Тема 4.7. Подготовка и проведение конфиденциальных совещаний и переговоров

При изучении данной темы необходимо прежде всего уяснить причины, по которым конфиденциальные совещания и переговоры требуют особой организации и документационного обеспечения. При рассмотрении этапов организации и проведения конфиденциальных совещаний и переговоров следует обратить внимание на состав лиц, ответственных за эту работу, на содержание документов-приглашений (писем, служебных записок), на порядок составления списков участников и материально-технического обеспечения. Необходимо иметь в виду, что целесообразно раздавать участникам специальные носители (листы бумаги, блокноты) для записей и для сторонних лиц пересылать их самостоятельно. Следует также обратить внимание на особенности формирования повестки дня и ведения протокола мероприятия (последний при необходимости может быть не единым, а разрозненным).

Раздел 5

ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Тема 5.1. Общие требования к текущему хранению и использованию

конфиденциальных документов

При изучении данной темы целесообразно использовать литературу как по документационному обеспечению управления, так и по информационной безопасности организаций.

Режим хранения и использования конфиденциальных документов представляет собой комплекс организационных, правовых и технических мер, призванных обеспечить физическую сохранность документов и безопасность содержащейся в них информации, то есть минимизацию вероятности ее утечки и утраты.

Соответственно, во-первых, должен быть строго регламентирован порядок доступа к конфиденциальным документам и обращения с ними. При выдаче конфиденциальных документов и дел на руки правомочным пользователям необходимо заполнять соответствующие учетные формы (чтобы обеспечить такой важный принцип конфиденциального делопроизводства как персональная ответственность лиц, работающих с конфиденциальной информацией и документами, эти формы должны содержать графы, в которых проставляются фамилии и личные подписи соответствующих лиц как при выдаче, так и при возврате документов), а пользователи обязаны соблюдать установленный порядок работы с этими документами.

Во-вторых, должны быть созданы необходимые физические и технические условия для обеспечения физической и информационной сохранности документов. Что касается физической сохранности документов, то она должна быть обеспечена и для открытых документов (определенные характеристики помещений, сейфов и т.п.). Что касается конфиденциальных документов, то здесь следует создать условия для нивелирования возможности доступа к ним неправомочных лиц.

Тема 5.2. Проверки наличия конфиденциальных документов

Проведение проверок наличия конфиденциальных документов является важной составляющей конфиденциального делопроизводства, в которой реализуются многие его принципы. При изучении данной темы необходимо уяснить различные виды проверок, их целевую направленность, особенности проведения и документального закрепления. Следует иметь в виду, что эти проверки можно классифицировать по различным основаниям: по периодичности, по целям и другим основаниям.

Изучая различные виды проверок целесообразно акцентировать внимание на особенностях их организации и документирования.