4 Основні групи документів:

• постійного зберігання (які увійдуть в опис справ постійного зберігання І які відображають основні напрямки діяльності) ;

• довгострокового зберігання – 75 років (які увійдуть в опис справ з кадрових питань (особового складу): накази про прийом, звільнення, переміщення працівників, особові рахунки по нарахуванню зарплати, особові справи звільнених);

• тривалого зберігання – до 10 років зберігання (строк зберігання яких не закінчився і вони зберігаються в установі);

• тимчасового зберігання (3, 5, 10 років), строк зберігання яких закінчився і ці документи виділяються до знищення (про що складається акт).

Третій етап –оформлення справ систематизація документів усередині справи:

• нумерація аркушів;

• складання засвідчувального напису та, у разі необхідності, внутрішнього опису

• оформлення титульного аркуша (або обкладинки);

• підшивка (оправлення) справи

Закон України “Про внесення змін до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”від 05 липня 2012 р. № 5068-VI

Із Національного архівного фонду можуть бути вилучені лише дублетні документи (тотожні за змістом тиражовані примірники одного документа, що зберігаються в одній архівній установі), документи тимчасових строків зберігання, а також документи, документна інформація яких втрачена. Спори між архівними установами і власниками документів з питань призначення експертизи їх цінності, внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення з нього вирішуються у судовому порядку.

Архівні документи, які до 1991 року перебували на державному обліку та зберігалися в державних архівних установах, належать до Національного архівного фонду і є власністю держави.

Центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень мають право перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.

Четвертий етап – оформлення підсумків науково-технічного опрацювання документів

Оформлюється:

• опис № 1 справ постійного зберігання (4 примірники);

• опис № 2-к справ з кадрових питань (особового складу) (3 примірники);

• акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду ( 2 примірники);

• історична довідка.

Додаток 5

Лекція 5 «Ведення обліку документів в архіві установи»

Облік документів – це визначення та відображення в облікових документах кількості, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за наявністю і станом.

Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано архівними установами та власниками приватних архівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавством, на рівні:

– архіву, архівного підрозділу, приватного архівного зібрання;

– зони комплектування архіву;

– системи архівних установ України

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страхові копії документів і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Облік здійснюється на основі надання документам та їх сукупностям облікових номерів.

Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється окремим підрозділом чи працівником

Облікова документація зберігається в ізольованому приміщенні, у сейфах і перебуває у віданні працівників, відповідальних за облік.

Після закінчення роботи сейфи і приміщення, в яких знаходяться облікові документи, повинні бути замкнені та опечатані.

Облікові документи користувачам видаються лише у виняткових випадках

Обліковий документ архіву – це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю документів та закріплення їх організації.

Система облікових документів – це комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних, що створюються на єдиній методичній основі

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду (за нефондової організації документів – справа юридичної особи – утворювача документів)

– комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.

Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш-засвідчувач справи.

Для обліку документів у справі з унікальними, особливо цінними та різновидовими документами складається внутрішній опис документів справи

Для централізованого державного обліку документів НАФ у державному архіві складаються такі документи:

– паспорт архіву

– відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01____ р.

– картка фонду

– картка централізованого державного обліку архівної Україніки

Облік документів, прийнятих на постійне зберігання

на правах державної власності, та облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, ведеться окремо.

Облік документів, що належать до організаційних груп «дорадянського періоду» та «радянського періоду», ведеться окремо.

Підставою для внесення даних до основних та допоміжних облікових документів є акти та інші документи оперативного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ.