Примерная форма Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)

№ п/п	Наименование формы документа	Дата утверждения, наименование органа, утвердившего форму документа	Периодичность издания	Подразделение, ответственное за подготовку	Примечание
1	2	3	4	5	6

В Инструкции отмечалось, что документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.) Форма табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.

В новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не содержится информации о Табеле форм документов. Анализ существующих на сегодняшний день положений о порядке разработки Табеля, организации этой работы, ее содержании показал, что они крайне скупы, а ели учесть, что методические документы по этому вопросу отсутствуют, становится понятным, что всякая попытка практической реализации идеи разработки Табеля в конкретном учреждении неизбежно сталкивается со множеством вопросов. Тем не менее многие организации проводят эту работу. Актуальность и неизбежность ее проведения становятся очевидны тогда, когда организация внедряет средства автоматизации управленческих процедур.

Но самый важный вопрос, связанный с табелем, это его назначение. Табель форм документов организации предназначен для:

• оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

• классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

• унификации форм документов в организации;

• унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;

• упорядочения в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий и оптимизации документооборота организации.

Последнее положение особенно важно: опыт показывает, что Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и инвентаризации форм документов именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов [12].

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он служит одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов, включенных в Табель, но это вполне самостоятельный вид работы, хотя и логически вытекающий из Табеля, и связанный с ним на содержательном уровне.

Табель форм документов разрабатывается по следующим этапам:

• сбор и анализ материала;

• выбор формы Табеля;

• формирование структуры Табеля;

• составление Табеля.

На первом этапе изучается документация организации, и в первую очередь это:

• документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов Федерации, органов местного самоуправления, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации;

• организационно-правовая документация учреждения: положения о подразделениях, устав или положение об организации, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.;

• распорядительные документы организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации главным образом на предмет выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами;

• комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющие состав и технологию обработки документов: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

• документация организации изучается как минимум за последний год ее существования.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, которые характеризуются определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала должен проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:

• полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);

• функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

• сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение). Более подробно в приложении В [31].

Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и определение его внутренней структуры – классификационной схемы, в соответствии с которой будут располагаться наименования форм документов и будет даваться их описание.

Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, и др.

Если разработка Табеля преследует более широкие цели – регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования [34] - (См.Табл.2).

Таблица 2 – Табель форм документов

Наименование формы документа	Код формы документа	Кем и когда утверждена	Периодичность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согласование	Подпись	Утверждение	Печать	Куда представляется	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Предложенная форма при необходимости может быть конкретизирована, в частности, графа 2 «Код формы документа» может быть разбита на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по внутреннему (локальному) классификатору». Табель может быть дополнен графами «Место регистрации документа» и «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и типового срока исполнения, если он установлен), «Место хранения первого экземпляра документа», «Место хранения копии документа» [12].

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм документов по разделам. Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации. Последовательность разделов Табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений. Табель, построенный по структурному принципу, прост в разработке, но у него есть существенные недостатки: он не позволяет связать документы, создаваемые в разных подразделениях, но по одной функции управления, в единый комплекс документов, а именно это важно при решении задач автоматизации управленческой деятельности. Наиболее эффективная, но в то же время и наиболее трудоемкая – функциональная схема построения Табеля. Разделами Табеля в этом случае являются отдельные функции и задачи, которые решаются организацией. Фактически построение Табеля по функциональному принципу означает одновременную разработку классификатора функций организации.

Построение Табеля по функциональному признаку наиболее предпочтительнее по многим причинам. Во-первых, такая структура исключает необходимость в постоянной корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Во-вторых, функциональная структура позволяет выделить комплексы документов, создаваемых в процессе одного вида деятельности. Например, раздел по функции «Управление перевозками» в коммерческой фирме, занимающейся торговлей, позволяет выявить все формы документов, относящиеся к перевозкам, от аренды транспортных средств до учета перевозок. Кроме того, построение Табеля по функциональному принципу позволяет попутно с оптимизацией документационного обеспечения сделать выводы и о целесообразности распределения функциональных обязанностей между подразделениями и отдельными исполнителями, а также сделать другие выводы, касающиеся организационных аспектов деятельности. Ниже приведен примерный перечень разделов Табеля форм документов, который построен по функциональному принципу [14].