Міністерство освіти і науки України

Національний авіаційний університет

Гуманітарний інститут

Кафедра історії та докуменознавства

ЗВІТ

про проходження фахової ознайомлювальної практики

студентки 2 курсу 221 групи

спеціальності 6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»

Ледовської Тетяни Миколаївни

База практики: ТОВ «Електронні архіви України»

Керівник практики:

від університету: Юрченко Віталіна Олександрівна

від бази практики: Авдєєва Дарина Олександрівна

Київ 2014

Підстава для проходження практики: навчальний план спеціальності 6.020105, договір на проведення практики між ТОВ «Електронні архіви України» та Національним авіаційним університетом, наказ ректора.

Термін практики: 09.06.14 р. – 20.06.14 р.

Індивідуальні завдання:

Короткий аналіз чотирьох документів компанії.

ВІДМІТКА

про проходження практики

Прибула на базу практики _______________________________________

«_10_» _червня________2014 р. __________________

Вибула з бази практики _________________________________________

«_20_» ___червня______2014 р. __________________

ХАРАКТЕРИСТИКА БАЗИ ПРАКТИКИ

ТОВ «Електронні архіви України» надає повний комплекс типових та індивідуальних рішень зі створення електронних архівів підприємств, а також інформаційних ресурсів для закладів культури та освіти.

Основні напрями діяльності компанії:

• створення електронних архівів документів організації. Комплексне рішення «Електронний архів» передбачає реалізацію усіх етапів проектного підходу до проекту: експертизу паперового масиву, підготовку технічного завдання, сканування та індексацію документів, розробку програмного забезпечення, технічну і консультаційну підтримку рішення, створення інструкцій користувача.

• розробка і реалізація комплексних проектів з оцифрування для закладів культури, науки, освіти України (музеї, архіви, бібліотеки, навчальні заклади, тощо). ТОВ «ЕЛАУ» бере участь в створенні багатьох суспільно важливих проектів, що мають на меті збереження національної спадщини України.

«Електронні архіви України» пропонують своїм клієнтам як типові рішення зі створення електронних архівів (залежно від типу документації), так і використовує індивідуальний підхід до реалізації нестандартних завдань, що пов’язані з організацією документообігу в комерційних компаніях та державних установах.

Гарантії якості.

Технології. Ми використовуємо спеціалізоване промислове обладнання для сканування документів, розробляємо та впроваджуємо сертифіковане програмне забезпечення для роботи з оцифрованими даними. Це дозволяє нам досягати найкращих результатів роботи, незалежно від складності поставленого завдання і обсягу робіт.

Команда. Пропозиції товариства базуються на багаторічному досвіді реалізації профільних проектів зі створення електронних архівів, електронних бібліотек, мультимедійних музеїв не лише в Україні, а й на території СНД, в країнах Балтії.

Безпека. Виконання робіт у суворій відповідності до технічного завдання, календарного плану, методичних матеріалів. Дотримання режиму конфіденційності є ключовим моментом для усіх проектів товариства.

Сервіс. Ми забезпечуємо гарантійну підтримка ресурсу, проводимо навчальні семінари, консультації, тренінги для співробітників компанії-замовника.

Послуги:

• архівна обробка документів. Комплексне обстеження архівного фонду, впорядкування документів, створення опису справ, брошурування, тощо.

• сканування:

• документів (бухгалтерські, юридичні, організаційно-розпорядчі документи, каталоги і картотеки, тощо);

• книг, періодики, зшитих документів (архівні справи, брошури, тощо);

• широкоформатне сканування (креслення, кальки, синьки, плани, карти, тощо);

• фотодокументів (негативи на плівці/склі, плівки, мікрофільми, позитиви, тощо);

• високоякісне сканування без шкоди для оригіналів (букіністика, антикваріат, нумізматика, сканування картин, тощо).

• продаж, сервісне обслуговування сканерів book2net

• індексація (розпізнавання: часткове/повнотекстове, ретроконверсія) - присвоєння документам ознак (ключових слів, індексів), що дозволяють швидко знаходити інформацію, систематизувати документи, створювати пошукові вибірки для аналізу подібних електронних документів.

• створення електронного архіву документів

• розробка й інтеграція пошукових систем (електронних каталогів, баз даних, архівів, тощо) для зручності користування масивом відсканованих матеріалів.

• актуалізація електронного архіву, систем електронного документообігу (СЕД)

– подальше наповнення системи документами. Виконується з узгодженою періодичністю.

• сервіс зберігання даних із послугою системного адміністрування.

• послуги з інформатизації закладів культури, освіти.

• аутстаффінг та аутсорсинг профільних співробітників ТОВ "ЕЛАУ" для виконання робіт на обладнанні Замовника.

• ІТ-консалтинг з:

• добору персоналу для поточного сканування, обробки й індексування;

• навчання персоналу професійному скануванню, обробці, індексуванню матеріалів;

• технічного і програмного налаштування обладнання Замовника для проведення комплексу робіт зі сканування й обробки матеріалів.

ІНДИВІДУАЛЬНИЙ ПЛАН-ГРАФІК

Проходження практики

студентки ІІ курсу 221 групи спеціальності

6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»

Ледовської Тетяни Миколаївни,

яка проходила практику на базі

ТОВ «Електронні архіви України» у м. Киві

з 09.06.14 до 22.06.14

НАЗВА ВІДДІЛУ. ЕТАП		К-СТЬ РОБОЧИХ ДНІВ	ТЕРМІН			ЗМІСТ	ФАКТИЧНЕ ВИКОНАННЯ ПЛАНУ
			поча-ток	закінчення
І	1		10.06.14			Ознайомлення зі специфікою діяльності бази практики, з історією її виникнення та основними напрямами роботи. Ознайомлення з поточною роботою, з правилами оформлення звітної документації фахової ознайомлювальної практики та індивідуальних завдань. Участь у презентації ТОВ «Електронні архіви України»
	1		11.06.13			Ознайомлення з наказом ректора «Про організацію та проведення фахової ознайомлювальної практики», правилами оформлення звіту та індивідуальних завдань, проходження інструктажу з охорони праці, ознайомлення з інформацією щодо захисту практики.
ІІІ	3		12.06.14		13.06.14	Складання графіку робочого дня, а також щоденного та перспективного планів роботи. Реєстрація у автоматизованій системі компанії «ЕЛАУ» через отримання на електронну адресу групи сайт компанії, реєстраційні дані - логін і пароль. Ознайомилася з видом роботи: з правилами систематизації карток архіву, з відповідними виключеннями та осоливостями деяких карток.
	3		13.06.14		15.06.14	Опрацювання надісланих матеріалів щодо діяльності компанії, які надалі можна буде використовувати при оформленні звіту з практики. Працювала з інструкцією, розширювала свої знання з теорії про особливості сепарації; розподіляла картки з бібліографічними описами книг по окремим категоріям.
	2		16.06.14		17.06.14	Вивчала систему забезпечення документообігу компанії «Електронні архіви України». Продовжувала розподілення карток за категоріями.
	2		18.06.14		19.06.14	Почала підготовку звіту та матеріалів практики. Отримала індивідуальні завдання, ознайомилася зі службовими документами ЕЛАУ. Обрані документи охарактеризувала, описала та дала свою оцінку.
ІІІ	2		20.06.14			Здача звіту керівникові практики від університету. Перевірка матеріалів практики керівником практики від університету. Захист результатів.
Підсумкова оцінка практики

Практикант Т. М. Ледовська

Керівник від університету В. О. Юрченко

Керівник від бази практики Д. О. Авдєєва

Перспективний план роботи

10.06.14 р. - ознайомилення зі специфікою діяльності бази практики, з історією її виникнення та основними напрямами роботи. Прослухала інструктаж з техніки безпеки. Ознайомилася з Типовим положенням про ТОВ «Електронні архіви України». Участь у презентації ТОВ «Електронні архіви України»;

11.06.14 р. - ознайомлення з поточною роботою, з правилами оформлення звітної документації фахової ознайомлювальної практики та індивідуальних завдань. Складання графіку робочого дня, а також щоденного та перспективного планів роботи. Реєстрація у автоматизованій системі компанії «ЕЛАУ» через отримання на електронну адресу групи сайт компанії, реєстраційні дані – логін і пароль.

12.06.14 р. - опрацьовувала надіслані матеріали щодо діяльності товариства, які надалі можна буде використовувати при зіставлені звіту з практики;

13.06.14 р. - працювала з інструкцією, розширювала свої знання з теорії про особливості сепарації, розподіляла картки з бібліографічними описами книг по окремим категоріям; ;

14.06.14 р. – 18.06.14 р. - вивчала систему забезпечення документообігу компанії «Електронні архіви України». Продовжувала розподілення карток за категоріями;

19.06.14 р. - почала підготовку звіту та матеріалів практики. Отримала індивідуальні завдання, ознайомилася зі службовими документами ЕЛАУ. Обрані документи охарактеризувала, описала та дала свою оцінку. Підвела підсумки своєї діяльності шляхом оформлення звіту про виконану роботу;

20.06.13 р. - здача звіту керівникові практики від університету. Перевірка матеріалів практики керівником практики від університету. Доопрацювання зауважень керівника практики;

Щоденний план роботи

9.00 – 9.15 – підготовка до роботи свого робочого місця;

9.15 – 9.35 – увімкнення всієї необхідної оргтехніки та побутової техніки, що використовується;

9.35 – 14.00 – обробка документації, перегляд вхідних повідомлень, робота із картками, розподілення їх за категоріями;

14.00 – 14.45 – розробка плану необхідних для виконання завдань на наступний день, оформлення та подальша робота з документами та картками;

14.45 – 15.00 – вимкнення всіх приладів, залишення свого робочого місця;

Графік робочого дня

9.00 – 9.15 – підготовка до роботи свого робочого місця;

9.15 – 9.35 – увімкнення всієї необхідної оргтехніки та побутової техніки, що використовується;

9.35 – 14.00 – обробка документації, перегляд вхідних повідомлень, робота із картками, розподілення їх за категоріями;

14.00 – 14.45 – розробка плану необхідних для виконання завдань на наступний день, оформлення та подальша робота з документами та картками;

14.45 – 15.00 – вимкнення всіх приладів, залишення свого робочого місця;

.

ЗВІТ

про виконану під час проходження практики роботу

Перед початком практики ознайомився з базою практики – ТОВ «Електронні архіви України» (ЕЛАУ). 10 червня 2014 року керівником від бази практики була представлена презентація про ТОВ «Електронні архіви України», структуру компанії та призначення її підрозділів, основні етапи роботи зі створення електронних архіві, інструкціями про правила роботи в спеціалізованому програмному середовищі компанії та вводу інформації. Також я прослухала інформацію про організацію та проведення практики, правила оформлення звіту та індивідуальних завдань.

Першого дня відбулося ознайомлення з базою практики і з законодавчо-нормативними документами, що регламентують діяльність ТОВ «Електронні архіви України». Вирішувались і інші організаційні питання: було затверджено індивідуальний план-графік проходження практики, проведено інструктаж з техніки безпеки роботи та охорони праці.

Проходження практики у ТОВ «Електронні архіви України», допомогло закріпити теоретичні знання, здобуті на лекційних та практичних заняттях в університеті й оволодіти новими вміннями та навичками роботи з архівною та діловою

Одним із перших кроків було ознайомлення з робочим місцем, розроблення графіка робочого дня, складання щоденного та перспективного планів роботи для ефективнішого виконання покладених на мене обов’язків.

Під час роботи я приймала документи електронною поштою. Невід’ємною частиною моєї роботи було систематизація електронних карток, розподілення їх за відповідними категоріями, опрацювання службових документів ТОВ «Електронні архіви України», їх перегляд, опис та особиста оцінка, перевірка на правильність оформлення та використання мовних засобів.

Під час виконання роботи я постійно використовувала свої знання з діловодства, ділової української мови та навички роботи із організаційною технікою.

Проходячи практику ТОВ «Електронні архіви України», у мене була можливість відвідати віртуальний її архів. У товаристві був облік документів у архіві забезпечується веденням книги обліку надходжень на постійне зберігання, переліку особливо цінних документів, книги обліку справ з особового складу, аркушу фонду та архівного опису.

Найбільше, що вважаю корисним для себе – це те, що я змогла під час проходження практики повністю втілити і реалізувати теоретичні знання, здобуті на таких дисциплінах, як управлінське документознавство, діловодство, документне забезпечення діяльності організацій, ділова українська мова та інші.

ВИСНОВКИ

про проходження практики

та пропозиції щодо її організації та проведення

Під час проходження фахової ознайомлювальної практики я мала унікальну можливість здобути досвід у роботі з різноманітними видами документів. Для цього необхідно бути ознайомленим не лише з технологічними процесами роботи з документами, але також мати знання в галузі архівної справи, музеєзнавства. Після двох курсів навчання в НАУ студенти, проходячи практику, закріплюють теоретичні знання, здобуті на лекційних та семінарських заняттях.

За час практики у ТОВ «Електроні архіви України» я оволоділа навичками організації діловодства та роботи з архівними документами. Також я ознайомилася з роботою електронного архіву ТОВ «Електроні архіви України», попрацювала документами, які передаються в архів на подальше зберігання.

База моєї практики має достатньо хороші умови для прийому студентів на проходження практики. Керівник від бази практики Авдєєва Дарина Олександрівна відповідальна, пунктуальна і вимоглива людина. Вона не вимагає від практикантів неможливого, а намагається навчити їх покращувати свої вміння і навички. Працівники товариства привітні і доброзичливі, допомагають і підтримують у всьому.

Варто зазначити, що компанія «ЕЛАУ» справила на мене позитивне враження, оскільки в організації працюють професіонали – практика надала мені можливість засвоїти нові перспективи майбутнього кар’єрного зростання.

Міністерство освіти і науки України

Національний авіаційний університет

Гуманітарний інститут

Кафедра історії та докуменознавства

Щоденник

проходження фахової ознайомлювальної практики

студентки 2 курсу 221 групи

спеціальності 6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»

Ледовської Тетяни Миколаївни

База практики: ТОВ «Електронні архіви України»

Керівники практики:

від університету: Юрченко Віталіна Олександрівна

від бази практики: Авдєєва Дарина Олександрівна

Київ 2014

Дата запису	Години (початок - кінець)	Зміст записів	Підпис керів-ника	Примітки
09.06.14	09.00 –15.00	Ознайомилась зі специфікою діяльності бази практики, з історією її виникнення та основними напрямами роботи. Ознайомилась з правилами оформлення звітної документації фахової ознайомлювальної практики та індивідуальних завдань. Взяла участь настановній конференції «Про організацію та проведення практики».
10.06.14	09.00 – 15.00	Ознайомилася з інструктажем з техніки безпеки. Пройшла реєстрацію на сайті ЕЛАУ та протягом доби, на зазначену при реєстрації почту, прийшов лист із зазначенням логіну і пароля для доступу до особистої сторінки на ресурсі товариства ЕЛАУ.
11.06.14	09.00 – 15.00	Ознайомилась з Типовим положенням про ТОВ «Електронні архіви України».
12.06.14	09.00 – 15.00	Опрацьовувала надіслані матеріали щодо діяльності товариства, які надалі можна буде використовувати при оформленні звіту з практики.
13.06.14	09.00 – 15.00	Ознайомилася з видом роботи, як індексація (сепарація) інформації, яка виконується з карток, а саме - з лицьової сторони, з відповідними виключеннями та осоливостями деяких карток.
16.06.14	09.00 – 15.00	Працювала з інструкцією, розширювала свої знання з теорії про особливості сепарації; розподіляла картки з бібліографічними описами книг по окремим категоріям.
17.06.14	09.00 – 15.00	Вивчала систему забезпечення документообігу ТОВ «Електронні архіви України». Аналізувала систему діловодства та контролю за виконанням документообігу.
18.06.14	09.00 – 15.00	Вивчала систему забезпечення документообігу компанії «Електронні архіви України». Продовжувала розподілення карток за категоріями.
19.06.14	09.00 – 15.00	Почала підготовку звіту та матеріалів практики. Отримала індивідуальні завдання, ознайомилася зі службовими документами ЕЛАУ. Обрані документи охарактеризувала, описала та дала свою оцінку.
20.06.14	09.00 – 15.00	Готувала звіт та матеріали практики до перевірки, погоджувала документи із керівником від бази практики. Виконувала індивідуальні завдання: описувала та виявляла помилки в службових документах ТОВ «ЕЛАУ». Підвіла підсумки своєї діяльності шляхом оформлення звіту про виконану роботу.
20.06.14	09.00 – 15.00	Перевірка звіту практики керівником від бази практики. Доопрацювання зауважень керівника практики. Здача звіту керівникові практики від університету. Перевірка матеріалів практики керівником практики від університету.

Практикантка Т. М. Ледовська

Керівник від університету В. О. Юрченко

Керівник від бази практики Д. О. Авдєєва

Х а р а к т е р и с т и к а

студентки-практикантки 221 групи

Гуманітарного інституту

Національного авіаційного

університету (спеціальність

«Документознавство та інформаційна

діяльність», денна форма навчання)

Ледовської Тетяни Миколаївни