3. Правила оформления отдельных реквизитов

3.1 Реквизиты, идентифицирующие документы

3.1.1 Реквизит «Код формы документа»

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает проставление на бланке документа кода формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

3.1.2 Реквизит «Наименование вида документа»

Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции (приказ, распоряжение и т.д.). Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Это обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма.

3.1.3 Реквизит «Дата документа»

Официальной датой документа является:

• дата его подписания - для приказов и распоряжений;

• дата его утверждения - для утверждаемых документов;

• дата принятия решения (события) - для документов, принимаемых коллегиальными органами;

• дата отправки (передачи) - для корреспонденции.

Дата оформляется на документах одним из следующих способов:

цифровой формат: ДД.ММ.ГГГГ "г."

алфавитно-цифровой: ДД Месяц ГГГГ "г."

На документах финансового характера, а также правовых и нормативных актах дата проставляется алфавитно-цифровым способом.

Если авторами документа являются две или более организации - официальной датой документа является более поздняя дата его подписания.

3.1.4 Реквизит «Регистрационный номер»

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа.

Регистрационный номер проставляется на одном уровне с датой, и состоит:

1. из порядкового номера документа в регистрируемом массиве - приказы, распоряжения, докладные записки и т.д.

2. из порядкового номера, дополненного индексами:

• структурного подразделения;

• классификатора видов деятельности;

• исполнителей;

• дела по номенклатуре дел.

3.1.5 Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Этот реквизит включается только в бланк письма и предназначен для проставления индекса и даты того документа, на который дается ответ.

Например, На № 03-14/125 от 22.09.2003

3.1.6 Реквизит «Место составления или издания документа»

Реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.

Например,

Москва

Санкт-Петербург

г.Ростов-на-Дону

ст. Стародуб

п.Мирный

3.2 Реквизиты, идентифицирующие автора документы

3.2.1 Реквизиты «Герб РФ», «Герб субъекта РФ», «Эмблема организации»

Реквизиты «Герб РФ», «Герб субъекта РФ» - располагается на бланках документов органов власти РФ и субъектов РФ и регламентируется правовыми актами.

Например,

• изображение Герба РФ на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе РФ, утвержденным Указом президента России от 30.11.1993 № 2050.

• изображение Герба Москвы на бланках документов располагается в соответствии с Законом Москвы от 1.02.1995 «О гербе и флаге Москвы»

Реквизит «Эмблема организации» располагается на бланках организаций, которые зарегистрировали свою эмблему или товарный знак в установленном порядке. Не допускается одновременное размещение на бланке и герба, и эмблемы.