3. Критерії класифікації документів

№ пор.

Ознаки класифікації

Групи документів

1.

За найменуванням

Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.

2.

За походженням

Службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються органі-заціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окре-мими особами поза сферою їх службової діяльності.

3.

За місцем виникнення

Внутрішні, зовнішні.

До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті доку-менти, які є результатом спілкування уста-нови з іншими установами чи організа-ціями.

4.

За призначенням

Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформа-ційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

5.

За напрямом

Вхідні, вихідні.

6.

За формою

Стандартні (типові) й індивідуальні (не-стандарттні).

Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими прави-лами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документ-ти створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

7.

За терміном виконання

Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

Звичайні безстрокові – це такі, що викону-ються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”.

8.

За ступенем гласності

Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.

9.

За стадіями створення

Оригінали, копії.

Оригінал - це основний вид документа, пер-ший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія- це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат.

Відпуск- повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника.

Коли виникає потреба відтворити лише частину документу, робиться витяг.

Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні ори-гінал і дублікат рівноцінні.

10.

За складністю (кількі-стю відображених питань)

Прості, складні.

Прості – відображають одне питання, складні – декілька.

11.

За терміном зберігання

Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

12.

За технікою відтворен-ня

Рукописні, відтворені механічним спосо-бом..

13.

За носієм інформації

На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті.