1.2 Закрытие месяца: последовательность действий

Закрытие месяца - это последовательность действий, выполняемых пользователем в 1 С:Бухгалтерии 8 при подведении итогов с целью опре­деления финансовых результатов деятельности предприятия за месяц. В отличие от работы бухгалтера в течение месяца, когда в программе с по­мощью различных документов фиксируются факты хозяйственной жизни, при закрытии месяца необходимо сформировать записи в учетных регист­рах бухгалтерского и налогового учета, которые носят расчетный ха­рактер:

• начисление амортизации основных средств и нематериальных ак­тивов;

• погашение стоимости спецодежды и спецоснастки;

• списание расходов будущих периодов;

• распределение косвенных расходов;

• расчет и корректировка фактической себестоимости полуфабри­катов, продукции и услуг;

• закрытие счетов финансовых результатов;

• другие операции.

За каждой расчетной операцией не стоит никаких фактических дей­ствий с ценностями, поэтому документ, которым расчетные операции от­ражаются в учете, выделен в особую категорию. Он называется Регла­ментная операция. Для удобства работы пользователей в 1 С:Бухгалтерии 8 предусмотрена специальная обработка, позволяющая выполнять регламентные операции (создавать документы Регламентная операция) в пакетном режиме. Обработки называется Закрытие месяца (раздел Учет, налоги, отчетность, подраздел Закрытие периода, пункт Закрытие месяца).

На рис. 1.5 приведен пример перечня операций, выполняемых этой обработкой.

Для каждой организации перечень регламентных операций «индиви­дуален». Например, если организация не применяет упрощенную систему налогообложения, не требуется выполнять регламентную операцию по расчету расходов, признаваемых для целей УСН. Если организация не осуществляет розничную торговлю, то не требуется производить расчет реализованной торговой наценки, и т. д.

Перечень операций, выполняемых при закрытии месяца, определяет­ся сочетанием следующих факторов:

• настройками параметров учета, применяемыми для организации;

• параметрами учетной политики, применяемыми в закрываемом месяце;

• совокупностью данных, зарегистрированных в программе до на­чала закрытия месяца.

Рис. 1.5 - Обработка Закрытие месяца

На первом этапе выполняются следующие регламентные операции:

• производится корректировка стоимости номенклатуры с учетом дополнительных расходов по ее приобретению;

• формируются регламентные операции по учету НДС;

• начисляется амортизация по амортизируемому имуществу (ос­новным средствам, нематериальным активам);

• погашается стоимость специальной одежды и специальной осна­стки (при линейном способе погашения стоимости);

• переоцениваются валютные средства и обязательства, выражен­ные в иностранной валюте и условных единицах;

• производится списание расходов будущих периодов;

• выполняется расчет торговой наценки по проданным товарам;

• производится расчет расходов, признаваемых для целей упро­щенной системы налогообложения.

Перечисленные операции относятся к различным аспектам учета и могут выполняться независимо друг от друга. Так, например, выполнение регламентных операций по НДС необходимо для формирования книг по­купок и продаж. Эти операции выполняются бухгалтером по мере готов­ности первичных документов по учету НДС. Расчетные операции начис­ления амортизации, погашения стоимости спецодежды и спецоснастки, списания расходов будущих периодов могут быть выполнены также неза­висимо от других операций по мере готовности учетных данных.

Как уже отмечалось ранее, часть операций первого этапа организа­ции выполнять может и не потребоваться. Например, если организация не применяет УСН, то не требуется выполнять регламентные операции, свя­занные с расчетом расходов, признаваемых для целей УСН. В форме об­работки Закрытие месяца на основе анализа параметров учетной полити­ки организации для закрываемого месяца соответствующие операции бу­дут скрыты. Если из настроек учетной политики организации следует, что счет 42 не используется, то из списка регламентных операций исключает­ся расчет торговой наценки по проданным товарам.

Приведенные примеры иллюстрируют исключение операций из пе­речня выполняемых на основе анализа настроек, выполняемых заранее. Кроме этого, операция может быть исключена из перечня обязательных для выполнения на основании анализа данных учета. Например, если на счете 97 «Расходы будущих периодов» отсутствует информация об остат­ках на начало месяца, из перечня регламентных операций закрытия теку­щего месяца будет исключена операция списания расходов будущих пе­риодов. Тот же подход применяется для начисления амортизации основ­ных средств и погашения стоимости спецматериалов: при отсутствии в организации основных средств не предлагается выполнить операцию на­числения амортизации; если в организации отсутствуют спецматериалы, стоимость которых погашается линейным методом, не предлагается вы­полнять регламентную операцию погашения их стоимости.

Второй этап закрытия месяца состоит из единственной регламент­ной операции Расчет долей списания косвенных расходов.

Приступить к этому этапу можно только после успешного заверше­ния регламентных операций первого этапа. Такое ограничение определя­ется его целями - определение долей списания косвенных расходов меж­ду видами деятельности с различными системами налогообложения. За­няться распределением косвенных расходов мы сможем только после то­го, как суммы этих расходов за месяц полностью сформированы. Опера­ции первого этапа могут влиять на формирование сумм косвенных расхо­дов (амортизация, страховые взносы и т. п.), это и накладывает ограниче­ние на последовательность действий.

На третьем этапе производится закрытие счетов производственных и коммерческих затрат, расчет фактической себестоимости произведен­ных в течение месяца полуфабрикатов, готовой продукции, работ и услуг, корректировка себестоимости передачи полуфабрикатов, реализации про­дукции (работ, услуг). Также при необходимости производится распреде­ление расходов по видам деятельности для организаций, применяющих УСН и для учета индивидуальных предпринимателей (если закрытие ме­сяца производится по индивидуальному предпринимателю, уплачиваю­щему НДФЛ). Как и для первого этапа, действия, не выполняемые в рам­ках текущего закрытия месяца, будут исключены из списка регламентных действий.

Четвертый этап состоит из следующих видов операций:

• Закрытие счетов 90, 91;

• Расчет налога на прибыль;

• Списание убытков прошлых лет;

• Реформация баланса.

Приступать к этому этапу следует только после окончания регла­ментных операций предыдущего этапа, которые в значительной мере мо­гут повлиять на результаты закрытия счетов 90 и 91. Первая из перечис­ленных операций выполняется ежемесячно, остальные - по необходимо­сти. Расчет налога на прибыль производится только, если организация является плательщиком этого налога и ведет налоговый учет по этому налогу. Списание убытков прошлых лет производится при наличии по данным учета убытков прошлых лет. Реформация баланса выполняется по итогам года, завершающими записями декабря.

Поскольку выполнение регламентных операций может производить­ся поэтапно, а также различными исполнителями в разное время, то у главного бухгалтера или ответственного сотрудника бухгалтерии должен быть механизм контроля текущего состояния регламентных операций. С этой целью в левой части формы Закрытие месяца (рис. 1.6) справочно приводится информация:

• о выполненных операциях;

• об операциях, которые необходимо выполнить повторно;

• об операциях, выполненных с ошибками;

• о пропущенных и невыполненных операциях.

Также напротив каждой операции, выполняемой при закрытии меся­ца, отображается текущее состояние выполнения операции. Щелчком мыши по наименованию операции можно получить доступ к дополни­тельной информации по выбранной операции (рис. 1.7).

Если операция выполнена с ошибками, то информация о выявленных ошибках сохраняется в информационной базе и может быть проанализи­рована в любой удобный момент (рис. 1.8), а также выведена на печать.

Рис. 1.8 - Информация об ошибках при выполнении регламентной операции

Это позволяет производить анализ выявленных ошибок не только при непосредственном выполнении регламентной операции пользовате­лем, но и позднее, другими пользователями программы, например руко­водителем подразделения или главным бухгалтером. В случаях, когда ошибка обнаружена в конкретном документе, по ссылке можно открыть соответствующий неверно заполненный документ и исправить обнару­женную ошибку. После повторного выполнения регламентной операции список ошибок формируется заново, а в случае успешного выполнения - очищается.

Также из формы закрытия месяца можно сформировать краткую пе­чатную форму отчета о выполнении операций и получить справки-расчеты по регламентным операциям..

Ознакомившись с инструментами, предоставляемыми программой для закрытия месяца, приступим к их практическому применению.