Информационное
письмо содержит некоторое сообщение,
предназначенное партнеру, и раскрывает
суть конкретного дела, представляющего
интерес для обеих сторон. Содержание
такого письма может иметь как
положительный, так и отрицательный
характер. В связи с этим используются
фразы, выражающие отношение корреспондентов
к развитию событий, а именно:
удовлетворение, радость или сожаление.
Очень часто в информационном письме
содержится ссылка на предшествующую
переписку, переговоры или запрос
информации. Например:Информационное письмо
|
Dear
Mr Stern,
In
reply to your letter of 2nd March this year we would like to
inform you that our company organizes 10 days and 14 days tours
this summer. We enclose with this letter leaflets with detailed
programs of excursions and sightseeing and a price list. As you
will see we offer both group and individual tours. The prices
include accommodation in a first class hotel, meals and
excursions.
We
would like to draw your attention to special discounts on the
basic price we offer for groups of more than 10.
We
look forward to receiving your bookings.
Yours
sincerely,
Jane
Smith, Manager
Encl.:
leaflets — 8 pages
Следующие
выражения могут быть использованы
во вступительном абзаце информационного
письма: |
Сообщаем Вам, что ... |
|
We are pleased/glad to tell you that... |
Рады сообщить Вам, что ... |
|
We send for your consideration ... |
Посылаем на Ваше рассмотрение ... |
|
We are happy to tell you ... |
С удовольствием сообщаем Вам, что ... |
|
We regret to inform you that... |
С сожалением сообщаем, что ... |
|
We would like to let you know that ... |
Ставим Вас в известность, что ... |
|
We would like to advise you that ... |
Сообщаем к Вашему сведению, что ... |
|
We thank you for your enquiry but regret to inform you that ... |
Благодарим Вас за заказ, но, к сожалению, вынуждены сообщить, что ... |
|
We are sorry that ... |
Сожалеем, что ... |
|
We are sorry about ... |
Сожалеем о ... |
|
We must apologize for... |
Мы должны извиниться за ... |
|
Please accept our apologies for ... |
Примите, пожалуйста, наши извинения за ... |
|
I sincerely regret that ... |
Я искренне сожалею, что ... |
|
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
Письмо-подтверждение
направляют в двух случаях:
Если
отправитель хочет сообщить, что им
получено письмо, какие-либо
информационные материалы или
документы. В этом случае используется
глагол «toacknowledge»
в
значении «подтверждать получение
чего-либо, сообщать о получении
чего-либо».
Такие
письма обычно начинают фразами: |
С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма ... |
|
We thank you for your letter of ... |
Благодарим Вас за Ваше письмо от ... |
|
We have received your fax ... |
Подтверждаем получение Вашего факса ... |
|
Please acknowledge receipt of... |
Просим подтвердить получение ... |
|
ПРИМЕР
1 USA |
16th March 2012 |
|
Dear Secretary, |
|
|
Re: Annual meetina report I acknowledge with thanks receipt of the report on the annual meeting of the shareholders of International Trade Inc. | |
|
I hope it will not take me long to study it and send you back my comments to it. | |
|
Yours truly, |
|
|
Lesley Brown |
|
Если
отправитель хочет сообщить, что
предварительная договоренность,
достигнутая в личной беседе, по телефону
или на переговорах остается в силе, то
в этом случае используется
|
глагол
toconfirmв
значении «подтверждать, окончательно
согласовать, ратифицировать ранее
достигнутые договоренности».
Наиболее
часто в таком письме-подтверждении
используются следующие фразы: |
Этим письмом подтверждаем наш телефонный разговор ... |
|
We would be grateful if you would confirm ... |
Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы подтвердили ... |
|
In receipt of your letter of... we write to confirm that ... |
Ваше письмо от ... нами получено. Настоящим письмом подтверждаем, что ... |
|
ПРИМЕР
2 1356, High Street, New York, N.Y. USA |
January 15, 2012 |
|
Dear Mr Frank, |
|
|
Further to our telephone conversation about the launch of a promotion campaign of our products we are writing to confirm that we agree to start it in June after you have received all necessary samples. | |
|
Yours truly, |
|
|
Kate Smith, Marketing Manageress |
|
|
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ
Письмо-приглашение
можно рассматривать как часть делового
этикета, в котором существуют свои
правила и нормы. Поводом для приглашения
могут послужить переговоры, ознакомление
партнера с работой вашей компании,
проведение партнерами совместных
собраний, конференций, официальных
или торжественных мероприятий
(презентаций, приемов и т.д.). Уровень
мероприятия диктует форму и стиль
направляемого приглашения. Если речь
идет о рабочей деловой поездке или
обычных деловых переговорах, то
достаточно подготовить деловое
письмо-приглашение. Например: |
18 July 2010 |
|
We have the pleasure to invite you to visit our company to discuss our further cooperation. We suggest that the meeting should be held in Moscow on the 15th August this year. Please let us know if this time is convenient for you. | |
|
Yours sincerely, |
|
|
Ronald Green, General Manager |
|
Правила
делового этикета требуют ответа на
приглашение независимо от того, сможете
вы принять его или нет. В любом случае
необходимо поблагодарить приглашающую
сторону за проявленное внимание. Если
вы принимаете приглашение, можно послать
следующий ответ:
|
Dear Mr Green, |
1 August, 2010 |
|
We have received your letter dated 18 July 2010. |
|
|
We greatly appreciate your invitation to Mr Smith to visit your company. The time of the visit is quite convenient for us. Mr Smith will let you know exact dates as soon as his flight has been arranged. | |
|
Yours sincerely, |
|
|
Kevin Moore, Assistant to General Manager |
|
|
Если
нет возможности принять приглашение,
направляется письмо-извинение с
объяснением причин, почему вы не
можете его принять. Например:
1
August,
2010
Dear
Mr Green,
We
have received your letter dated the 18th July 2010. We thank you
for your invitation to Mr Green to visit your company.
Unfortunately Mr Green is unable to visit you on the 15th
of August as he will be busy.
We
would appreciate if you could postpone the meeting till September
15 if this time is convenient for you.
Yours
sincerely,
Kevin
Moore, Assistant to General Manager
Фразы,
обычно употребляемые во вступительных
абзацах писем-приглашений и ответах
на них: |
Нам было бы очень приятно, если бы Вы смогли посетить ... |
|
We have the honor to invite you to the party on the occasion of... |
Имеем честь пригласить Вас — на вечер по случаю ... |
|
We would be grateful if you could visit ... |
Мы были бы признательны (Вам), если бы Вы смогли посетить ... |
|
We thank you for your invitation ... |
Благодарим за Ваше приглашение ... |
|
Many thanks for your invitation ... |
Большое спасибо за Ваше приглашение ... |
|
We are very grateful ... |
Мы очень признательны ... |
|
We regret we cannot accept... |
К сожалению, мы не сможем принять ... |
|
Unfortunately we are unable to accept your invitation ... |
К сожалению, мы не сможем принять Ваше приглашение ... |
ПИСЬМО
О ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВОЙ ПОЕЗДКИ
При
организации и подготовке деловых
поездок, участия в международных
выставках, семинарах необходимо решать
такие вопросы, как заказ авиа и
железнодорожных билетов, встреча гостей
и размещение их в гостинице. Все это
потребует переписки с соответствующими
организациями. Ниже приводятся образцы
таких писем.
ПРИМЕР
Просьба
об организации визита и бронировании
мест в гостинице
Dear
Mr Brown,
Further
to our telephone conversation I am writing to confirm that the
Managing Director Mr Kennedy will arrive in London 2 May at 9.30.
a.m. on flight BA 767. I would be grateful if you could book a
single room for him for four nights (from 2 to 6 May) in a
first-class hotel near your office. Would you please send details of
the hotel charges.
Please
let me know about the arrangements of Mr Kennedy's visit in more
detail.
Looking
forward to your early reply.
Nancy
Johnson,
Head
of Administration
ПРИМЕР2
Ответ
на просьбу об организации визита
Dear
Ms Johnson,
We
have received your letter concerning Mr Kennedy's visit to London.
We
are glad to let you know that we have reserved accommodation for him
as you requested. I will meet Mr Kennedy at the airport and take him
to the hotel. As for the hotel charges, you will find detailed
information in the brochure attached to this letter.
Besides,
I am sending you with this letter a detailed programme of Mr
Kennedy's visit to London.
Yours
sincerely,
Scott
Bickel,
Deputy
Marketing Director
Выражения,
используемые в письмах об организации
визитов
We
thank you for your letter and have pleasure in reserving
accommodation as required.
Благодарим
Вас за письмо и с удовольствием
зарезервируем номера, как Вы просите.
|
This is to confirm that we have booked a single room from .... to ... |
Настоящим подтверждаем, что мы забронировали одно местный номер с ... по ... |
|
I thank you for your letter and confirm the booking made by you for ... days from ... to ... inclusive. |
Благодарю Вас за письмо и подтверждаю сделанный Вами заказ на ... дня с ... по ... включительно. |
|
Please let me know if you will be able to accommodate group of... persons at hotel. |
Сообщите, пожалуйста, сможете ли Вы разместить в нашей гостинице группу из ... человек. |
|
ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ
Письмо-благодарность
за оказанную помощь, теплый прием и
т.д. является обязательным элементом
английских этикетных норм. Например:
The
Manager 5th May, 2010
John
Brown & Co,
5
Queen Street,
London,
W8 4LT,
England
Dear
Mr Black,
I
would like to thank you most sincerely for your hospitality and
assistance during my business trip to your country.
I
look forward to our further cooperation.
Yourssincerely,
AntonIvanov
Фразы,
обычно используемые в письме-благодарности: |
Я благодарен Вам за ... |
|
We are pleased to receive ... |
Мы рады получить ... |
|
It was a pleasure to hear from you ... |
Нам было приятно получить известие от Вас ... |
|
I wish to thank you most sincerely for your kind letter... |
Я хочу искренне поблагодарить Вас за Ваше любезное письмо ... |
|
I would like to thank you most warmly for your hospitality ... |
Я бы хотел сердечно поблагодарить Вас за гостеприимство ... |
|
I am most grateful to you for your kind invitation to the reception on the occasion of ... |
Я чрезвычайно благодарен Вам за Ваше любезное приглашение на прием по случаю ... |
ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ
Письмо-поздравление
является не только элементом делового
этикета, но и дает возможность сделать
деловые отношения более дружескими,
внести оттенок теплоты и доверительности
во взаимоотношения партнеров.
|
Dear
Mr Brown,
I
have read the news in the Business Journal that you have been
made Chairman of your company.
Please
accept my sincere congratulations and best wishes for the very
best in your future career.
Sincerelyyours,
RobertA.
White
Выражения,
которые можно использовать в
поздравлениях: |
Примите мои самые сердечные поздравления с ... |
|
Please accept my wishes for the very best in your future career... |
Примите мои наилучшие пожелания успеха в Вашей дальнейшей работе ... |
|
Accept my best wishes for continued and increasing success ... |
Примите мои наилучшие пожелания дальнейших успехов ... |
|
Permit me to congratulate you enthusiastically on your ... |
Позвольте мне искренне поздравить Вас с Вашим ... |
|
Best wishes for the Happy and Prosperous New Year! |
Наилучшие пожелания к Новому году! |
|
My best congratulations on the occasion of |
Мои наилучшие поздравления по случаю |
|
I heartily congratulate you on ... |
Сердечно поздравляю Вас с ... |
|
Please accept my very best wishes for your Birthday. |
Примите, пожалуйста, мои наилучшие пожелания с днем рождения. |
|
May we congratulate you on your promotion |
Разрешите поздравить Вас с продвижением по службе ... |
|
We were very pleased to learn of your appointment ... |
Нам было очень приятно узнать о Вашем назначении ... |
ПИСЬМО-ЖАЛОБА
В
деловой сфере могут бьггь разные причины
для жалоб: невыполнение одним из деловых
партнеров обязательств в ходе сделки,
нарушение условий договора, поставка
некачественного товара, неудовлетворительное
выполнение работы, недобросовестное
обслуживание и т.п. В подобных случаях
важно, чтобы ситуация, вызвавшая
недовольство одной из сторон, не
переросла в конфликт между партнерами.
Урегулированию недоразумения может
помочь правильно составленное письмо-
жалоба. Структура такого письма
аналогична структуре любого делового
письма. При написании письма-жалобы
необходимо следующее:
четко
изложите суть претензии (на что конкретно
вы жалуетесь);
сформулировать, каких действий вы ждете от виновника вашей жалобы.
Например:
|
We would like to call your attention to the fact that ... |
Мы хотим обратить Ваше внимание на то, что ... |
|
I would like to remind you that ... |
Я хочу напомнить Вам, что ... |
|
I would like to point out that ... |
Я бы хотел обратить внимание на то, что ... |
|
I believe it is not necessary to remind you that ... |
Я полагаю, нет необходимости напоминать Вам, что ... |
|
If you (your company) do not ..., I will be forced to ... |
Если Вы (Ваша фирма) не ..., я буду вынужден ... |
|
Unless you ..., we will have to ... |
Если Вы не ... , нам придется ... |
|
Например: | |
|
MEMORANDUM |
|
|
То: MD Date: 1 April 2010 |
From: OM |
|
Re: copy machine |
|
|
The copy machine in HR Dept has broken down again. This is the third time this month. Please could you arrange for the maintenance staff to look at it? | |
|
Thank you. |
|
В
строках То: и From:
употреблена
аббревиатура (MD—
ManagingDirector;
ОМ
— OfficeManager),
что
вполне допустимо.
|
EXERCISES Exercise1
Напишите
меморандум на основании следующего
письма и поручите секретарю заняться
указанным в письме делом.
Dear
Mr Green,
Our
Managing Director Mr Smith will arrive in Moscow next week to
negotiate the contract we are planning to sign with your firm.
We will be grateful to you if you book a seat for him on a
flight leaving Moscow on the 18th
of September for Berlin.
We
thank you in advance.
Yours
sincerely,
Jane
Brown, Personal Assistant Exercise2
Объясните,
кому адресованы приведенные ниже
письма, судя по информации внутреннего
адреса: Fitness Center 50 Beach Road, BE Boston MA 02215 USA Attention of Janis Cook |
b) The Secretary Westminster Bank 10 Royal Street London SW1A HG |
|
c) |
d) |
|
Prof Saunders |
General Manager |
|
School of Economics |
Business Center |
|
20 King Street |
12 Tverskaya St. |
|
Edinburgh |
Moscow |
|
Scotland |
|
|
1. Toolmaking Co 20 Chelsea Road Manchester Attention of Mr Harrison |
2. Appointment Officer Overseas Development Company Queen Drive Glasgow G57 8 EA |
|
3. The Secretary International Business Center 25 Oxford St. Liverpool |
4. Dr White c/o Expat Network Ltd 50 South Way Derby UK |
|
5. Import-Export Consultants 25 Forest Street Leeds UK |
|
|
Exercise
4
Подберите
соответствующую заключительную
формулу вежливости к каждому из
вступительных обращений: |
Yours truly |
|
Dear Mr Green |
Yours sincerely |
|
Dear Managing Director |
Cordially |
|
Dear Ms Brown |
Yours faithfully |
|
Gentelmen |
Yours very sincerely |
|
Dear Sir |
Yours very truly |
|
Dear Andrew |
Best wishes |
|
Dear Madam |
|
|
Dear President |
|
Exercise
5
Из
предлагаемых вступительных и
заключительных абзацев подберите пары,
соответствующие каждому из писем (1—4).
We
are looking forward to hearing from you soon.
We
acknowledge with thanks receipt of your letter of September 23.
We
are interested in the automobiles manufactured by your company and
advertised in the latest issue of The Driver.
We have taken steps to ensure that this will not occur again.
Further to our telephone conversation yesterday, I am writing to confirm our order for 10 printer machines Epson LX-100.
I am writing to inform you about some alterations in the arrangements for your visit to our company.
Thank you for your help.
Could you please confirm if these arrangements are acceptable. I am looking forward to
seeing you at the headquarters of G.R.F.
Letter
1
Dear
Ms Drake,
I
am very sorry I will not be able to meet you at the airport. So my
personal assistant, William Reck, will meet you and take you to your
hotel. Our meeting is postponed for two hours, it will start at 2
pm. The rest of your itinerary remains without changes.
Yours
sincerely,
Letter
2
Dear
Sir,
We
very much regret that through a typing error the flight number was
indicated in the confirmation of the reservation as AF-333 instead
of AF-334. We thank you for pointing out this mistake to us.
Yours
faithfully,
Letter
3
Dear
Sir,
Please
send us your latest catalogues and price lists for the latest
models. We would be much obliged if we could have them by return.
Yours
faithfully,
Letter
4
Dear
Mr Duck,
We
agree to the prices and terms of payment stated in you price list. I
would be grateful if you could deliver them within 20 days.
Yourstruly, Exercise6
Определите,
к какому виду делового документа
относится представленный ниже отрывок:
We
are a large record store in the center of Manchester and would like
to know more about the CDs and DVDs you advertised in last month's
edition of Hi Fi. Could you tell us if the products are leading
brand names, or made by small independent companies, and if they
would be suitable for recording classical music, games and video?
We
would appreciate it if you send us some samples.
ВАРИАНТЫ
ОТВЕТОВ
Letter
of enquiry/request 2) CV
Contract 4) Memo
Exercise
7
Выберите
слова или сочетания слов для заполнения
пропусков так, чтобы они отражали
особенности оформления служебной
записки.
То : Secretarial
Supervisor
) : Jane
Brown
) : Demonstration
of new office equipment
The (3) of Smart Equipment will visit us on 28 April to demonstrate their new
computer and fax-machine which you are sure to be interested in.
Please arrange the time to meet him so that all your staff could be present.
(4)