KITpdf

− специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Специализированные системы управления документами можно условно разделить на 2 категории. В первую категорию входят программные средства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими информационными системами. Подобные системы еще есть на предприятиях, и, в основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления документооборотом, такие программные системы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т.д. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя.

Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, т.к. практически невозможно создать универсальную

иполнофункциональную КИС.

Вбольшинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

−хранилища атрибутов документов (карточек);

−хранилища документов;

−сервисы полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием архив документов. Для хранения атрибутов в большинстве EDMSсистем используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Сервис полнотекстовой индексации обычно является опциональным. Полнотекстовая индексация предназначена для индексации содержимого документов, чтобы, при необходимости, пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами. Данный сервис должен работать с документами в их исходных форматах, т.е. должен понимать все поддерживаемые в EDMS-системе форматы файлов. Он также должен поддерживать язык, с которым работает пользователь (для российских предприятий это, естественно, русский язык).

Программы-органайзеры. Общая характеристика Microsoft Outlook.

Органа́йзер (англ. organizer) — изначально небольшая книга, содержащая календарь, адресную книгу и блокнот, служащая для организации информации о персональных контактах и событиях. С развитием информационных технологий книга стала заменяться карманными персональными компьютерами, компьютерными программами и онлайн-органайзерами, обладающими дополнительными функциями: напоминание о предстоящих событиях, защита и синхронизация информации.

В 21 веке под органайзером чаще понимается программное обеспечение для ПК и мобильных устройств. Их безусловными преимуществами являются практически неограниченный объем вводимых данных, установка автоматических напоминаний. Формы органайзера могут быть разными. Есть, к примеру, узкоспециализированные органайзеры: органайзер рецептов, органайзер финансов, органайзер музыкальной коллекции.

Органайзер является средством управления временем. Предварительное планирование дел помогает повысить эффективность любой деятельности, как личной, так и профессиональной.

Развитие карманных персональных компьютеров (КПК) началось именно с электронных органайзеров. Это были устройства размером с калькулятор и набором встроенного программного обеспечения для хранения адресной информации, планирования событий, ведение дневника и т. п. На данный момент КПК — это сложное устройство с многозадачной операционной системой. Чтобы превратить его в органайзер, необходимо установить на него соответствующее программное обеспечение.

Компью́терная программа́ -органайзер́ — это компьютерная программа, относящаяся к прикладному программному обеспечению и предназначенная для накапливания пользовательской информации, а затем оперативного поиска по ней, организации дел и контроля за их выполнением, отслеживания определённых пользователем событий. Является одной из форм персонального органайзера.

Функции типичной компьютерной программы-органайзера связаны с обеспечением работы следующих подразделов:

−календарь;

−менеджер контактов (пользовательская адресно-телефонная книга);

−записная книжка и листки-заметки (аналог бумажных листков-липучек);

−события, привязанные к определенной дате и времени (например, праздники или встречи);

−планировщик задач (заданий) для контроля за их самостоятельным или сторонним выполнением;

−напоминатели-будильники об определённых пользователем событиях. Некоторые программы-органайзеры могут как не иметь какого-либо из

перечисленных подразделов, так и обеспечивать дополнительную функциональность, например, позволять работать с электронной почтой, таким образом выполняя функции почтового клиента.

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.

Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя.

Важным свойством интерфейса Outlook является возможность настройки поддержки различных служб, используемых при работе в локальной сети и Интернет. Просмотр их параметров и настройка производятся в диалоговом окне Службы (Сервис> Службы). Для полноценнойработывлокальнойсетирекомендуетсяустановитьследующиеслужбы:

−Microsoft Exchange Server; −• Microsoft Mail; −Microsoft Fax;

−• Адресная книга Outlook; −Личная адресная книга; −• Личные папки;

−Электронная почта Интернета.

Окно программы имеет элементы, типичные для приложений Windows и Microsoft Office, например строку меню и панели инструментов. Содержание меню и состав отображаемых панелей инструментов можно изменить на соответствующих вкладках диалогового окна Настройка (Сервис > Настройка). Особенностью интерфейса Outlook является наличие специальной панели, на которой располагаются ярлыки (распределенные погруппам), соответствующиелогическимпапкам, обслуживаемымпрограммой.

В рабочем поле отображаются данные в форме, определяемой выбранным вариантом представления. Интересной особенностью интерфейса Outlook является возможность доступа к любым дискам (в том числе сетевым), папкам и файлам непосредственно из программы. Отметим, что ярлыки Мой компьютер, Мои документы, Избранное находятся в группе Другие ярлыки. Таким образом, при работе с Outlook используются папки двух типов: физические, то есть находящиеся на дисках, и логические, то есть предст авляющиесобойфильтрыбазыданныхOutlook.

Средства организации рабочего места. Дневник, Календарь, Контакты, Задачи и др.

Дневник — это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многоедругое.

ВтораяфункцияДневника— автоматическаярегистрациявсехэтаповработынад документамиMicrosoft Office, связьскоторымиустановлена. Характер истепеньсвязи записейвдневникесдругимиэлементамибазыданныхOutlook настраиваемы— пользователь может ими управлять.

Календарь — это электронный аналог настольного перекидного календаря, имеющий более широкие возможности. По умолчанию каждые сутки в календаре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий набор полей, ориентированных на организацию встреч (реальных или сетевых) с людьми. Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от

настольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией. Так, например, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распорядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа может автоматически рассылать им предупреждения по локальной сети предприятия или средствами электронной почты.

Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие указать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролироватьсостояниедел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация действий пользователя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.

Обработчик сообщений. Этот компонент выполняет функции «центра связи» Outlook. Основным видом обрабатываемыхсообщенийявляютсясообщенияэлектронной почты. Крометого, обрабатываютсясообщенияидругихслужб, напримерпочтынаоснове Web идокументов, отправленных по локальной сети.

В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми основными функциями, рядом дополнительных и некоторыми специальными, в том числе средствами фильтрации поступающих сообщений, управления списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что специализированные почтовые клиенты располагаютгораздоболее широкими возможностями, и потому использовать программу Microsoft Outlook тольковролипочтовогоклиентаневсегдаудобно.

Интеграция Outlook 2000 с другими приложениями.

Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовать работу с документами, разработанными в других программах Microsoft Office таким образом, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.

Необходимо подчеркнуть, что полноценное использование всех средств Outlook возможно только при работе в сети под управлением операционной системы Windows и при наличии приложения Microsoft Exchange Server. В противном случае (то есть на локальном компьютере или в одноранговой сети) некоторые функции Outlook будут недоступны.

Если подойти к настройке Outlook с ответственностью, не пожалеть времени на заполнение первичных данных и настройку инструментов, усилия многократно окупаются, причем программа поможет справиться не только с организацией служебных, но и личных дел. К примеру, она может напоминать о знаменательных датах в жизни родных и близких, с которыми их желательно вовремя поздравлять, а также подсказывать адреса и телефоныдрузей.

Средства организации совместной работы. Планирование собрания, оповещение, проведение сетевого собрания.

Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook — запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использование папки Заметки выглядит проблематичным.

Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извещений, получение ответов.

Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно работать над документами Microsoft Office, например над презентацией PowerPoint. Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сообщениями.

Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представлений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папки Microsoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимогоопределяетсяпараметрамифильтра, используемоговданныймомент.

Просмотреть вариант представления можно, выполнив последовательность команд Вид/ Текущеепредставление/ Определитьпредставления.

Важнейшей частью, можно сказать, ядром Outlook являются адресные книги. Как упоминалось выше, возможно ведение нескольких таких книг: адресной книги Outlook, личной адресной книги и глобального списка адресов (автономной адресной книги сервера

Microsoft Exchange).

Доступ ко всем типам адресных книг обеспечивается из папки Контакты. Форма, извлекаемая из папки Контакты для заполнения адресных данных, едина для всех адресных книг. Она представляет собой набор полей базы данных Outlook, и потому все сведения, занесенные в форму, в дальнейшем могут быть представлены в удобном виде по выбору пользователя.

Данные о людях и организациях можно упорядочивать в соответствии со своими предпочтениями. Первый способ упорядочения — сортировка различными способами, второй способ — группировка по определенным признакам. Например, часть данных удобно поместить в категорию Важные клиенты, а другую часть — в категорию Международные контакты. В таком случае выборку адресов быстрее и удобнее проводить по категориям.

В крупных организациях количество записей в адресной книге может достигать нескольких десятков тысяч. У лиц, занимающихся частной практикой, — нескольких сотен или тысяч.

Правильно организованная адресная книга не только служит важным источником самих данных, но и может применяться как аналитический инструмент. Само по себе заполнение полей формы папки Контакты сложности не представляет. Гораздо труднее найти все перечисленные в ней данные. И если фамилию и телефон практически все указывают на своей визитной карточке, то спрашивается, как узнать имя супруги клиента или его псевдоним?

Обычно адресная книга наполняется информацией постепенно: сначала основными данными, а затем и подробностями. Важным этапом в начале ее использования является перенос данных из бумажных записных книжек, телефонных справочников, визиток и прочих документов в электронную базу данных. Чем полнее выполнено такое преобразование, тем заметнее полезная отдача от адресной книги.

Иногда возникает проблема переноса адресных данных из других программ Microsoft Office или текстовых файлов. Для этой цели в Microsoft Outlook имеются фильтры экспорта и импорта. Также существуют специальные служебные программы сторонних разработчиков, позволяющие конвертировать данные между десятками различных форматов адресных книг.

Данные, внесенные в адресные книги Outlook, впоследствии можно интенсивно использовать самым различным образом. Наиболее распространенными, по-видимому, являются средства электронной связи: электронная почта, IР-телефония и другие. Кроме того, Outlook позволяет использовать данные из адресных книг для других целей.

Так, например, функция слияния позволяет автоматически печатать наклейки, письма, адресную часть конвертов. Если список контактов составляют несколько сотен записей о людях и организациях, правильное использование передовых возможностей адресных книг Outlook способно повыить эффективность некоторых операций на порядок.

Для конкретного контакта обеспечена связь практически со всеми средствами Outlook. Возможные варианты использования данных в адресной книге (при условии полного заполнения полей формы):

−создание и отправка сообщения электронной почты;

−создание и отправка факсимильного сообщения;

−создание и отправка приглашения на сетевую конференцию;

−создание и отправка электронной визитной карточки;

−переход на Web-страницу контактного лица;

−отметка о напоминании для события, связанного с контактным лицом;

−отслеживание задач, встреч, сообщений, документов, заметок, связанных с контактным лицом;

−показ элементов Outlook, связанных с контактным лицом;

−запись даты и времени работы с контактным лицом;

−телефонный звонок контактному лицу (в том числе междугородний, международный);

−вызовконтактноголицаспомощьюпрограммыNetMeeting;

−распечаткаданныхадресатанаконверте, наклейке, вкаталогеивлюбом другомдокументе.

Тема 10. Технологии и инструментальные средства программирования Этапы решения задач на компьютере.

При решении задачи с использованием вычислительной техники возможно использование готовых решений, стандартных приложений, а возможен и иной подход

– разработка уникального алгоритма решения задачи, который сопровождается программированием на некотором алгоритмическом языке, тем самым, предполагая автоматизацию процесса решения задачи. Процесс автоматизации решения задачи подразумевает следующий порядок:

определение входных и выходных данных для задачи, выбор методов и моделей решения поставленной задачи;

создание схемы алгоритма (схема алгоритма представляет собой графическую интерпретацию последовательности выполнения действий и является универсальным средством представления алгоритма, удобным для понимания любым программистом, вне зависимости от языка программирования);

написание программы (использование выбранной системы программирования, среды программирования, которая позволяет ввести текст программы, сохранить его в виде файла, отредактировать);

запуск программы, ввод данных, выполнение программы;

отладка программы (при обнаружении ошибок требуется их исправление, т.е. редактирование текста программы или алгоритма)

получение результата, анализ полученных данных (проверка полученных данных – удовлетворяют ли они поставленным в задаче условиям).

Понятие алгоритма. Типы алгоритмических процессов.

Термин “алгоритм” происходит от имени средневекового узбекского математика Аль-Хорезми, который в 9 веке сформулировал правила решения задач. Большое количество алгоритмов, разработанных с того момента, составляет существенную часть математического аппарата, используемого в технике. Можно выделить численные алгоритмы и логические алгоритмы.

Численные алгоритмы – это алгоритмы, которые сводят решение поставленной задачи к арифметическим действиям над числами. Пример, алгоритм Евклида для нахождения наибольшего общего делителя двух заданных целых положительных чисел.

Логические алгоритмы – алгоритмы, которые относятся не к цифрам, а к объектам любой природы, например, алгоритм поиска пути в конечном лабиринте.

Алгоритм – это упорядоченная совокупность действий, приводящая к искомому решению за конечное число шагов. Можно дать и другое понятие алгоритму: алгоритм – формальное предписание, которое определяет совокупность операций и порядок их выполнения для решения всех задач какоголибо типа. И в том, и в другом случае сохраняется суть понятия алгоритма. Но раскрыть ее более полно можно с помощью свойств алгоритма.

В свойствах алгоритма более полно раскрывается сущность алгоритма. Можно выделить свойства: массовость, дискретность, направленность, элементарность (определенность). Раскроем каждое из перечисленных свойств.

Массовость подразумевает, что алгоритм служит для решения целого класса задач, отличающихся входными данными (в математике проблема считается решенной, если для нее найден общий алгоритм).

Дискретность подразумевает, что алгоритм – это процесс, состоящий из последовательности конечных совокупностей величин, определенных в каждый

текущий момент (в начальный момент алгоритма – исходные данные, в конечный момент – результат).

Направленность подразумевает четкую формулировку того, что следует считать результатом алгоритма, т.е. алгоритм через конечное число тактов времени (шагов) должен привести к остановке, которая свидетельствует о достижении требуемого результата.

Элементарность (определенность) подразумевает, что каждый шаг алгоритма должен быть элементарным, т.е. четко определенным и однозначным для исполнителя алгоритма. Именно это позволяет автоматизировать процесс выполнения алгоритма, т.е. сформулировать на языке программирования каждый шаг алгоритма.

Представление алгоритма возможно с помощью схемы алгоритма или словесно. Схема алгоритма разрабатывается на основе стандартного набора геометрических фигур, описывающих стандартные действия. Словесное описание алгоритма может быть представлено на естественном языке или на алгоритмическом.

Схема алгоритма может иметь обобщенный вид или детализированный. Детализированные схемы алгоритмов используют в качестве плана программирования.

Алгоритм можно разрабатывать по технологии снизу-вверх или сверху-вниз. Технология снизу-вверх предполагает проработку и детальное построение алгоритма по частям, определяется решение на отдельных участках, а затем весь алгоритм собирается воедино. Технология сверху-вниз отдельных предполагает создание обобщенного решения задачи, а затем придерживаясь намеченной схемы, прорабатываются отдельные участки алгоритма. Как правило, при создании алгоритма участвует две технологии – сначала сверху-вниз, затем снизувверх.

Технологии программирования.

Программирование – это создание программ.

Офисное программирование – создание документов и программа является лишь его частью. Все создаваемые программные компоненты документа объединены в одно целое, называемое проектом – совокупность программных модулей и форм.

Приложения из состава Office представляют собой совокупность вложенных объектов. Объектами являются сами приложения и все их компоненты.

Приложения из состава Office представляют собой совокупность вложенных объектов. Объектами являются сами приложения и все их компоненты.

Инструментальные средства программирования

VBA является современным языком визуального и объектно-ориентированного программирования и предназначен для расширения функциональных возможностей документа.

•Создавать автоматизированные информационные системы;

•Разрабатывать пользовательский интерфейс.

С помощью встроенного в редактор VBA набора элементов управления и редактора форм пользователь может создать пользовательский интерфейс для разрабатываемого проекта с экранной формой. Элементы управления являются объектами, а для каждого объекта определен ряд возможных событий (например, щелчок или двойной щелчок мыши, нажатие клавиши, перетаскивание объекта и т.д.).

Каждое событие проявляется в определенных действиях программы (откликах, реакции). Пользовательская форма позволяет создавать окна диалога приложений. Язык программирования VBA служит для написания кода программы, например для создания функций пользователя в Excel.

Программирование в приложениях MS Office. Макропрограммирование.

• MacroRecorder - это транслятор действий, записывающий действия пользователя при работе вручную и транслирующий их в программу на языке VBA. Пользователь, работающий "вручную" в среде Office, видит зримые образы объектов среды - абзацы

вдокументах Word, ячейки в документах Excel, таблицы в документах Access, слайды

вдокументах Power Point, формы с их элементами управления во всех этих документах и многие другие объекты.

Алгоритм создания макроса для поставленной задачи:

1.Выберите Сервис/Макрос, Начать запись.

2.В поле Имя макроса введите имя для макроса.

Первым символом имени макроса должна быть буква. В имени макроса не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов можно использовать знаки подчеркивания.

3.Для того чтобы запускать макрос с помощью сочетания клавиш, введите букву

вполе Сочетание клавиш. Допускается использование сочетаний CTRL+ буква (для строчных букв) или CTRL+SHIFT+ буква (для прописных букв), где буква — любая буквенная клавиша на клавиатуре. Не выбирайте стандартного сочетания клавиш, так как выбранное сочетание клавиш подавляет стандартные сочетания клавиш Microsoft Excel на то время с данной книгой.

4.В поле "Сохранить" выберите книгу, в которой требуется сохранить макрос. Сохраните макрос в «Эта книга». Для создания краткого описания макроса, введите необходимый текст в поле Описание. На скриншоте представлен пример заполнения окна диалога «Запись макроса»

5.Нажмите кнопку OK.

6.Выполните макрокоманды, которые нужно записать.

7. Нажмите кнопку Остановить запись на плавающей панели инструментов «Ос» (Остановить запись) или Сервис / Макрос / Остановить макрос.

По окончании записи макроса он появляется в списке макросов под своим именем. Редактор VBA автоматически записал последовательность макрокоманд или программу по выполненным действиям.

Для вызова макроса необходимо выполнить команду Сервис / Макрос / Макросы. После этого в диалоговом окне со списком макросов его можно найти по имени и нажать кнопку Выполнить.

Программирование в среде VBA. Редактор VBA. Порядок запуска.

Для создания программы на VBA необходимо находясь в рабочей книге Excel, выполнить команду Сервис/Макрос/Редактор Visual Basic. Возвратиться из редактора VBA в рабочую книгу можно нажатием кнопки Вид Microsoft Excel. Программа размещается в модуле, который добавляется к файлу Excel и будет сохраняться вместе с ним.

Переход в редактор: