение жизненного цикла проекта, содержащее в себе четыре фазы, которые показаны на рис.2.

Рисунок 4. Фазы жизненного цикла проекта¹⁴

Фаза 1. Инициация.

В этой фазе работа в себя включает проведение маркетинговых мероприятий, подготовку и участие в тендерах, и остальные работы до заключения договора. На фазе инициации проекта составляется план работы временной рабочей группы проекта и проводится разработка основной документации по предстоящему проекту. Горизонт планирования- ожидаемый срок подписания договора.

Фаза 2. Планирование.

На фазе планирования назначаются соисполнители этапов и работ проекта, и образуется базовый план проекта. Горизонт планирования - ожидаемый срок завершения проекта.

Фаза 3. Исполнение.

Момент фиксации базового плана является стартовым пунктом в процессе исполнения проекта. Он оканчивается после того, как будут выполнены все условия и обязательства каждой из стороны, согласно контракта. Входит в зону ответственности управляющего проектом.

Фаза 4. Завершение.

Окончание проекта характеризуется решением всех вопросов среди руководства, сбор данных, их анализ и упорядочивание.

Довольно-таки очевидное и ясное - раздел на фазы, однако, это может привести к опасным ошибкам в практике осуществления проекта управления компанией, что повлечет за собой, крушение идей и методик менеджмента проекта. Первая из вышеперечисленных фаз еще не содержит в себе проект, а последняя - уже не содержит. Каждому проекту, кроме тех, которые стартуют из директивы, предшествует своя фаза работы, которую называют преддоговорной. Она включает в себя маркетинговые анализы, лоббирование, оценку целесообразности экономики и анализ рисков. в итоге всё это приводит к заключению договора, а компания начинает издавать особый инициирующий документ, который называют организационно-распорядтельным. Ситуация на рынке едва ли может быть управляемой, а шанс того, что договор можно будет заключить невероятно низок: компания имеет право считать договор невыгодным с точки зрения экономики, не выиграть в тендере, риски могут быть оценены слишком высоко. Стоит обратить внимание на то, что количество фаз проекта может быть достаточно большим. Распределение на фазы - дело индивидуальное и зависит только от самого проекта, чётких границ и отсутствия рамок. Исполнительную фазу принято делить на подфазы. Например, при строительстве объекта энергетики под ключ, разумно выделить фазы проектирования и непосредственно строительства

Зачастую фазы следуют друг за другом. Их завершением считают сдачу тех. информации или конкретного объекта. Для того чтобы ускорить процесс исполнения, следует применить методику наложения фаз. Но такие меры принимаются только после тщательного анализа всевозможных рисков. Обычно в качестве старта работ по проекту, так и факт его устранения подкрепляется документами. Стадии, через которые проходит проект, принято называть этапами или фазами. Не существует какого-либо общего правила для сортировки проекта на фазы. Создатели проекта самостоятельно разрабатывают план стадий, исходя из различных критериев: опыт, роль, условия. Из этого следует, что практика деления на стадии является разнообразной. Её главной сутью является выделение пиковых точек.

Рисунок 5. Цикл проекта Всемирного банка (По Waren С. Baum «Project Cycle», издание Всемирного банка, 1993 г.)¹⁵

Каждый этап разделяется на фазы другого уровня. Это применяется в больших проектах, таких как строительство трасс, освоение природных месторождений. В таких случаях число фаз увеличивается. Добавляются новые этапы, так как сроки строительства очень велики, помимо этого необходима скрупулезно согласовывать все действия предприятий, которые принимают участие в проекте. Такая деятельность проходит по графику, зависящему от пространства и времени. Но равномерно распределить все фазы, по сути, не возможно. Подобного рода вопросы решают опытным путём, применяя знания и практику, людей трудящихся над проектом

Рисунок 6. Жизненный цикл системы/продукта (на примере программного продукта)¹⁶

Приблизительный состав этапов цикла жизни проекта, применяется к современным нормативным актам российской федерации, и они приводятся в таблице 1.

Таблица 1

Содержание фаз жизненного цикла проектов¹⁷

Связанные с этим проблемы решаются с помощью опыта, знаний и искусства специалистов, работающих над проектом.¹⁸

Кроме структурирования участников проекта, он характеризуется предварительной структурой. В момент разработки и осуществления он проводит несколько следующих друг за другом фаз, начиная с инициативы и до окончания. Не смотря на разницу в предмете и содержании, каждый проект имеет похожую структуру жизненного цикла. Цикл жизни проекта можно установить как логико-временную структуризацию в границах конкретной области. управление проектов это особая структура жизненного цикла, которая состоит из двух этапов: разработка и реализация. Этапы создания - это понимание итогов проекта и разработка их структуры, конструирование обобщенных и частных моделей проекта, анализ и разработка планирования в рамках модели, принятие бизнес-проекта. Этапы реализации - исполнение планов, которые были приняты до этого, осуществление решений по проекту, создание модели, целиком, не нарушая границ точной области предмета, учитывая воздействие динамики внешней среды. Конкретная граница времени между двумя этапами жизненного цикла проекта может отсутствовать. Действия, которыми характеризуется стадия разработки, зависит от предмета проекта и осуществляется в одно время с процессами реализация, надзора и финиша. Любой из этих двух этапов имеет свои отличительные черты. Сравним эти этапы: 

• траты на проект на стадии разработки гораздо меньше, нежели на момент реализации, но уровень усилий по проекту в целом зависит от временных затрат, на графике это выглядит как несимметричная кривая с распределением случайной величины со сдвигом в право;

• на этапе разработке сокращается количество участников, в отличие от этапа реализации;

• шанс неудачи высок на стадии разработки, риски снижаются постепенно, чем ближе финиш проекта, тем меньше их вероятность;

• вероятность воздействия участников на проект в момент его разработки достаточно высока, на фазе реализации - гораздо меньше, а к финалу она фактически пропадает.

Рисунок 7. Зависимость уровня совокупных усилий по проекту (а), возможности рисков (6) и стоимости изменений (в) от фазы жизненного цикла¹⁹

Моделирование жизненного цикла это не смутная и концепция, но, по факту, она является существенным способом менеджмента проекта. При помощи моделирования можно интегрировать проекты, учитывать его стратегию. Моделирование жизненного цикла должно проходить с учетом общих характеристик, и с учетом таких характеристик, как специфика свойств конкретного проекта. Это сочетание общих и конкретных свойств важно для каждой модели, которую применяют в проекте. Это должно стать базовым принципом.²⁰