3.1.3. Основные правила составления текста

При выборе слов и терминов следует руководствоваться следующими правилами:

1. Не излагайте в тексте того, что вы не сказали бы устно.

2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толкование или быть многозначным.

3. Слово в тексте должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в литературном языке.

4. Построение предложений текста строится по аналогии с реализуемыми моделями ССК.

5. Неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Например, путем разбивки сложного предложения на отдельные, простые по составу и построению фразы.

«За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, менеджеру Макарову В.И. объявить выговор »

6. Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

7. В тексте не употребляются:

Архаизмы:

«При этом препровождаем ...» вместо «Посылаем ...» или «Направляем»

«Сим письмом извещаем ...» вместо «Извещаем ...»

«Настоящим уведомляем ...» вместо «Уведомляем ...»

Канцеляризмы:

«Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам предложение»

вместо

«Ввиду ... считаем целесообразным не посылать Вам проект предложения»

Тавтологические повторы:

«польза от использования», «явление ... проявляется», «следует учитывать следующее»

Плеоназмы (излишества):

«совместное сотрудничество», «в апреле месяце», «2000 рублей денежных средств»

Неоправданно иностранные слова:

«репрезентовать» вместо «представить»

«срок пролонгирован» вместо «срок продлен»

«лимитирование расходов» вместо «лимитирование средств»

8. Используемые в тексте сокращения должны быть понятны адресату, поэтому рекомендуется использовать следующие типы:

Инициальный тип - РФ, ДПС, ВС, ВАС, ПК, БД

Слоговый тип - Минфин, спецкорр, прораб.

Смешанный тип - техфинплан

Тип простых слов усечений - Главн, Зав, Спец.

Композиция (структура) текста

Под композицией (структурой) текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

Компонентами текста являются отдельные аспекты содержания, т.е. основные сформулированные мысли.

Аспект содержания, являясь внутренне замкнутой смысловой единицей, оформляется в один абзац (4 - 6 предложений).

Текст документа может включать один или несколько аспектов содержания, т.е. быть - одноаспектным или многоаспектным.

Правило:

В текстах официальных документов, в середине абзаца, не может быть предложения, логически не вытекающего из предыдущего контекста.

В русском языке существует два вида контекста:

последовательный и параллельный.

Связь между предложениями абзаца или абзацами осуществляется с помощью повторов.

Повтор - это тип логико-грамматической связи между предложениями (абзацами), в котором в последующем предложении (абзаце), в неизменном виде, повторяются различные фрагменты предыдущего предложения (абзаца).

Последовательный строй контекста - такой, при котором одно предложение вытекает из другого (т.е. то, что было новым в предыдущем предложении, становится известным в последующем)

Например:

«Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготовляют по сборочным чертежам».

«Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить детали».

«Для изготовления деталей необходимо ...».

С- субъект (известное)

П- предикат (новое)

Параллельный строй контекста - такой, при котором несколько последующих предложений поясняют с разных сторон, раскрывают разные аспекты предыдущего предложения. У них одинаковые субъекты (известное) и разные предикаты (новое).

Например:

С1 - «В настоящее время компания располагает возможностью для строительства двух 12 этажных 72 квартирных домов по типовым проектам».

П1 - «Дома предполагается разместить на улице Садовой»

П2 - «Вопрос о строительстве домов положительно решен с администрацией города»

П3 - «На строительство домов выделены необходимые средства, намечены подрядные организации»

Таким образом, композиция (структура) текста - это последовательность расположения его составных частей (компонентов или аспектов), которые связываются между собой последовательным или параллельным типом связи при помощи повторов.

Например: композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:

1 - обоснование актуальности запроса;

2 - содержание запроса;

3 - ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен.

4 - формулирование гарантии;

Текст письма-запроса:

1. ОАО ИНТАМЕД готовит информационный бюллетень «Рекламный сборник продукции ...». Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации о плане выпуска продукции Вашей фирмой на 2003 год.

2. Просим подготовить и выслать в наш адрес, не позднее 1.12.2002 Ваш рекламный проспект на 2003 год, для включения его в «Рекламный сборник».

3. В случае если Вы примете участие в подготовке и выпуске «Рекламного сборника», мы предоставим Вам соответствующий раздел.

4. Использование, полученной от Вас информации, по назначению и исключительно в Ваших интересах, гарантируем.