3 Построение и оформление основной части

ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

Нумерация разделов, подразделов, пунктов, подпунктов

Основную часть учебной работы следует делить на разделы, подразделы и пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. При делении текста на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал законченную информацию.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Порядковый номер (обозначается арабской цифрой) и заголовок следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки между порядковым номером и заголовком и без точки в конце, не подчеркивая. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если работа имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Пример:

3 Анализ документопотоков в организации

3.1 Методика исследования

3.1.1

3.1.2 } Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела

3.1.3 отчета.

3.2. Матрица взаимосвязи структурных подразделений организации

3.2.1

3.2.2 } Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела

3.2.3 отчета.

Если раздел состоит из одного подраздела, то подраздел не нумеруется. Если подраздел состоит из одного пункта, то пункт не нумеруется.

Если текст относительно небольшой по объему контрольной работы или реферата подразделяется только на пункты, то они нумеруются порядковыми номерами в пределах всей пояснительной записки.

Пункты ВКР, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

Перед каждым элементом перечисления следует ставить дефис. При необходимости ссылки в тексте работы на один из элементов перечисления вместо дефиса ставятся строчные буквы в порядке русского алфавита, начиная с буквы а (за исключением букв ё, з, й, о, ч, ъ, ы, ь).

Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа.

Пример:

а) __________________ ;

б) __________________ ;

1) ________________ ;

2) ________________ ;

в) __________________ .

Иллюстрации

Иллюстрации (диаграммы, графики, схемы, компьютерные распечатки, фотоснимки, чертежи) следует располагать в пояснительной записке непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в отчете.

Иллюстрации могут быть в компьютерном исполнении, в том числе и цветные. Достаточно эффективно при выполнении многих иллюстраций использовать встроенный в программный продукт Word графический редактор.

Фотоснимки размером меньше формата А4 должны быть наклеены на стандартные листы белой бумаги.

Иллюстрации, за исключением иллюстрации приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1». Слово «рисунок» и его наименование располагают посередине строки. Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой.

Например, Рисунок 1.1.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: Рисунок 1 – Детали прибора.

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например, Рисунок А.3.

При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.

Пример:

Центральный

аппарат

управления Уровень 1

(Директор)

Орган Орган

управления 1 управления 2 . . . Уровень 2

(Заместитель (Заместитель

директора) директора)

…

Подразделение 1 Подразделение 2 Подразделение 3

(Главный технолог) (Начальник цеха) (Зав. складом) Уровень 3

. . . . . . . . . . . . Уровень I

В скобках приведены условные наименования должностей.

Рисунок 3.7 – Многоуровневая организационная

система управления предприятием

Таблицы

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Наименование таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким.

Таблицы эффективно строить с помощью программного продукта Word, который содержит встроенный табличный процессор. Сложные таблицы с расчетными формулами, с данными для графической иллюстрации целесообразно строить с помощью программного продукта Excel.

Таблица состоит из головки, вертикальных граф (колонок) и горизонтальных строк (рядов).

Наименование таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире.

Таблицу следует располагать в отчете непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. На все таблицы должны быть ссылки в отчете. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.

Пример построения таблицы:

┌──────────┬────────────┬────────────┐

│ │ │ │} Заголовки граф

Головка {│ ├──────┬─────┼─────┬──────┤

│ │ │ │ │ │} Подзаголовки граф

├──────────┼──────┼─────┼─────┼──────┤

│ │ │ │ │ │

├──────────┼──────┼─────┼─────┼──────┤} Строки

│ │ │ │ │ │ (горизонтальные

└──────────┴──────┴─────┴─────┴──────┘ ряды)

|__ ___| |__________ ___________|

\/ \/

Боковик (графа Графы (колонки)

для заголовков)

Пример наименования таблицы:

Таблица 5 – Перечень документов постоянного хранения

…

Пример фрагмента текста со ссылкой на таблицу:

Данные об объеме публикаций по тематике исследований демографической ситуации в Ростовской области приведены в таблице 12.

Таблицу с большим числом строк допускается переносить на другой лист (страницу). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово «Таблица», ее номер и наименование указывают один раз слева над первой частью таблицы, а над другими частями также слева пишут слова «Продолжение таблицы» и указывают номер таблицы.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. Если строки и графы таблицы выходят за формат страницы, то в первом случае в каждой части таблицы повторяется головка, во втором случае – боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее – кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в отчете одна таблица, то она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в Приложении В.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Пример фрагмента таблицы:

Продолжение таблицы 7

1	2	3	4
Общий объем работы Иванова И.С.	План	Академический час	540
Общий объем работы Петрова П.П.	“	То же	540
Загрузка оборудования	“	“	67
Продолжительность занятий	“	“	8

Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.

Пример:

Наименование	Единица измерения	Количество
1. Бумага для ксерокса	Пачка	80
2. Тонер	Колба	–
3. Диск	Штука	567

Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Примечания и сноски

Примечания приводят, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала.

Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания. Слово «Примечание» следует печатать с прописной буквы с абзацного отступа и не подчеркивать. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами без проставления точки.

Пример:

Примечание – Продолжительность академического часа составляет 45 мин. Перерыв между уроками устанавливается с учетом перехода учащихся между классами и учебными корпусами.

Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами.

Пример:

Примечания

1 ____________________________________________________________

2 ____________________________________________________________

3 ____________________________________________________________

При необходимости дополнительного пояснения в учебной работе его допускается оформлять в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют надстрочно арабскими цифрами со скобкой. Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками <*>. Применять более трех звездочек на странице не допускается.

Сноску располагают в конце страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева.

Пример:

В общем случае свойства и цели организационной системы не есть сумма свойств и целей ее компонентов. На такого рода структуры распространяется понятие «сложная система»¹⁾ и к ним применим математический аппарат системного анализа.

…….

____________

¹⁾ Понятие «сложная система» раскрывается в публикациях известного ученого ….

Следует помнить, что примечание к таблице и сноску к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

Формулы и уравнения

Уравнения и формулы с учетом их вида оформляют с помощью программного продукта Word путем непосредственного набора в виде текста либо путем посимвольной вставки (меню «Вставка» и «Символ…»), или используют сопряженный с Word редактор формул. По согласованию с руководителем проектирования допускается выполнение формул и уравнений рукописным способом черными чернилами.

Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (), деления (:) или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак «».

Формулы в отчете следует нумеровать порядковой нумерацией в пределах всего отчета арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке. Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

Пример:

A = a : b, (1)

B = c : e. (2)

Одну формулу обозначают – (1).

Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле.

Пример:

Для повышения оперативности и точности расчетов применяется ЭВМ. Программа рассчитывает также коэффициенты вариации V_i и компетентности K_ij:

и ,(3)

где – среднеквадратическое отклонение веса;

–математическое ожидание оценок экспертов;

…

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например, формула (В.1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках.

Пример:

В формуле (1.8) значение коэффициента динамики равно 1,2.

При написании формул, уравнений и результатов расчетов следует руководствоваться ГОСТ 7.54-88 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление численных данных о свойствах веществ и материалов в научно-технических документах. Общие требования».

Ссылки

Общие правила составления ссылки: основные виды, структуру, состав, расположение в документах устанавливает ГОСТ Р 7.0.5-2008 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления (утв. 28 апреля 2008 г. № 95-ст).

Библиографическая ссылка является частью справочного аппарата документа (учебной работы, курсового и дипломного проекта) и служит источником информации о других документах, например, книгах, статьях, патентах, базах данных. При этом последние выступают в качестве объектов ссылки.

Ссылка должна содержать библиографические сведения о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом тексте документа либо его составной части, необходимые и достаточные для его идентификации. Она должна позволять осуществить поиск документа и давать общую характеристику. В учебных работах часто достаточно дать только краткую ссылку, предназначенную только для поиска документа.

По месту расположения в учебной работе различают ссылки: внутритекстовые, помещенные непосредственно в составе предложения; подстрочные, вынесенные из текста вниз полосы страницы; затекстовые, когда ссылка выносится за текст раздела.

Пример внутритекстовой ссылки:

Проблематика защиты информации достаточно подробно рассмотрена в научных трудах и учебной литературе Мельникова В.П. (Мельников В.П., Клейменов С.А., Петраков А.М. Информационная безопасность и защита информации: учеб. пособие. – М., 2006).

Технология подстрочной ссылки эффективно реализуется в редакторе Word через меню «Формат», опцию «Ссылка» и окно «Сноска». При этом такая «сноска», например, в виде цифры ставится в тексте по месту нахождения курсора, а в нижнем колонтитуле страницы образуется место для ввода библиографических сведений о цитируемом источнике.

Использование внутритекстовой или подстрочной ссылок не отменяет затекстовую ссылку – она является обязательной частью курсовой и выпускной квалификационной работы и повторяет все внутритекстовые и подстрочные ссылки. Как правило, эта часть называется «Список использованных источников».

Собственно ссылки на использованные источники следует указывать порядковым номером библиографического описания источника в списке использованных источников. Порядковый номер ссылки в тексте заключают в квадратные скобки. Нумерация ссылок ведется арабскими цифрами в порядке приведения ссылок в тексте документа независимо от деления пояснительной записки на разделы.

Пример:

Теория систем массового обслуживания (СМО) возникла как один из математических методов для анализа и синтеза сложных многоканальных объектов [ 8 ]. Многоканальным объектом следует считать линейку кассовых аппаратов в супермаркете. При этом очередь покупателей к кассиру является для СМО входящим потоком заявок…

В этом случае, под номером 8 в «Списке использованных источников» будет приведено библиографическое описание соответствующего источника информации (монографии, статьи и т.п.).

При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии полного описания стандарта и технических условий в списке использованных источников в соответствии с ГОСТ 7.1–2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».