Примерный перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу.

1. Организация системы и процессов управления.

   1. Организационно-правовое обеспечение деятельности.

   2. Обеспечение законности деятельности.

2. Прогнозирование и планирование деятельности.

   1. Прогнозирование деятельности.

   2. Планирование деятельности.

3. Регулирование деятельности.

   1. Оперативное управление деятельностью.

   2. Информационное обеспечение деятельности.

4. Контроль за деятельностью.

   1. Статистическая отчетность.

   2. Ведомственная отчетность.

   3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников).

5. Финансовое обеспечение.

   1. Финансирование деятельности.

   2. Бухгалтерский учет.

   3. Бухгалтерская отчетность.

6. Материально-техническое обеспечение.

   1. Обеспечение сырьем, материалами.

   2. Обеспечение сбыта продукции (услуг).

7. Научно-техническое обеспечение.

   1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность.

   2. Ведение и эксплуатация технических средств.

   3. Охрана окружающей среды.

   4. Обеспечение научно-технической информацией.

8. Международное сотрудничество.

   1. Командирование сотрудников за рубеж.

   2. Прием зарубежных делегаций.

   3. Информационно-справочное обслуживание международных связей.

9. Обеспечение кадрами (персоналом).

   1. Подбор и расстановка персонала.

   2. Учет личного состава.

   3. Аттестация работников.

   4. Повышение квалификации работников.

   5. Командирование сотрудников.

   6. Нормирование труда.

   7. Охрана труда.

10. Документационное обеспечение.

    1. Организация работы с документами.

    2. Хранение и использование документов.

11. Административно-хозяйственное обслуживание.

12. Обеспечение безопасности организации.

Данный предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, которые присуще практически всем организациям, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции, отражающие специфику деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (1-4) и функциями обеспечивающего характера (5-12).

Говоря о документах, которые необходимо включать в Табель форм документов, то к ним относятся:

• формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях;

• внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

• формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

• формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов РФ;

• применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД.

В первом случае формы документов должны включаться в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации. Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля. Более подробно в приложении Г [10].

В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.

Табель форм документов организации обязательно утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для применения всеми работниками организации. Создание документов, не включенных в Табель, недопустимо.

Разработка и последующее ведение Табеля, контроль за его применением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание Табеля в актуальном состоянии.

В процессе ведения Табеля, в него могут включаться новые формы документов, исключаться отмененные формы документов, изменяться названия действующих форм документов или вноситься изменения в процедуру работы с документами, зафиксированную в Табеле. Основанием для включения или исключения из Табеля форм документов, изменения названий форм документов или процедуры их прохождения являются приказы (распоряжения) руководителя. Например, руководитель организации своим приказом утверждает новые формы месячной, полугодовой и годовой отчетности структурных подразделений, при этом устанавливаются сроки представления отчетов руководству. Данный приказ и является основанием для включения данных форм отчетов в Табель. Если до этого организация использовала другие формы отчетности, то они, соответственно, на основании того же приказа исключаются из Табеля.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является электронная форма Табеля. В этом случае обновленные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения в него изменений[31].

Кроме Табеля форм документов разрабатывается и Альбом форм документов, что позволяет совершенствовать документацию в организации. Альбом унифицированных форм документов - сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. Как правило, разработка Табеля и Альбома ведется одновременно, и Альбом включает унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но Альбом форм документов может разрабатываться и использоваться самостоятельно, как с разработкой Табеля так и без него [5].

Нужно также знать, что независимо от того, разрабатывается Альбом форм одновременно с Табелем или же самостоятельно, в любом случае необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов. Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и с заполнением карт документов. Если организация разрабатывает только Альбом форм, отбираются образцы тех документов, которые будут включаться в него. Это могут быть далеко не все виды и разновидности документов, применяемых организацией, а только некоторые из них. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов, применяемых организацией, и др.

Разработка Альбома форм включает несколько этапов:

• постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов);

• классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации;

• унификация форм документов;

• формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом форм одновременно разрабатывается с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, и работа над Альбомом будет начинаться с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их и, соответственно, нуждающиеся в унификации.

На сегодняшний день, в России разработано девять унифицированных систем документации. Все они, за исключением Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая в настоящее время не применяется, являются действующими системами и используются в деятельности организаций. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения, и в деятельности любой организации используются те или иные формы документов из состава УСД. При разработке Альбома форм документов применяемые организацией унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Следовательно, остальные документы должны быть сначала унифицированы, а уже затем включены в Альбом форм.

Унификация формы документов предполагает:

• определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

• установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

• унификацию текстов документов [12].

Унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. По своему виду, это унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации [5].

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, который наиболее точно передает содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – это информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, а переменная – это информация, позволяющая отличить повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой. Постоянная информация должна фиксироваться в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа также должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную [37].

Существуют несколько видов унифицированного текста документа. Он может быть представлен в виде трафарета, анкеты или таблицы. Характер информации, который содержится в тексте документа и поможет нам в выборе формы представления текста.

Различают такие формы представления унифицированных текстов как:

• текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию;

• анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам;

• таблица – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков, имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный.

В первом случае, в тексте-трафарете грамматическая структура текста сохраняется, это грамматически связный текст, который строиться по нормам деловой письменной речи. Форма представления унифицированного текста в виде трафарета будет выбираться тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и т.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы [14].

Говоря о таблицах и анкетах, то в них текст упрощен и преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д.

Анкета строится по принципу «вопрос-ответ». Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков.

В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является существительное в именительном падеже. Переменная информация может записываться также словосочетанием с существительным в именительном падеже, глаголом (имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет».

В таблице же постоянная информация представлена наименованиями признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковике. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, которые образуются пересечением горизонтальных и вертикальных строк и граф.

Форму таблицы лучше всего применять при изложении цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и других документах связанных с расчетами.

В таблице заголовки граф могут содержать несколько уровней членения, то есть они могут включать и подзаголовки. Ели таблица сложная и занимает несколько страниц, графы таблицы нумеруются и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф. Все это позволит нам не переносить на новую страницу заголовочную часть, которая занимает много места.

Заголовки граф таблицы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки граф пишутся со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной буквы, если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы формулируются именем существительным в именительном падеже единственном числе. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются, как правило, только общепринятые условные обозначения и общепринятые сокращения.

Если в графе таблицы содержатся количественные показатели, единица измерения указывается в заголовке соответствующей граф, например: Сумма, руб., кол-во, шт., масса, и т.п. При необходимости в унифицированной форме документа часть текста может быть представлена в виде трафарета, часть текста в виде анкеты или таблицы.

Для того чтобы обеспечить правильное применение унифицированных форм документов, включенных в Альбом форм, правильно будет разработать инструкцию по применению форм документов. В инструкцию включить положения, касающихся правил заполнения и оформления документа, составленного по унифицированной форме, положения о характере информации, вносимой в форму, о количестве экземпляров создаваемых документов, порядке их удостоверения (визирования, подписания, утверждения), местонахождении различных экземпляров документа и др. [38].

Альбом форм документов также как и Табель утверждается руководителем организации и является обязательным для работников организации. Для работы в структурных подразделениях может использоваться и электронный вариант Альбома и электронные шаблоны унифицированных форм документов. Если используется такой вариант работы, то тогда должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом форм новых документов, исключение форм из Альбома оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации [18].

3. Унификация документов кафедры САИТ МФУ ТГУ

   1. Номенклатура дел и формы документов кафедры

Номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией.

Применение примерной, сводной номенклатуры дел будет способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов вузов на госхранение.

Сводная номенклатура дел (номенклатура дел университета) - устанавливает состав дел в делопроизводстве университета в целом. Разрабатывается специалистами организационно-контрольного отдела путем сведения в единый документ номенклатур дел всех структурных подразделений вуза.

Номенклатура дел университета дорабатывается и переутверждается ректором ежегодно на основании приказа «о подготовки к утверждению номенклатуры дел».

Раз в 5 лет номенклатура дел университета пересоставляется и пересогласовывается с государственным архивом. В последнем квартале 5-го текущего года на основании приказа «о подготовки к утверждению номенклатуры дел» в организационно-контрольный отдел предоставляются проекты номенклатур дел структурных подразделений, на основании которых специалисты организационно-контрольного отдела составляют сводную номенклатуру дел.

Сводная номенклатура дел оформляется по установленной форме на общем бланке университета, визируется заведующей архивом, подписывается начальником организационно-контрольного отдела, одобряется ЭК университета, согласуется с государственным архивом, после чего утверждается приказом ректора. Проект сводной номенклатуры дел готовится для подписания и утверждения в 4 экземплярах:

1-й экземпляр – подшивается в соответствующее дело в организационно-контрольном отделе как контрольный экземпляр постоянного срока хранения;

2-й экземпляр – направляется в архив университета;

3-й экземпляр – направляется в государственный архив;

4-й экземпляр – является рабочим, из которого специалисты организационно-контрольного отдела готовят выписки по структурным подразделениям и направляют их в качестве обязательных планов формирования дел в подразделениях в следующем календарном году.

Для подразделений университета разрабатывают примерные номенклатуры дел различной направленности деятельности: примерная номенклатура дел структурного подразделения; примерная номенклатура дел деканата факультета; примерная номенклатура дел кафедры.

Примерная номенклатура дел вуза разрабатывается Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов, образующейся при документировании их деятельности.

На сегодняшний день, кафедра САИТ МФУ ТГУ также как и во всех вузах имеет свою примерную номенклатуру дел. Данная номенклатура дел разрабатывается на основании приказа от 25 августа 2010 года №558 Министерства культуры Российской Федерации «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Утверждена она от 09 декабря 2014 года, и подписана деканом Международного факультета управления ТГУ. Она представляет таблицу из 5 граф, где в первой графе проставляется индекс дела. Индекс дела имеет вид 21-01, где 21 – индекс подразделения, 01 – индекс дела. Индекс подразделения определяется Управлением делами и кадрами. Наименование конкретных дел перечисляются в логической последовательности по степени важности документации. В номенклатуре дел кафедры используется система цифровых и буквенных характеристик сроков хранения документов. В номенклатуру включаются различные перечни дисциплин кафедры, планы работы кафедры, отчеты, журналы учёта и др.. Не используется в номенклатуре дел унификация документов.

Проставляются такие отметки, как «постоянно»; «до минования надобности», « до замены новыми».

Отметка «Постоянно» означает, что документ передается на постоянное хранение в архив не ранее чем через 5 лет после окончания применения документа в документообороте кафедры.

Отметка «До минования надобности» означает, что документ хранится на кафедре до минования его практической надобности, после чего оригинал документа передают в архив университета. Срок хранения таких документов в архиве университета определяется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами ТГУ.

Отметка «До замены новыми» означает, что документ хранится на кафедре один год после прекращения его действия в силу принятия документа его заменяющего, после чего передается в архив ТГУ в установленном порядке. Началом срока хранения документа на кафедре является 1 января года, следующего за годом создания документа. Утверждается номенклатура дел кафедры – деканом факультета.

2. Разработка табеля форм документов кафедры

За словом «унификация» скрывается стремление разработать и внедрить в организации единые формы типовых документов. Это объемная работа, которой предшествует масштабный сбор информации и анализ всех создаваемых в компании документов. Разработка Табеля форм документов это один из примеров по унификации документов.

В периодических изданиях мало сказано о Табеле, о его разработке и важности. Поэтому не все организации знают какое преимущество можно иметь при его составление.

Кафедра системного анализа и информационных технологий имеет номенклатуру дел документов, но нет унифицированных форм, что периодически затрудняет документооборот. Чтобы облегчить работу с документами, мы разработали Табель форм документов для кафедры.

На первом этапе разработки проводился сбор и анализ материала. В данном случае, анализировали номенклатуру дел, в которую входят документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Это такие документы как:

• положение о кафедре;

• перечень дисциплин по которым проводится преподавание на кафедре;

• протоколы заседаний кафедры за учебный год;

• план работы кафедры на учебный год;

• план научно-исследовательской работы на год;

• индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей;

• план повышения квалификации ППС;

• рабочие программы дисциплин, преподавание которых осуществляется кафедрой;

• отчеты (отчеты по учебной, по научно-исследовательской работе);

• отчеты по производственной и педагогической практике студентов;

• курсовые работы студентов за последние 3 года;

• экзаменационные билеты по лекционным курсам;

• журнал учета успеваемости студентов у преподавателей;

• журнал учета занятий;

• расписание занятий и консультаций преподавателей на семестр;

Сведения о каждом выявленном документе фиксируем в карте документа, в которую вносится следующая информация:

• полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);

• функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

• сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, лицо, ответственное за подготовку, периодичность подготовки, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение). Примеры карт обследования формы документов кафедры в приложении.

Карты документов являются основным рабочим массивом при работе с Табелем. Зафиксированные в них сведения используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

На втором этапе выбираем структуру Табеля. Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы можно систематизировать либо по степени важности, либо расположить их в алфавитном порядке.

В нашем случаем мы выбираем построение Табеля по структурному принципу, где документы кафедры будут располагаться в алфавитном порядке. Это поможет быстро и легко найти нужный документ.

На третьем этапе выбор формы Табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. (См.Табл.1)

Таблица 1 – Табель форм документов кафедры САИТ МФУ

Наименование формы документа	Кем и когда утверждена	Периодич-ность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согласование	Подпись	Утверждение	Печать	Куда представ-ляется
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Годовой отчет кафедры по учебной работе	-	Ежегодно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой	Декан факультета	Нет	Внутренний
Годовой отчет кафедры по научно-исследовательской работе	‑	Ежегодно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой	Декан факультета	Нет	Внутренний
Журнал учёта занятий	‑	По мере необходи-мости	Зав. кафедрой	-	Нет	Зав. кафедрой	-	Нет	Внутренний
Журнал учёта успеваемости студентов у преподавателей	-	?	Зав. кафедрой	-	Нет	Зав. кафедрой	-	Нет	Внутренний
Индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей	-	Ежегодно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой, декан факультета	Декан факультета	Нет	Внутренний
Курсовые работы студентов за последние 3 года	-				Нет				Внутренний
Номенклатура дел кафедры	Декан факультета от 09.12.2014	Через каждые 5 лет	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой, декан факультета	Декан факультета	Да	Внутренний
Отчеты о работе преподавателей	-	Каждый семестр	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой	?	Нет	Внутренний
Отчеты по производственной и педагогической практике студентов	-	Ежегодно	Зав. кафедрой	?	Нет	Зав. кафедрой	?	Нет	Внутренний
Положение о кафедре	Приказ ректора от	По мере необходимости	Зав. кафедрой	?	Нет	Зав. кафедрой, ректор	?	Да	Внутренний
Протоколы заседаний кафедры за учебный год	-	Ежемесячно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой, секретарь	-	Нет	Внутренний
План работы кафедры на учебный год	-	Ежегодно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой	-	Нет	Внутренний
План научно-исследовательской работы на год	-	Ежегодно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой	-	Нет	Внутренний
План повышения квалификации ППС. Копии	-	Ежегодно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой	-	Нет	Внутренний
Перечень дисциплин по которым проводится преподавание на кафедре	-	Ежегодно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой	-	Нет	Внутренний
Рабочие программы дисциплин, преподавание которых осуществляется кафедрой	-	Ежегодно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой, декан	Декан факультета	Нет	Внутренний
Расписание занятий и консультаций преподавателей на семестр	-	Каждый семестр	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой	-	Нет	Внутренний
Экзаменационные билеты по лекционным курсам	-	Ежегодно	Зав. кафедрой	Зам декана факультета	Нет	Зав. кафедрой, декан факультета	-	Нет	Внутренний

Подготовленный проект табеля подписывается заведующим кафедрой, визируется ответственными исполнителями и утверждается приказом руководителя организации. Работники кафедры должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в табель.

Наличие табеля форм документов позволит исключить применение в организации видов и разновидностей документов, несоответствующих её организационно-правовой форме или направлением деятельности. Использование табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.

3. Разработка альбома форм документов кафедры

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель. Альбом унифицированных форм документов организации — сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

Унификация формы подразумевает создание единой модели построения каждого конкретного документа. Унификация содержания – разработку структуры документа, по возможности составление перечня языковых конструкций для его создания, рождение шаблона текста с уже готовой постоянной информацией.

Когда разрабатываем Альбом форм документов, также нужно уделить внимание и к текстам документов, создаваемых на кафедре. Для чего это нужно:

1. унифицированная форма экономит время и силы всей цепочки должностных лиц, которые просматривают и оценивают проект документа: непосредственного начальника исполнителя, согласующих лиц, ­наконец, руководителя компании.

2. шаблон документа значительно сокращает время работы над ним.

3. унифицированные тексты очень помогут работникам, в число достоинств которых не входит умение ясно излагать свои мысли на бумаге.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, которые мы получаем в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов кафедры, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.