- •Відмітка про проходження практики
- •Характеристика бази практики
- •Звіт про виконану під час практики роботу
- •Висновки щодо проходження практики та пропозиції щодо її організації та проведення
- •Охоронний режим передбачає:
- •Санітарно-гігієнічний режим
- •Світловий режим
- •Протипожежний режим зберігання архівних документів
- •Вимоги до шляхів евакуації документів:
- •Визначення термінів
- •Види номенклатур справ
- •1 Графа - Індекс справи
- •2 Графа - заголовок справи
- •3 Графа – кількість справ (томів, частин)
- •4 Графа – строк зберігання справи і номери статей за Переліком
- •5 Графа - Примітки
- •Оформлення та погодження номенклатури справ
- •8 Правил складання номенклатури справ
- •Основні етапи науково-технічного опрацювання документів:
- •1 Етап – формування виконаних документів. Основні вимоги.
- •Другий етап –визначення практичного і науково-історичного значення документів (експертиза цінності документів).
- •4 Основні групи документів:
- •Третій етап –оформлення справ систематизація документів усередині справи:
- •Закон України “Про внесення змін до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”від 05 липня 2012 р. № 5068-VI
- •Четвертий етап – оформлення підсумків науково-технічного опрацювання документів
- •Опис матеріалів практики
Вимоги до шляхів евакуації документів:
-забороняється захаращувати шляхи евакуації різними предметами та устаткуванням;
-усі двері евакуаційних виходів повинні вільно відчинятися у напрямі виходу з будинку;
- у коридорах на шляхах евакуації повинні бути встановлені символічні зображення знаків "вихід", "відчинені двері".
Додаток 2
Лекція 2 «Основні вимоги щодо складання номенклатури справ установи»
Нормативна база
Ст. 1, 32 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи ” (24 грудня 1993 р. № 3814-ХІІ)
Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242)
Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (Затверджено наказом Державного комітету архівів від 16.03.2001 № 16, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 р. № 407/5598, із змінами, внесеними згідно з наказами Державного комітету архівів № 87 від 05.06.2007, № 188 від 19.09.2008)
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджено наказ Міністерства юстиції від 12.04.2012 № 578/5
Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242.
Визначення термінів
Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних в установі, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання.
Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником, що складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.
Номенклатура справ затверджується керівником установи після схвалення експертною комісією установи (далі – ЕК) та погодження експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) відповідного державного архіву.
Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін в установі.
За складання та ведення зведеної номенклатури справ відповідає служба діловодства, відповідальний працівник (особа) чи відповідний структурний підрозділ.
Під час складання номенклатури справ слід керуватися структурою та штатним розписом, номенклатурою справ за минулі роки.
Номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких має бути гриф погодження з відповідним державним архівом.
Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий – використовується службою діловодства як робочий, третій – передається до архіву для контролю за формуванням справ; четвертий – надсилається до державної архівної установи або архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває установа.
Структурні підрозділи апарату установи використовують у роботі витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ.