2.3. Проектування, впровадження та удосконалення системи ксбо

Підготовка підприємства до комп'ютеризації починається з видання наказу про зміни в його структурі, документообігу, розподілу обов'язків між працівниками, переходу на нову технологію обробки облікової інформації. Такий наказ видається в довільній формі, але в ньому обов'язково зазначаються строки переходу до нової технології та особи, які відповідають за впровадження і експлуатацію інформаційної системи. Цей наказ також може бути включений до складу Наказу про облікову політику підприємства.

Якщо на підприємстві панує несистемний (індуктивний) підхід до створення КСБО, який можна подати у вигляді схеми (рис. 3.14), то максимальної ефективності при впровадженні досягнути не вдасться.

Рис. 3.14. Несистемний підхід до обробки інформації

Правильним буде наступний підхід: виходячи із загальної мети, формуються окремі вимоги, на підставі яких створюються частини системи (підсистеми) та її компоненти. Саме таким чином в кінцевому результаті формується КСБО та КІСП в цілому.

На стадії проектування формулюють вимоги до створюваної КСБО. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців - юристів, програмістів, інженерів, керівників підрозділів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати з КСБО. При проектуванні уточнюють процедури взаємодії облікового персоналу і напрямки руху документів в системі, узгоджують і затверджують форми необхідних звітів, складають проектну документацію (як документацію користувача, так і технічну). При цьому фірма-розробник програмного забезпечення, аналізуючи технологію роботи бухгалтерії замовника та структуру системи бухгалтерського обліку, пропонує заходи з перерозподілу виконавців між ділянками роботи та організації їх взаємодії. На етапі проектування системи слід мати на увазі, що комп'ютеризація - це постійний процес. Тому замовнику слід зафіксувати в договорі з розробником права на певні зміни технічного завдання в процесі проектування.

Важливою проблемою, на яку слід звернути увагу при проектуванні КСБО, є можливість пристосування програм до змін в законодавстві. Незважаючи на те, що бухгалтерський облік є найбільш регламентованою управлінською діяльністю, його не можна розглядати як назавжди побудований жорсткий механізм, сутність якого зводиться до незмінних алгоритмів і програм. Навпаки, він є динамічною системою, що постійно удосконалюється та змінюється. Все це потребує передбачення можливості для постійної адаптації до змін, що виникають у зв'язку з вимогами удосконалення управління та змінами в законодавстві. Якщо під час проектування КСБО цей аспект обліку не врахувати, то експлуатація КСБО може значно ускладнитись, а іноді стати й зовсім неможливою.

Впровадження та удосконалення системи

Після того, як проект КСБО створено, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий підбір працівників та їх підготовка до роботи в інформаційній системі. Підготовка персоналу може проводитися силами розробників системи (лекції, семінари, практичні заняття) або за допомогою спеціальних курсів підвищення кваліфікації. Під час такого навчання кожен працівник має не тільки зрозуміти зміни у своїх посадових обов'язках, але й навчитися роботі з комп'ютерною технікою. Таке навчання може передбачати також опанування типових, найпоширеніших програмних засобів (наприклад Microsoft Office, Windows).

Паралельно з підготовкою персоналу проводять роботи з встановлення та налагодження апаратних і програмних засобів, визначають місця встановлення комп'ютерів, засоби їх охорони, осіб, відповідальних за збереження та супровід програмного забезпечення, встановлюють необхідні пакети програм. В разі необхідності виконують будівельно-монтажні роботи, пов'язані з прокладанням кабелів, встановленням обладнання, зміною освітлення місць, де встановлюються комп'ютери. Перед впровадженням системи важливо, щоб були проведені попередні випробування для перевірки коректності роботи технічних та програмних засобів, можливості використання прикладного програмного забезпечення розробником.