1.Документ- основний вид офіційно-ділового стилю

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття “документ” багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енцикло-педичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи ( паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація( наприклад, перфораційна картка).

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік - у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

2. З історії документів в Україні

Збереження важливих історичних документів у давнину засвідчене літописами. Місцем збереження державно-правових актів, інших документів були церкви чи монастирі, які ще слугували архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні почали з’являтися в XIстолітті, зокрема у Києво-Печерському монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи. Такі збірки мали князі й бояри, церковні братства, вище духівництво, а також українські старшини.

Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно - правового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах. Найдавніші документальні матеріали потрапили дол. Архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави тощо.

Утворення Української держави в 1917 році поклало початок національному рахівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної культури було створено Архівно-бібліотечний відділ.

Для історії княжої України (X-XIV) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді літописних кодексів, актів, княжих грамот, правових кодексів тощо.

Для литовсько-польської доби (XIV – XVIIст.) характерні грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів, “Литовська метрика”, “Коронна метрика”, “Судебник” Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги судів тощо. Поважне значення в цей період мають джерела іноземного походження: документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи, спогади західноєвропейських мандрівників, листи, щоденники, описи.

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори, конституції, універсали й листи гетьманів, акти Генеральної військової канцелярії, Генерального військового суду, Генерального скарбу, Генеральної артилерії, акти міського самоврядування, полкової адміністрації й судочинства, сотенних урядів, акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій. Залежність України від російської імперської влади зумовлює появу таких видів історичних джерел, як документи російського уряду, які стосувалися України, документи російських установ, які керували на території України. Після скасування української автономії у др.. Пол. XVIII ст.. з’являються документи російських установ, які колись керували Гетьманщиною. Серед документів слід виділити “Права, за якими судиться малоросійський народ”, “Полное собрание законов Российской Империи”.

Першорядне значення в історії цієї доби має документальний матеріал офіційного походження, проте все більшої ваги набувають приватні документи: матеріали маєткових і фаміліальних архівів, щоденники, мемуари, листи

Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України ( починаючи з XVII ст.). Тексти літописів цього періоду містять всілякі документи, хоч деякі з них сфальсифіковано.

Різноманітний матеріал дають чужоземні джерела – документи, щоденники, спогади, листи.

В цю добу з’являються друковані джерела. У XIX – XXст.. кількість документального матеріалу безмірно зростає. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя. Велику вагу мають документальні матеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви. Можна виділити декілька груп документів цієї доби:

1. щоденники, мемуари, листи українських діячів XIX – XX ст.;

2. акти й документи установ Української держави 1917 – 1921 р.р.;

3. документальні матеріали політичної еміграції;

4. документи установ УРСР;

5. ділові папери незалежної України.

Сьогодні особливості різних галузей діяльності суспільства відтворюють специфічні документаційні системи ( зовнішньоекономічна, банківська, юридична, дипломатична тощо), найчисленнішою з яких є система управлінських документів.