При необходимости повышения эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе, предпочтение обычно отдается системам класса groupware. На Российском рынке эти системы представлены программным продуктом

Lotus Notes (Lotus Development).

Повышение эффективности работы всего предприятия в целом достигается за счет применения систем класса workflow. На Российском рынке представлены системы Staffware (Staffware plc) и Action Workflow (Action Technologies).

СУБД, системы EDMS и системы workflow – это средства управления информационными потоками. В табл. 2.2.3 приведены их краткие характеристики.

Таблица 2.2.3

Характеристики средств управления информационными потоками

Комбинация технологий СУБД, управления электронными документами и workflow дает полное решение проблемы автоматизации работы с документами любого вида в организации любой сферы деятельности.

Тема 5. Электронные архивы

В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа архивы подразделяются на следующие типы:

-статические архивы (хранятся только опубликованные документы);

-динамические архивы (хранятся как опубликованные документы, так и документы, которые находятся в работе).

Статические архивы

Архив (электронный) предприятия – это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач.

Организация учета бумажных и микрографических документов. Архив-

ная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы. Для этого система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т.п.

27

Организация хранения электронных документов. В рамках данной зада-

чи должно быть обеспечено хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами:

-стоимостью хранения одного мегабайта информации;

-скоростью доступа к информации.

При этом параметры обратно пропорциональны друг другу. В зависимости от решаемых задач определяется оптимальное соотношение и носитель информации. На выбор носителя также влияет срок хранения информации. Для некоторых задач необходима система хранения, которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков. Соответственно, для таких гетерогенных систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать движение документов между носителями. Это движение может осуществляться:

-настройкой системы (например, после истечения 90 дней со дня опубликования документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации);

-автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.

Программное обеспечение, которое ответственно за автоматическое пере-

мещение документов, носит название Hierarchical Storage Management (HSM).

Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо обеспечивать их быстрый и эффективный поиск. Скорость поиска – интуитивно понятный показатель.

Понятие эффективности поиска в данном контексте требует специальных пояснений. Существует два подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска.

Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота – соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум – соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.

На рис. 2.2.7 приведена классификация видов поиска.

Существует два основных вида поиска. При атрибутивном поиске каждому документу ставится в соответствие набор определенных атрибутов, присваиваемых документу во время его размещения в архиве. В дальнейшем документ ищется на совпадение значений этих атрибутов полям запроса. К атрибутам документа можно отнести наименование документа, время создания, исполнителя, машини-

стку, наименование подразделения, тип документа (факс, письмо, контракт, спецификация и т.д.)1. Очевидно, что список таких атрибутов должен быть расширяем. Совокупность атрибутов документа называется карточкой документа.

1 В данном контексте используется термин атрибут, характерный для тезауруса программистов. С точки зрения семантики он тождественен выше используемому термину реквизит.

28

Комбинированный

поиск

Рис. 2.2.7. Классификация видов поиска

При полнотекстовом поиске автоматически обрабатывается все содержание документа. Это позволяет найти документ по любому входящему в него слову.

Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Ар-

хивная система должна иметь защиту на уровне документа, т.е. для каждого документа должен существовать ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать определенные операции, например, для статических архивов: просмотр и печать документа, право изменять карточку документа.

Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые по-

рождают документ. Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоемких приложений.

Поддержка аннотирования документа. В некоторых случаях для обеспе-

чения коллективной работы с документом должна существовать возможность нанесения комментариев без изменения основного содержания документа. Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к имени автора комментариев.

В качестве примера реализации статического архива можно привести сис-

темы типа WaterMark, PaperWise или ImageWise.

Динамические архивы

Динамическиеархивыдолжныобеспечиватьвыполнениеследующих функций.

Поддержка коллективной работы с документом. Данная функция обеспе-

чивает поддержку целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на редактирование. Это предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для определения одновременной работы нескольких пользователей с одним документом вводится понятие версии и подверсии документа. Один документ может содержать несколько версий, а каждая версия – несколько подверсий. Кроме того, в рамках од-

29

ного документа и одной версии (подверсии) документа может существовать несколько представлений документов (в разных форматах).

Поддержка составных документов. Составной документ (контейнер) мо-

жет образовываться путем сборки из других документов и в этом случае представляет собой их совокупность. По своим характеристикам он аналогичен простому документу. В делопроизводстве такой документ носит название «дело».

Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нескольких типов связей. Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т.п.

Поддержка расширенного перечня прав доступа к документу. Данная функция обеспечивает право на:

-редактирование документа;

-публикацию;

-снятие публикации;

-создание новой версии документа.

Пограничные задачи. Кроме перечисленных базовых существует ряд пограничных архивных задач, связанных с переводом документов из одного типа в другой (электронных, бумажных, микрографических).

Перевод бумажных документов в электронную форму. Данная проблема под-

разделяется на два основных класса.

Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.

Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. Примерами приложений данной технологии в конкретных предметных областях являются система:

-ввода и хранения платежных поручений в банке;

-обработки анкет опроса населения;

-обработки результатов голосования.

При массовом вводе можно рассматривать два варианта извлечения данных из бумажных документов:

1.Без сохранения изображения документов. Например, имеется форма с результатами опроса населения. В этом случае важны только извлеченные структурированные данные, а не сами изображения документов. Поэтому необходимо ввести большое количество анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу.

2.С сохранением изображения документа. Например, при обработке платежного поручения клиента кроме извлечения данных целесообразно сохранить изображение документа. Возможна также промежуточная задача: сохраняется только часть изображения, например, подпись клиента на чеке или платежном поручении.

Работа системы массового ввода разбивается на две основные части – подготовка обработки документа и собственно обработка.

30

Подготовка обработки документа. Чтобы начать работать с каким-либо документом, необходимо описать его для использования в системе, а именно создать и зарегистрировать новый класс документа. При этом первым шагом должно быть получение отсканированного изображения незаполненного документа и создание формы по отсканированному шаблону в том случае, если мы регистрируем уже кем-то разработанный документ, либо создание формы для нового документа.

После этого с помощью специального программного модуля (Редактор Форм) требуется определить поля, которые будут распознаваться системой или заполняться оператором с клавиатуры, а также указать типы данных обрабатываемых полей документа. Для распознаваемых полей следует определить специальные атрибуты модуля с целью повышения точности распознавания, например, наличие рукописных цифр, которые находятся в специальных рамках, или символов, напечатанных на машинке. Также можно задать специальные правила проверки корректности обрабатываемых полей документа.

Для конкретного класса документа можно создать несколько форм ввода, используемых либо при редактировании неправильно распознанных данных, либо при ручном вводе полей документа. Возможность создания нескольких форм ввода позволяет назначать для конкретного пользователя конкретные поля для редактирования, что значительно повышает его производительность. Например, в документе имеется рукописное поле, которое не подлежит распознаванию. Создается форма ввода, где есть только одно это поле. Оператор осуществляет ввод только данного конкретного поля, что значительно увеличивает производительность за счет появления в его работе элементов автоматизма.

Для конкретного класса документа с помощью Редактора Модели Ввода можно разработать специфичную модель обработки документа, которая определяет операции обработки конкретной копии документа.

Также процесс подготовки документа к вводу в систему необходимо дополнить настройками экспорта документа (Редактор Экспорта) в архивную систему. Данная настройка заключается в установке соответствия между полями формы документа (распознанными или введенными вручную) и полями карточки документа архивной системы. Немаловажной особенностью является способность модуля настройки привязывать содержимое поля документа к проверке на вхождение в справочники архивной системы. Например, если в Редакторе Форм было описано поле «Номер клиента» и к нему прикреплен конкретный справочник системы управления документами, а в процессе ввода был распознан номер, которого нет в этом справочнике, следовательно, возникла исключительная ситуация, которую можно решать двумя методами – или повторно обработать документ, или ввести новый номер в справочник.

После регистрации нового класса документа система готова к работе с реальными документами, предназначенными для сканирования.

Обработка документа. Одной из возможностей повышения эффективности системы ввода документов является предварительная подготовка документов для сканирования. Перед сканированием необходимо отсортировать документы различных классов и сформировать пакеты документов. Каждый пакет может сопровождаться специальным титульным листом с кодом идентификации данного пакета. Это позволяет одновременно сканировать пакеты с документами разных классов без дополнительных задержек.

31