Генеральна військова канцелярія

При особі гетьмана ще за часів Б.Хмельницького утворилася Генеральна військова канцелярія – установа, що залежала в своїх функціях від особи гетьмана і Ради Старшинської, а в канцелярських своїх функціях від генерального писаря. Безпосередньо керував Канцелярією старший канцелярист, або, як він звався, реєнт Канцелярії, потім йшли канцеляристи.

Сама Генеральна Військова канцелярія складалася з “присутствия” – розпорядчого органа, що складався з генеральної старшини і швидше був малою Старшинською Радою, ніж канцелярією. В разі відсутності гетьмана вся повнота влади переходила до неї. Коли скасовано було гетьманство (1764 р.), скасована була й Генеральна військова канцелярія, як вищий керуючий орган.

Як говорилося, канцелярія у вузькому розумінні слова, тобто як орган технічний, стояла під головним керуванням генерального військового писаря та реєнта Генеральної Військової Канцелярії. Писареві указом Петра 1 (1720 р.) доручено було, «чтобы в записных книгах включались по порядку все гетманские универсалы и письма, равно и бумаги, подписываемые генеральным писарем в болезнь гетманскую».

Для керування справами окремих полків Генеральну Військову канцелярію поділено було на “повытья”.

Писарю як начальнику канцелярії підпорядковувався цілий штат службовців та осіб, що готувалися до службової кар‘єри: підписки, протоколісти, реєстратори, копіїсти, толмачі та “повитчики”. Вони всі звалися канцеляристами. Всі канцеляристи, підканцеляристи та й сам писар звалися військовими.

2.3. Працівники приказного і колезького діловодства як перші документознавці. Приказне діловодство

З утворенням (кінець XV ст.) Російської централізованої держави, центром якої стало Московське князівство, з‘явилася необхідність в організації управлінської діяльності державного апарату. Виникає система органів державного управління – приказів в центрі, приказних домів на місцях. Прикази як державні установи, виникли із особистих доручень

Великого князя, які він видавав у зв‘язку з тими чи іншими завданнями державного управління своїм довіреним особам – боярам та дякам. Поступово ці доручення стали вимагати для належного виконання утворення спеціального апарату, особливих установ, що й отримали назву “приказов”, відповідальних за певні галузі державного управління. Наприклад, Разрядний приказ відповідав за комплектування і формування війська; Помістний – за забезпечення і облік помісних дворянських земель; Посольський – за ведення іноземних справ та ін. Поступово прикази перетворилися в центральний державний апарат.

Документування в цих умовах повинно було перетворитися в систему, яка в окремих випадках будувалася не лише на традиціях, а й вказівках і положеннях закону. Всередині приказів продовжується подальша диференціація функцій, формується службова бюрократія. Штат приказу міг складатися від 50 до кількох сотень осіб: на чолі приказу стояв суддя, потім йшов дяк – який був керівником приказної канцелярії, далі – піддячі та інші.

Вони були особами, які займалися складанням документів з того чи іншого питання, або справи, а тому, як правило, добре знали й саму справу. Дяки, піддячі були членами дипломатичних місій, виконували важливі справи внутрішньополітичного, фінансового, судового характеру.

Дяки керували поточною роботою приказу, усім діловодством. Вони писали на вхідних документах помітки з вказівкою, що потрібно зробити, виправляли чернетки листів-відповідей, підписували біловики. Їхні підписи називалися “припись”.

Приказ поділявся на структурні частини– столи, або “повытья” (від “выть” – частина). На їх чолі стояли “старі” або “старші” піддячі. Крім старших, у приказі працювали також середні (або піддячі “середньої” руки) і молоді піддячі.

Під керівництвом старого підьячого йшло безпосереднє виконання документа. Він засвідчував своїм підписом біловик. Його підпис називався “справою”.

Середні піддячі займалися довідковою роботою, писали чорновики доументів; молодші – переписували начисто. Виникає інститут “площадных подьячих” (середина XVI ст.), вони виконували функції нотаріусів.