МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра Технологий важнейших отраслей промышленности

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

ВАРИАНТ № 14

По дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

Студент

ФФБД, 2-й курс, РФН-1 Т.А. Кунец

Руководитель В.В. Паневчик

МИНСК 2010

СОДЕРЖАНИЕ

1.14 Деловое письмо иностранному корреспонденту. Формуляр-образец, состав реквизитов, стиль оформления текста................................................................3

2.14 С какой целью в тексте используется реквизит «Отметка о наличии приложений» и какие возможны варианты его оформления? В каком случае в адресате допускается не проставлять почтовый адрес? Каково написание денежных единиц, единиц измерения и знаков №, %?.......................................4

3.14 Какие управленческие ситуации оформляют с помощью записок (служебной, докладной и объяснительной)? Особенности оформления записок. Состав реквизитов. Технология создания. Каким образом в приказах указывают на наличие приложений: в виде реквизита «Отметка о наличии приложения» в виде ссылки непосредственно в самом тексте приказа?.....................................5

4.14 Студенческие документы..............................................................................6

5.1.14 Приказы по основной деятельности.........................................................7

5.2.14 Приказы по личному составу....................................................................8

6.14 Справочно-информационные документы....................................................11

7.14 Документы, входящие в состав личного дела............................................12

8.14 Деловое письмо............................................................................................13

9.14 Переписка с иностранным корреспондентом.............................................14

10.14 Организация и анализ делопроизводства................................................15

Средства презентации..........................................................................................16

1.14 Деловое письмо иностранному корреспонденту. Формуляр-образец, состав реквизитов, стиль оформления текста.

(1) Сведения об отправителе (2) Ссылки на индексы отправителя/ получателя (2) (3) Дата (3) (4) Специальные почтовые отметки (4) ( (6) Адресат 5) Уведомление о конфиденциальности (6) (7) Указание на конкретное лицо (8) Вступительное обращение (9) Заголовок к тексту (10) Основной текст письма (11) Заключительная формулировка (12) Подпись (13) Пометка об исполнителях (14) Отметки о наличии приложений (15) Указание на рассылку копий (16) Постскриптум (1) Сведения об отправителе

2.14 С какой целью в тексте используется реквизит «Отметка о наличии приложений» и какие возможны варианты его оформления? В каком случае в адресате допускается не проставлять почтовый адрес? Каково написание денежных единиц, единиц измерения и знаков №, %?

Отметка о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то их оформляют следующим образом:

Приложение: на 20 л. в 3 экз.

Если документ содержит приложения, на которые отсутствуют ссылки в тексте, их названия необходимо перечислить с указанием количества в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.

2. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 01.02.2009 № 3/121

и приложение к нему, всего на 6 л. в 1 экз.

В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

В случае внутреннего документа в реквизите «Адресат» указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому адресуют документ, без проставления почтового адреса.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте документа рекомендуется писать цифрами и словами. Например: 300 тыс.рублей, 10 млн.рублей. Названия единиц измерения в тексте рекомендуется писать: 5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров, 60 куб.метров, 20 млн.тонн; в приложениях – сокращенно: 5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 60 куб.м, 20 млн.т. Последняя цифра числа отбивается от обозначения единицы пробелом, в том числе и от обозначений %

3.14 Какие управленческие ситуации оформляют с помощью записок (служебной, докладной и объяснительной)? Особенности оформления записок. Состав реквизитов. Технология создания. Каким образом в приказах указывают на наличие приложений: в виде реквизита «Отметка о наличии приложения» или в виде ссылки непосредственно в самом тексте приказа?

Докладная записка – это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя (отчет о ходе, завершении какой-либо работы и т.д.). Ее текст делится на две части. В первой характеризуется состояние вопроса, проводится его анализ, указываются факты, послужившие причиной для написания докладной. Во второй части излагаются выводы и предложения.

Различают внутренние и внешние докладные записки. Последние подписываются руководителем.

Состав реквизитов:

- герб или эмблема;

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации;

- название вида документа (от 0 п.т.);

- дата;

- индекс;

- место издания;

- заголовок;

- адресат (4 п.т.);

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись.

Все служебные отметки наносятся по мере движения докладной записки.

Служебная записка – документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации, кроме прямых руководителей.

Объяснительная записка – справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Различают также объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам, например к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае – дать пояснение каким-либо фактам в указанных документах.

В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.