Тема 4.5. Систематизация конфиденциальных документов и формирование конфиденциальных дел

Приступая к изучению данной темы необходимо вспомнить основные принципы и этапы систематизации и подготовке к хранению открытых документов. Как и на других стадиях организации работы с документами, здесь будут осуществляться аналогичные процедуры, но в более усложненной форме, обусловленной требованием защиты конфиденциальных документов.

Прежде всего следует обратить внимание на номенклатуру конфиденциальных дел: выявить ее особенности, статус, принципы ведения, структуру. Дело в том, что она, как правило, автономна относительно общей номенклатуры дел, имеет соответствующий гриф конфиденциальности, усложненный формуляр и порядок ведения. При составлении номенклатуры конфиденциальных дел обязательно должны учитываться существующие в организации перечни конфиденциальных сведений и конфиденциальных документов, утвержденные в установленном порядке.

Формирование конфиденциальных документов в дела и оформление дел (обложки, внутренней описи), порядок изъятия конфиденциальных документов из дел также имеют свои особенности, продиктованные необходимостью защиты содержащейся в документах информации и метаданных. Так же, как и обычные дела, конфиденциальные дела могут быть выданы во временное пользование, но здесь обязательно должна быть учтена существующая в организации система доступа к документам и информации. Для того, чтобы она не была нарушена, и в то же время, чтобы правомочный пользователь оперативно получил необходимые данные, следует продуманно распределять документы в дела, учитывая при этом не только традиционные критерии (вид документа, тематику), но и гриф конфиденциальности, то есть степень ограничения доступа к документам. Именно в этих процедурах наиболее ярко прослеживается тесная взаимосвязь между правовыми, организационными и техническими аспектами конфиденциального делопроизводства. Поэтому при формировании дел целесообразно использовать перечни конфиденциальных сведений и конфиденциальных документов, поскольку конфиденциальность конкретных сведений и, соответственно, документов, как правило, имеет ограниченный срок, и поэтому не должно получиться так, что к одним документам дела в определенный момент времени становится свободный доступ, а другие остаются конфиденциальными. Таким образом, в одно дело не следует направлять документы с различными сроками (периодами) конфиденциальности. В противном случае будет нарушен баланс между правом на доступ к открытой информации и необходимостью ограничения доступа к определенным документам.

Тема 4.6. Экспертиза ценности конфиденциальных документов и подготовка их к архивному хранению

Что касается экспертизы ценности конфиденциальных документов, то она проводится, в целом, в том же порядке, что и экспертиза ценности обычных документов, но здесь также будут некоторые особенности, обусловленные спецификой конфиденциального делопроизводства. В частности, эта процедура должна проводиться так часто, чтобы, с одной стороны, не перегружался ненужными документами архив организации, а с другой стороны, не было бы лишнего обращения к конфиденциальным документам. Одновременно с распределением документов на уничтожение или длительное хранение в ходе экспертизы может осуществляться снятие грифа конфиденциальности с определенной части документов. Естественно, что в состав экспертных комиссий должны входить лица, имеющие право доступа к соответствующим документам. Перераспределение документов по делам в зависимости от изменения (отмены) грифов ограничения доступа и сроков хранения является чрезвычайно сложной процедурой и должно осуществляться компетентными лицами и в соответствии с едиными правилами и четко документироваться.

При изучении данной темы следует обратиться к следующим нормативным актам: ФЗ «Об архивном деле в РФ», Положение об Архивном фонде РФ, Примерное Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия.

Целесообразно проанализировать типовой порядок подготовки документов к архивному хранению, передачи их в архивные учреждения, уничтожения документов с учетом нормативных и организационных особенностей правового режима конфиденциальных документов.