0.4. Новые специальности: информационные работники и документалисты

Постепенно прошло то время, когда считалось, что любой гра­мотный человек может работать в канцелярии, а любой образо­ванный человек — быть библиотекарем. Нужны специалисты и специальное образование, чтобы хорошо организовать на пред­приятии или в учреждении всю информационную и документа- ционную работу [18]. Эта работа может осуществляться в трех взаимосвязанных аспектах: чисто информационном (информа­ционный режим, связь, организация деловых контактов, сбор, обработка и распределение внешней и внутренней информации), чисто документационном (организация всего докуменгационного хозяйства, включая бухгалтерские и административные бумаги, научно-технические планы, отчеты, книги и журналы) и только технико-информационном (ОНТИ плюс научно-техническая библиотека) [239]. Специалистов первого профиля обычно называют информационными работниками в широком смысле, второго — документалистами и третьего-Зтехинформаторами.

Необходимость широкого, документального подхода объяс­няется, в частности, тем, что каждый профессионал Щ ученый, инженер, администратор — в напряженной информационной об­становке современности не в состоянии осуществлять все тре­буемые от него функции. Если обязанности двух' специалистов распределить так, чтобы один выполнял только практическую, а другой — только документационную работу, то в результате производительность их труда резко возрастет.

В обязанности документалиста входит [37]:

1. Изучение и упорядочение документных потоков в админи­стративной системе с точки зрения мощности, возможных пере­крытий, трудоемкости составления и обработки документов.

2. В связи с этим внедрение новых, в том числе матрич­ных, форм документов и новых методов их составления и меха-- низированной обработки.

3. Разработка и внедрение механизированных и автоматизи­рованных систем поиска и переработки информации.

4. Сбор литературы по данной отрасли знания, смежным от­раслям и межотраслевым проблемам, изучение и обработка ее для более удобного использования потребителем.

5. Информирование последнего о технических и научных но­винках в его области, при этом не дожидаясь запроса, свое­временно (не раньше и не позже, чем это необходимо) и в наи­более удобной форме.

6. Выдача справок научного, технического и методического характера и ведение соответствующих экспертиз.

7. Помощь производственникам в оформлении текущей доку­ментации; ответственность за распространение полученной ин­формации вне предприятия.

Подбор кадров документалистов и информационных работ­ников производится по следующим направлениям: 1) повышение квалификации работников традиционных специальностей — биб­лиотекарей, архивистов; 2) выдвижение опытных производствен­ников— научных работников и инженеров, которые фактически получают .новую специальность; 3) привлечение из других отрас­лей научных работников и инженеров, имеющих опыт информа­ционной и документационной работы; 4) привлечение высококва­лифицированных мастеров и инженеров по вычислительной технике, связи, копировально-множительным и микрофоторепро- дукционным процессам.

При выполнении этой задачи часто возникают трудности не только организационного плана, ибо в нашей стране фактически не готовят не только документалистов, но даже работников научных библиотек.

Московский историко-архивный институт выпускает специалистов по де­лопроизводству и архивоведению с некоторыми знаниями основ документа­листики, Московский полиграфический институт — редакционных работников и специалистов по книготорговле. Кадры библиотечных работников массового профиля готовят институты культуры, и только Кафедра библиотековедения и научно-технической информации Вильнюсского государственного универси­тета пытается удовлетворить огромные нужды в работниках научных библи­отек. Повышение квалификации- путем организации семинаров по научно-тех­нической информации осуществляет Всесоюзный институт научной и техни­ческой информации, а по документалистике — Научный совет по комплексной проблеме «Кибернетика» АН СССР (Комиссия по документалистике). Дис­сертантам, представляющим свои работы в перечисленные организации, за­прещается преступать рамки данного информационного профиля, а защита диссертационных работ по отраслевому принципу также связана с трудно­стями, так как ученые советы считают себя некомпетентными в информаци­онных проблемах.

Финансовые трудности возникают при установлении для ин­формационной службы статута равноправного производственного или исследовательского подразделения с соответствующим штатным расписанием и фондом заработной платы. Здесь оте­чественный опыт уже существует: в штате информационного центра такого НИИ, во многом выполняющего функции научной библиотеки, имеются старшие и младшие научные сотрудники, инженеры и техники, высококвалифицированные мастера по точ­ным приборам, и лаборанты.

Действенный эффект в научном и промышленном производ­стве информационная (документационная) служба приносит лишь в том случае, если администрация института будет выде­л ять для нее до 10% своего бюджета, или от V20 Jfj V10 ассигно­ваний на заводоуправление, в зависимости от удельного веса проводимых разработок [37].

■Возглавлять такую службу должен опытный документалист в ранге од­ного из заместителей директора или главного инженера [18, 19], который смог бы взять на себя всю долю ответственности, право на определенную ломку традиций и довести начатые преобразования до конца. В одном из руководств дана характеристика такого руководителя; им становится обычно приглашаемый со стороны консультант, либо член ведомственной комиссия, изучающий вопросы совершенствования административно-управленческого аппарата: «Этот человек обладает парадоксальной коллекцией характерных черт, ядро которых составляет небольшой запас лени, заставляющей его вы­думывать самые замысловатые идеи, направленные на то, чтобы избежать работы путем переложения ее на машины. В то же время он должен быть достаточно честолюбивым для того, чтобы усиленно работать самому в целях достижения этой задачи». «Его реакция на любую деятельность и события должна выражаться в большом непосредственном «почему?» Он должен задавать себе вопрос, почему составляется отчет и почему его не получает большее или меньшее количество людей. Он должен интересоваться, почему данная машина используется слишком часто или слишком редко». «Он дол­жен уметь не соглашаться, не будучи неприятным. Он всегда должен быть способным воспринимать новые идеи, но не давать им уводить себя в сто­рону [75]».

Если работа не начинаегся на пустом месте, руководитель сразу должен приступить к главному и самому трудному: объе­динению разрозненных и мало связанных друг с другом служб — библиотеки, БНТИ, канцелярии, архива, машинописного бюро, фотолаборатории и, может быть, телефонного узла и радио­узла— в единую систему под эгидой лаборатории НОТ или одного из названных подразделений, проявившего себя в данной ситуации как менее консервативное.