Тема 5 зовнішні і внутрішні інформаційні потоки підприємства

1. Зовнішні інформаційні потоки підприємства.

2. Внутрішні інформаційні потоки підприємства.

3. Взаємозв'язок між організацією та інформаційними системами.

1. Зовнішні інформаційні потоки підприємства.

Зовнішніми є інформаційні потоки, що протікають в середовищі, зовнішньому по відношенню до підприємства. Зовнішній інформаційний потік - це інформація, що надходить у фірму (підприємство, установу) із зовнішнього середовища і йде з фірми в зовнішнє середовище. У тому, що такий процес відбувається, не варто сумніватися: адже ніяка соціальна система не може існувати без обміну інформацією з зовнішнім світом. І такі потоки теж мають специфічні особливості.

По-перше, їх майже неможливо контролювати. Невідомо, яка інформація (важлива чи неважлива, негативна чи позитивна, секретна або відкрита) йде з вашої фірми або організації.

По-друге, зовнішній інформаційний потік майже не піддається свідомому регулюванню. Єдиний спосіб управління ним - використовувати такий потік для створення «образу підприємства», його іміджу в очах громадської думки. Необхідно зробити так, щоб у засобах масової інформації регулярно з'являлися матеріали про підприємство, які мають вигідний характер. Якщо підприємство велике, необхідно організувати відділ по зв'язках з громадськістю, або прес-відділ. Якщо підприємство невелике, зайнятися цим повинен керівник і інформувати суспільство про те, як йдуть справи.

Зовнішня інформація складається з директивних вказівок вищих органів, різних матеріалів центральних і місцевих органів управління, документів, що надходять від інших організацій і підприємств-суміжників.

Зовнішні інформаційні потоки не зовсім точні і надійні. Кількість зовнішньої інформації та її джерел вельми значна, тому перерахуємо деякі з них:

- закони, укази, накази та інші нормативні документи державного рівня;

- нормативні акти галузевого, регіонального та місцевого рівня (часто суперечливі);

- коментарі до зазначених вище нормативних актів (преса, інші ЗМІ, бази даних, Інтернет);

- дані про стан галузі (ЗМІ, Інтернет, результати замовлених досліджень);

- дані про стан світової економіки (ЗМІ, бази даних, Інтернет);

- реклама та інформація партнерів та конкурентів (пряма реклама, ЗМІ, виставки, семінари та конференції, презентації, Інтернет);

- інформація від клієнтів (зворотний зв'язок);

- висновки консультантів та експертів, результати зовнішніх (замовлених) маркетингових досліджень та аудиторських перевірок.

Основні проблеми, що виникають при створенні зовнішнього інформаційного потоку:

1. Часткова інформація. У ряді випадків джерело дає не всю інформацію, а деяку її частину. При цьому незрозуміло, де і як можна знайти відсутню інформацію.

2. Недостовірність інформації. Частина інформації (особливо в деяких ЗМІ та в Інтернет) видається сумнівною, а в ряді випадків і помилковою. Однак інших джерел може не бути, і тоді доводиться або враховувати таку інформацію, або відмовлятися від неї.

Підприємство є самостійним суб'єктом діяльності, який має велику свободу дій, тому керування їм з боку зовнішніх систем обмежено деякою безліччю ситуацій, при потраплянні в які воно підлягає керуючим діям.

Під ситуацією зазвичай розуміється одноразовий опис стану підприємства у формі безлічі його параметрів.

Суть зовнішнього управління полягає в тому, щоб підприємство або опинилося в деякій заданій ситуації, або здійснило регламентоване поводження при добровільному досягненні їм певної ситуації.

Аналіз зовнішнього середовища дає необхідний ефект, якщо він підтримується вищим керівництвом і забезпечує його необхідною інформацією. Вивчення зовнішнього середовища не повинно закінчуватися лише констатацією того, в якому стані знаходяться важливі для підприємства зовнішні фактори. Важливо також розкрити тенденції, характерні для зміни стану окремих факторів і спробувати передбачити шляхи розвитку цих факторів, щоб передбачати які загрози можуть очікувати підприємство і які можливості можуть відкритися перед ним у майбутньому.