KITpdf

Текстовый процессор Word. Функциональные возможности.

Microsoft Word– это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации, хранения и печати текстовых документов.

Word выполняет следующие основные функции:

−набор и модификация алфавитно-цифровой информации;

−форматирование символов с применением множества шрифтов разнообразных начертаний и размеров;

−форматирование страниц, включая колонтитулы и сноски;

−формирование документа (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей, вставка таблиц графических объектов);

−сохранение файла документа;

−проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов;

−поиск сохраненных файлов;

−вставка объектов из несамостоятельных приложений Windows и поддержка OLE-технологии.

Настройка рабочей среды Word.

Назначение – установить параметры, определяющие удобный режим работы пользователя.

−установка режима отображения документа на экране Разметка страницы

(еще есть: Обычный, Веб-документ): Вид / Разметка страницы;

−выбор масштаба отображения документа - Вид / Масштаб / По ширине

страницы;

−установка границ области текста – Сервис / Параметры / Вид / флажок перед режимом границы текста;

−отображение полос прокрутки - Сервис / Параметры / Вид / флажки перед Вертикальная полоса прокрутки и Горизонтальная полоса прокрутки;

−отображение масштабных линеек – Вид / флажки перед Линейка и Сервис

/Параметры / Вид / флажки перед вертикальная линейка;

−отображение панелей инструментов Стандартная и Форматирование – Вид / Панели инструментов / флажки перед названием нужных панелей и снять флажки перед остальными;

−отображение непечатаемых символов – кнопка Непечатаемые символы

(знаки) на панели инструментов Стандартная или Сервис / Параметры / флажок перед все в разделе Знаки форматирования.

Технология работы.

Основные этапы создания документа

−создание нового документа;

−открытие существующего документа;

−набор текста;

−редактирование текста;

−форматирование текста;

−формирование документа;

−сохранение документа;

−просмотр и печать документа.

Создание нового и открытие существующего документа

Создание нового документа можно выполнить по одному из следующих вариантов:

Файл / Создать;

кнопка Создать на панели инструментов Стандартная; автоматический переход в этот режим сразу после запуска Word. Открытие существующего документа может быть выполнено:

Файл / Открыть;

кнопка Открыть на панели инструментов Стандартная; открытие файла в программе Проводник.

Сохранение документа

Сохранение документа выполняется по одной из двух команд:

Файл / Сохранить и Файл / Сохранить как …

Отметим также, что первой из этих команд (команде Сохранить) соответствует кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная.

При первом сохранении документа действия обеих команд идентичны, а именно: появляется диалоговое окно Сохранение документа, в котором пользователь должен установить нужную папку (поле Папка с раскрывающимся списком) и ввести с клавиатуры имя файла.

При второй и последующих попытках сохранения документа действия команд

Сохранить и Сохранить как … различны:

−по команде Сохранить как … всегда выдается диалоговое окно Сохранение документа и, таким образом, пользователь имеет возможность изменить любой из параметров сохранения – папку, имя файла и/или тип файла (об этом параметре будет сказано ниже);

−по команде Сохранить сохранение документа происходит по ранее установленным параметрам без выдачи диалогового окна Сохранение документа.

Наиболее часто при сохранении документа Word в качестве параметра Тип файла используют два варианта - *.doc и *.rtf. Сохранение с типом *.rtf используют в тех случаях, когда предстоит перенос файла документа на другой компьютер, на котором возможно установлена другая версия Word. Текст в формате *.rtf занимает больший объем памяти, чем текст в формате *.doc. Поэтому, если вся работа с документом выполняется на одном компьютере, то целесообразно использовать тип файла *.doc.

В поле Тип файла диалогового окна Сохранение документа по умолчанию высвечивается тот тип файла, который установлен по команде: Сервис / Параметры / вкладка Сохранение / выбор нужного варианта (например, Документ Word (*.doc)) в раскрывающемся списке сохранять файлы Word как: / ОК.

Word предоставляет возможность пользователю задать режим автосохранения документа, при котором через определенный период времени, заранее установленный пользователем, выполняется команда Сохранить. Данный режим устанавливается по команде: Сервис / Параметры / вкладка Сохранение / установка флажка перед параметром автосохранение каждые: с указанием временного периода в поле минут.

Таким образом, рекомендуется использовать при работе над документом следующий порядок сохранения:

−сразу после выполнения команды Создать в начале работы над новым документом выполнить команду Сервис / Параметры / и на вкладке Сохранение диалогового окна Параметры установить тип файла по умолчанию (*.doc или *.rtf.) и режим автосохранения с временем 5-10 минут;

−выполнить команду Сохранить как … и задать в диалоговом окне Сохранение нужную папку и имя файла;

−если режим автосохранения не задан, то в процессе работы пользователь должен периодически выполнять щелчок по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Указанный порядок работы избавит пользователя от необходимости повторной работы над документом при сбоях в работе компьютера или неисправностях электросети.

Если пользователь делает попытку закрыть документ, последняя версия которого не была сохранена, то Word выдает окно системных сообщений с предложением пользователю сохранить документ.

Набор текста

Основные правила ввода текста

Microsoft Word сам выравнивает текст при вводе в соответствии с выбранным способом форматирования;

переход к новому абзацу происходит при нажатии клавиши Enter;

неправильную расстановку пробелов Word трактует как грамматическую ошибку. Правила расстановки пробелов см. в пособии: № 1185 "Оформление отчетной документации средствами пакета MS Office";

Установка автоматического переноса: Команда: Сервис / Язык / Расстановка переносов

Выбор языка: Команда: Сервис / Язык / Выбрать язык…

Проверка орфографии

Word может автоматически проверять написание слов путем сравнения слова в набранном документе со словами, содержащимися в его специальных словарях. Для проверки слов по мере ввода выполните команду:

Сервис \ Параметры \ вкладка Правописание — установить флажок Автоматически проверять орфографию.

По мере ввода Word проверяет набираемые слова и те из них, которых нет в его словаре, подчеркивает красной волнистой линией.

Если в тексте есть слова подчёркнутые красной линией, Вы можете: отредактировать слово, исправив ошибку; установить на слово указатель мыши и щёлкнуть правой кнопкой, в этом случае

на экране появится контекстное меню "Орфография", содержащее — примеры написания этого слова, щелчок по нужному варианту изменит слово в документе;

командой "Пропустить всё" снять красное подчеркивание и указать на недопустимость подчеркивания этого слова и в дальнейшей работе над данным документом;

командой "Добавить" — добавить данное слово в пользовательский словарь;

командой "Орфография" вывести на экран диалоговое окно "Орфография" и выбрать один из предлагаемых вариантов написания данного слова или включить его в один из словарей.

Проверка грамматики

Автоматическая проверка грамматики дает возможность избавиться от громоздких и неграмотно составленных предложений. Грамматические ошибки подчеркиваются зеленой линией. Для включения режима автоматической проверки грамматики выполните команду:

Сервис \ Параметры \ вкладка Правописание — установить флажок Автоматически проверять грамматику.

Для проверки грамматики в уже набранном тексте: установите курсор вставки в начало текста;

выполните команду Сервис \ Правописание.

Если в предложении найдена орфографическая ошибка, то на экране появляется диалоговое окно Орфография, если найдена грамматическая ошибка, то появляется окно Грамматика.

Вполе Предложение отображается предложение, в котором содержится ошибка.

Вполе Варианты содержатся советы по исправлению предложения.

Кнопка Подробности служит для вывода окна Грамматические пояснения (грамматические или стилистические правила) на экран. Вам предоставляется возможность:

выбрать один из вариантов из списка и щелкнуть кнопку Изменить для вставки измененного предложения в текст;

оставить предложение в неизмененном виде — щелчок по кнопке Следующее; игнорировать ошибки — щелчок по кнопке Пропустить; отключить правило, которое привело к предупреждению об ошибке щелчок по

кнопке Опустить правило.

После завершения грамматической проверки на экран выводится диалоговое окно

Статистика удобочитаемости.

Работа с элементами Автотекста

При наборе больших документов приходится вводить повторяющиеся словосочетания. Word дает Вам возможность существенно ускорить работу за счет единичного набора фрагмента и включения его в список элементов Автотекста. Инструмент Автотекст позволяет сохранить текстовый или иной материал и многократно его использовать.

При сохранении какого—то фрагмента в списке элементов Автотекст, можно дать ему простое, легко запоминающееся имя, которое ввести быстрее и проще, чем сам фрагмент.

Для создания элемента Автотекста: нужно выделить его в тексте;

выполнить команду Вставка \ Автотекст… \ Создать; в диалоговом окне Создание элемента Автотекста, в поле Имя элемента

автотекста ввести имя элемента.

Для вставки элемента Автотекста в текст: установите курсор в место вставки элемента;

введите имя элемента и нажмите клавишу<F3>.

Если пользователь забыл имя элемента Автотекста его можно выбрать из списка: установите курсор в место вставки элемента;

выполните Вставка \ Автотекст… \ Автотекст;

выберите из списка нужный элемент щелчком по его имени; щелкните по кнопке Вставить.

В качестве элементов Автотекста целесообразно использовать часто используемые термины (особенно англоязычные) и собственные имена.

Нерастяжимый (неразрывный) пробел

Используйте специальный символ Нерастяжимый пробел (Ctrl + Shift + пробел) для разделения следующих слов: 2005 г., т. к., т. е., Иванов И.И., пр. Октября и т. д.

Редактирование текста

Объединение и разбивка абзацев

Объединение:

курсор вставки установите в конец первого абзаца; нажмите клавишу Delete на клавиатуре, т.е. удалите символ ¶

Разбивка:

курсор вставки установите в конец предложения и нажмите Enter.

Вставка и удаление строк

Вставка пустой строки выполняется следующим образом:

установите курсор вставки в начало строки, перед которой (или в конец строки после которой) должна располагаться пустая строка;

нажмите Enter.

Удаление пустой строки – нажатие клавиши Delete перед символом ¶.

Использование буфера обмена для копирования и перемещения фрагментов текста

Для копирования фрагмента текста необходимо:

выделить копируемый фрагмент; скопировать выделенный фрагмент в буфер обмена по команде :Правка\

Копировать\ или щелкнуть по кнопке "Копировать" на стандартной панели инструментов;

установить курсор вставки в место куда следует скопировать фрагмент; для вставки фрагмента из буфера обмена выполнить команду Правка\

Вставить\ или щелкнуть кнопку "Вставить" на стандартной панели инструментов.

Перемещение выполняется по тем же правилам, что и копирование, только вместо команды Правка\ Копировать используется команда Правка \ Вырезать или кнопка Вырезать на стандартной панели инструментов.

Копирование и перемещение фрагментов текста без использования буфера обмена

После выделения фрагмента:

для перемещения – перетащить на новое место;

для копирования – перетащить, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

Копирование и перемещение фрагмента текста из одного документа в другой

Копирование фрагмента из одного документа в другой осуществляется следующим образом:

откройте два документа по команде Файл \ Открыть \; перемещение из одного документа в другой можно осуществлять по команде

Окно \, выбрать документ из списка\ (следует помнить, что активный документ в списке ОКНО помечен флажком);

выделить фрагмент для копирования в нужном документе и выполнить командуе Правка \ Копировать (или щелкнуть по кнопке Копировать);

открыть документ, в который будет копироваться фрагмент, и установить курсор в место вставки фрагмента;

выполнить Правка \ Вставить \.

Тема 7. Системы обработки табличной информации Табличные процессоры: функциональные возможности.

Программы для обработки табличных данных появились одновременно с созданием персональных компьютеров и наряду с другими программами офисного назначения, в частности с текстовыми процессорами, способствовали росту популярности ПК. Эти программы называются табличными процессорами или электронными таблицами.

Наиболее известными табличными процессорами были Quattro Pro фирмы Novell

иLotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc. (для MS DOS и Windows).

Внастоящее время наиболее распространенным табличным процессором, обладающим развитыми функциональными возможностями, безусловно, является MS Excel, входящий в состав пакета MS Office.

Ячейки рабочего листа предназначены для того, чтобы хранить различные значения. Таким образом, ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение (имя или адрес) и может иметь и менять значение. Всякое вычисление состоит в том, что по значениям одних переменных вычисляются значения других переменных. Обычно способ вычисления описывается с помощью формулы, содержащей математические операции и функции. Но сама формула также хранится в ячейке и вырабатывает значение.

Вэтом и состоит основная идея электронных таблиц: одни ячейки рабочего листа используются как независимые переменные, которые содержат формулы, ссылающиеся на независимые переменные. Пользователь вводит исходные данные во влияющие ячейки, автоматически производятся вычисления по формулам, находящимся в зависимых ячейках, и пользователь видит готовый результат вычислений в зависимых ячейках.

Табличный процессора Excel.

Собственно Excel состоит из трех частей: 1) Средства для работы с таблицами 2) Средства для работы с диаграммами

3) Средства для работы с базами данных (со списками) Вместе с Excel поставляются также надстройки.

Надстройка – это некоторая дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности основного приложения, в данном случае Excel.

Надстройки разрабатываются или самой фирмой Microsoft, или другими фирмами. В совокупности надстройки Excel сравнимы по объему и разнообразию средств с самим Excel. Наиболее важными являются надстройки «Поиск решения» и «Пакет анализа», которые часто используются при проведении диссертационного исследования.

Основные понятия Excel: книга, лист, электронная таблица, ячейка, страница, адрес ячейки, виды ссылок, собственные имена ячеек.

Рабочая книга состоит из рабочих листов. Их может быть до 255 (в Excel 2000

максимально возможное число листов ограничивается только объемом доступной памяти). В рабочей книге Книга1.xls, открываемой при запуске Excel, обычно бывает 3 или 16 листов. Манипуляции с рабочими листами производятся с помощью ярлычков рабочих листов и четырех кнопок , расположенных внизу окна рабочей книги.

Рабочий лист — это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно — некоторой строке.

Рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от A до IV и 16384 (214) строки с

номерами от 1 до 16384 (в Excel 97 и 2000 — 65536 (216) строк). Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно идентифицируют ячейку, которая им (одновременно) принадлежит. Этот идентификатор называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку.

Ячейка называется активной или текущей, если она выделена табличным курсором — жирной рамкой. Выделение ячейки производится щелчком по ячейке указателем мыши, имеющим форму жирного белого креста (см. ниже).

Квадратное утолщение в правом нижнем углу табличного курсора называется

маркером заполнения.

Стиль ссылок «имя столбца — номер строки» (мы будем его использовать) в Excel называется «А1».

Excel поддерживает и другой стиль ссылок, когда нумеруются как строки, так и столбцы. Такой стиль ссылок иногда бывает удобен и называется «R1C1» (от Row — строка, Column — столбец).

Активная ячейка на рис. 1 имеет адрес R2C3 (что означает «вторая строка, третий столбец») в стиле R1C1 и адрес С2 в стиле А1 (точнее было бы $C$2, но об этом позже).

Примечание. Ячейкам можно также присваивать собственные имена и использовать эти имена для ссылок на ячейки наряду с адресами.

Каждая ячейка характеризуется содержимым, форматом и примечанием.

Содержимое ячейки – это набор до 255 символов, которые вводятся в ячейку печатью на клавиатуре, копированием содержимого других ячеек или так называемым автозаполнением. Этот набор символов (литер) Excel трактует либо как литеральное значение, либо как формулу. Признаком формулы является первый символ «=».

Формат ячейки используется для придания содержимому ячейки требуемого вида изображения на экране.

Примечание к ячейке создается пользователем и обычно представляет собой некий поясняющий текст к содержимому ячейки.

Кроме понятия ячейки, используется понятие блока ячеек — прямоугольной области смежных ячеек. Блок задается указанием адреса верхней левой ячейки и правой нижней ячейки, разделенных символом : (двоеточие).

Блок выделяется указателем мыши, имеющим форму толстого белого креста:

1)операцией drag&drop от левого верхнего угла к нижнему правому углу;

2)после щелчка по ячейке в левом верхнем углу производится щелчок по ячейке в нижнем правом углу при нажатой клавише Shift.

Блок, состоящий из нескольких смежных целых столбцов, обозначается именами крайнего левого и крайнего правого столбцов, разделенными двоеточием. Например, запись B:G обозначает не Бориса Гребенщикова, а все ячейки в столбцах B, C, D, E, F и G.

Можно догадаться, что обозначает запись 6:9.

Все ячейки рабочего листа выделяются щелчком по кнопке Выделить все, находящейся на пересечении заголовков строк и столбцов рабочего листа.

Часто вместо термина блок применяют термин диапазон (или интервал). Понятие диапазон шире, чем блок: диапазон может состоять из нескольких блоков (возможно пересекающихся !).

Диапазон ячеек, состоящий из нескольких блоков, выделяется указателем мыши, имеющим форму толстого белого креста:

1)первый блок выделяется как обычно;

2)остальные блоки добавляются к диапазону путем выделения этих блоков от левого верхнего угла к нижнему правому углу при нажатой клавише Ctrl.

Увыделенного блока, как и у выделенной ячейки, в правом нижнем углу имеется маркер заполнения, который может использоваться для копировании и автозаполнения последовательности ячеек. У диапазона, состоящего из нескольких блоков, маркера заполнения нет.

Ячейкам можно также присваивать собственные имена и использовать эти имена для ссылок на ячейки наряду с адресами. Присваивание ячейкам собственного имени выполняется с помощью команды Вставка/Имя/Присвоить

Имена ячеек в формулах при копировании ведут себя как абсолютные ссылки.

Настройка рабочей среды

Excel, как и любое другое приложение, исполняемое в среде Windows, имеет свое окно со стандартными элементами: строка заголовка; строка основного меню; панели инструментов (пиктографическое меню); рабочая область, где располагаются обрабатываемые программой объекты (документы), в данном случае – рабочие книги; строка состояния, где отображается текущее состояние программы.

Кроме этих стандартных элементов окна приложения Windows (они есть, например, и у Word), в Excel имеется дополнительный элемент – строка формул. В левой части строки формул (раскрывающийся список – элемент GUI), называемой полем имен, указывается адрес текущей ячейки текущей рабочей книги (С2). В правой части строки формул указывается содержимое ячейки, указанной в поле имен. В средней части строки формул появляются три кнопки только тогда, когда производится ввод или редактирование данных в ячейке, указанной в поле имен.

.

Работа с формулами в Excel. Мастер функций.

Вводить и редактировать информацию в рабочей таблице можно только в текущей ячейке. При первоначальном вводе информации с клавиатуры она появляется и в текущей ячейке и в строке формул.

Для изменения содержимого ячейки необходимо либо дважды щелкнуть на ячейке, либо при выделенной ячейке щелкнуть на строке формул или нажать клавишу F2. При завершении ввода нажатием на клавишу Enter активной становится ячейка, находящаяся под прежней активной. При завершении ввода нажатием на клавиши Enter+Shift активной становится ячейка, находящаяся над прежней активной.

При завершении ввода нажатием на клавишу Tab активной становится ячейка, находящаяся правее прежней активной. При завершении ввода нажатием на клавиши Tab+Shift активной становится ячейка, находящаяся левее прежней активной.

При вводе информации Excel распознает тип данных и по умолчанию сдвигает числовые данные вправо, текстовые – влево. Логическое значение выравнивается по центру ячейки.

Формулы в Microsoft Excel подчиняются определенному синтаксису, или порядку, согласно которому в формулу включается знак равенства (=), за которым идут вычисляемые элементы (операнды), разделенные операторами.

В качестве операндов могут выступать постоянные значения (константы), ссылки на ячейки или диапазоны ячеек, имена или функции.

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Microsoft Excel включено четыре вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Арифметические операторы. Служат для выполнения арифметических операций, таких как сложение, вычитание, умножение. Операции выполняются над операндами, имеющими значение числового типа. Используются следующие арифметические операторы.

Операторы сравнения. Используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Текстовый оператор конкатенации (сцепления). Амперсанд (&) используется для сцепления нескольких текстовых строк в одну строку.

Оператор ссылки. Для описания ссылок на диапазоны ячеек используются следующие операторы.

Типы данных в Excel. Числовые и текстовые данные, дата и время.

Литеральное значение бывает трех типов: текстовое, числовое, логическое.

Дата и время представляют собой значения числового типа. Формула вырабатывает значение одного из этих трех типов (или ошибку). Microsoft Excel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных