Основні етапи науково-технічного опрацювання документів:

• перший етап – формування виконання документів в справи відповідно до номенклатури справ;

• другий етап – визначення практичного і науково-історичного значення документів (експертиза цінності документів), відбір їх відповідно на постійне, довгострокове (75 років зберігання) та виділення до знищення тих справ, строк зберігання яких вичерпаний;

• третій етап – оформлення справ, які передаються до архіву;

• четвертий етап – складання описів та актів про вилучення документів до знищення.

1 Етап – формування виконаних документів. Основні вимоги.

• у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, дублетних копій та документів, що підлягають поверненню;

• документи групуються у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи;

• документи постійного зберігання та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання формуються в окремі справи.

• справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки);

• нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції), якщо вони затверджені розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами;

• Накази: з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладання стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань групуються в різні справи;

• протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу – за порядком денним засідання.

Другий етап –визначення практичного і науково-історичного значення документів (експертиза цінності документів).

Експертиза цінності документів – процес визначення наукового і практичного значення документів та встановлення необхідного для цього документа терміна зберігання документів.

Експертизу цінності здійснює експертна комісія установи.

Експертна комісія працює на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 № 183. зареєстрованого в Мінюсті 11 січня 2008 року за № 13\14704.

Експертиза цінності проводиться на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів ”, затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.