5.2. Документація руху запасів на атп

Рух запасів на АТП відображається відповідно до виробничої програми норм витрат відповідно первинними документами.

Процес придбання запасів на автомобільному транспорті полягає в тому, що підприємства купують паливо, матеріали, запасні частини й інші цінності, необхідні для нормальної експлуатаційної діяльності. При цьому використовуються документи, які характеризують кількісну і якісну сторони. До документів, що характеризують кількісну сторону відносять: товарно-транспортна накладна, рахунок-фактура, накладна, специфікація, пакувальні ярлики.

До документів, які характеризують якісний бік, відносять: сертифікати, заключення лабораторій тощо.

Крім документів, які характеризують кількість та якість використовуються розрахункові документи: платіжні вимоги, платіжні доручення, акредитиви тощо. Відпуск запчастин зі складу здійснюється на підставі розрахункових документів : лзк, вимог, накладних(на передачу агрегатів, з/ч, при внутрішньому переміщенні). Необхідно пам'ятати, що пальне на АТП надходить з одиницями виміру ваги, а відпуск їх здійснюється за одиницями виміру об’єму.

Ліміт витрачання запасів для виробничих потреб АТП встановлюється відділом постачання або іншим відділом за погодженням з керівником підприємства на підставі відповідних розрахунків планово-виробничого відділу. Встановлені ліміти витрачання матеріалів можуть змінюватися при визначенні залишку матеріалів у виробництві (в майстернях, автоколонах) на початок місяця, зміни якості матеріалів або виправлення помилок, допущених при розрахунку ліміту. Зміна ліміту проводиться особами, яким надано право їх затвердження. Зміна лімітів за минулий період часу не допускається.

При лімітуванні витрачання запасів на експлуатацію і ремонти основними документами для відпуску матеріалів зі складів є лімітне - забірна картка або групова відомість обліку використання лімітів.

Лімітне - забірні картки призначені для оформлення відпуску матеріалів, які систематично використовуються для виготовлення продукції, ремонтів рухомого складу, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів.

Відпуск матеріалів на сторону а також підприємствам АТП, що знаходяться на іншій території оформлюють відповідно товарним документом і пропуском на вивезення/винесення відповідних запасів. На деяких АТП пропуском слугує один із примірників товарне-транспортної накладної, на якій проведено відповідним чорнилом лінію.

5.3. Облік руху пмм

Облік ПММ здійснюється за його видами, місцями зберігання, МВО Для обліку надходження і витрачання палива у кількісному і грошовому виразі у Плані рахунків передбачений рахунок 20 "Виробничі запаси", субрахунок 203 "Паливо".

Наявність і рух різних видів палива: рідкого, твердого, газоподібного тощо в дображається на окремих субрахунках, тобто до субрахунку 203 "Паливо" згідно з інструкцією пре застосування Плану рахунків відкривають нові субрахунки 2 та 3 порядку, тому для правильної організації обліку ПММ, АТП використовують субрахунки 3 порядку, а крім того допоміжні аналітичні рахунки.

Наприклад:

2031 "Нафтопродукти";

2032 "Тверде паливо";

2033 "Газоподібне паливо";

2034 "Інші види палива".

Аналітичний облік ПММ ведеться за їх видами, місцями зберігання та МВО. У аналітичному рахунку 2031-1 "Нафтопродукти на складі", підприємства, які мають приміщення для збереження ПММ, обліковують наявність і рух усіх видів нафтопродуктів, що знаходяться на нафтоскладах, пунктах заправки, виробничих відділах, у відділеннях, бригадах, у ваговому і грошовому виразі.

На аналітичному рахунку 2031-2 "Нафтопродукти в талонах" обліковують талони на бензин, дизельне паливо і мастильні матеріали в одиницях виміру, зазначених у талонах і у вартісному виразі отримані матеріали відповідними особами.

На аналітичному рахунку 2031-3 "Нафтопродукти в баках транспортних засобів" обліковується бензин і дизельне паливо, отримані водієм з нафтоскладу і АЗС.

Основою для списання палива в Дт 2031-3 є відомість обліку видачі нафтопродуктів і подорожній лист.

Сальдо на кінець місяця по цьому субрахунку 2031-3 повинне відповідати наявності палива в баках на цю дату. Тому, на кожне перше число місяця здійснюється інвентаризація залишків палива в баках із складанням інвентаризаційного опису. Основою для списані я палива що рахується в баках транспортних засобів, є зведена відомість обліку витрат ПММ, яка складається на основі карток обліку витрат палива по всіх автомобілях в розрізі видів палива.

На аналітичному рахунку 2032 'Тверде паливо" обліковується вугілля, торф, дрова та інші відходи виробництва; інші вторинні МЦ, що використовують як тверде паливо.

На субрахунку 2033 "Газоподібне паливо" обліковують газоподібне палив з, скраплений газ, що знаходиться на складі або підзвіті у водіїв .

По кожному виду палива ведуть кількісний облік:

Бензин - за його марками в літрах;

ДП - в літрах;

Скраплений нафтовий газ - в літрах скрапленого газу;

Скраплений природний газ - в м. куб.;

Моторні, спеціальні, пластикові масла - в літрах.

В зв'язку із тим, що норми витрат бензину і ДП встановлено в літрах, ПММ на складах і у сховищах ведуть в літрах і в кілограмах.

На АТП користуються послугами АЗС свого підприємства та інших підприємств.

Якщо АЗС свого підприємства, то основним документом на списання пального будуть наступні документи:

- відомість обліку видачі нафтопродуктів;

- звіт МВО АЗС;

- подорожній лист;

- картка обліку витрат палива автомобіля;

- зведена відомість обліку витрат ПММ за місяць.

Якщо АЗС сторонні, то основні документи:

- подорожній лист;

- особова картка водія;

- розрахунок за економією ПММ(премія);

- розрахунок перевитрат ПММ(віднесено на водія, підприємство);

- чек ЕККА АЗС; авансовий звіт водія.

Заправка автомобіля може здійснюватися як за готівку, так і в безготівковому варіанті.

При заправці автомобіля на сторонній АЗС за готівку водій отримує готівку два рази на місяць і при цьому складає авансовий звіт.

Закупка нафтопродуктів за безготівковий рахунок здійснюється декількома способами, а саме:

1. якщо підприємство має гараж, спеціальні ємності для зберігання, то заправка палива в баки машин здійснюється в гаражі;

2. заправка паливом здійснюється у підприємства, яке торгує нафтопродуктами;

3. шляхом видачі талонів на бензин з наступною заправкою на АЗС.

Як правило МВО на АТП отримує талони від постачальника нафтопродуктів. Талони реєструються в спеціальній книзі, яка пронумерована, прошнурована, затверджена підписами головного бухгалтера та печаткою. Видачу талонів здійснюють по видатковим ордерам на кожного водія.

АЗС самостійно розробляє форми талонів на відпуск ПММ. Талони на відпуск ПММ є бланками суворої звітності і обліковуються на забалансовому рахунку 08 "Бланки суворого обліку".

На даний час існує багато талонів, які умовно можна поділити на 3 основні групи:

1. кількісно-сумовий талон, в якому вказується марка, кількість і вартість пального, такий талон є зобов'язанням продавця відпустити визначену кількість ПММ, вказаної марки за конкретною ціною;

2. кількісний талон - вказані марка і кількість пального, тобто: зобов'язань відпустити визначену кількість ПММ конкретної марки;

3. вартісний талон, в якому вказані марка палива і загальна вартість талону. При пред'явленні такого талону підприємство зобов'язане відпустити пальне конкретної марки на визначену суму по ціні, яка буде діяти на момент отоварення талону.

Облік операцій з купівлі ПММ наступний: