Поиск записей по критерию

Задание критерия позволяет просмотреть через окно формы только записи, удовлетворяющие условиям критерия. Условия можно задать по всем полям, в том числе и вычисляемым. Если заданы условия в нескольких полях, то они объединяются логическим И.

В условиях поиска можно использовать шаблоны с символами-заменителями *­ любое количество любых символов и? ­ любой одиночный символ или отсутствие символа, и знаки математических операций =,<, >, <=, >=, <>. После задания критерия перемещение по записям осуществляется кнопкамиНазад, Дальше (Find Prev, Find Next)

Например, выполним поиск по двум критериям : страна- изготовитель, начинающаяся на букву «У» И стоимостью ремонта более 10000грн.

Выполним команду Данные=Форма=Критерии. В полеСтрана изготовитель введем У*, а в полеСтоимость ремонта– значение>10000 и нажмем кнопкуДальше. На экране в форме выводится запись второй строки. При следующем нажатии кнопкиДальше на экран в форму выводится девятая запись.

Если сразу после задания критерия нажать кнопку Назад (Find Prev),тоExcelпокажет ту запись, которая была на экране в момент перехода в режим задания критерия, но при дальнейшем листании больше к ней не вернется.

СОРТИРОВКА

Сортировка ­ это упорядочение записей в Базе Данных. Сортировка выполняется командами Данные = Сортировка (Data + Sort).

Порядок действий:

• Вызвать на экран базу данных для выполнения сортировки.

• Курсор установить на любую ячейку базы данных.

• Выполнить команду Данные = Сортировка (Data = Sort)

• В диалоговом окне Сортировка диапазона ввести имя поля и направление сортировки, которые отображаются в диалоговом окне. Нажать клавишу ОК.

В команде Сортировка (Sort) заложена возможность сортировки данных максимум по трем столбцам. Для того, чтобы выполнить сортировку по более, чем трем столбцам, нужно сначала отсортировать таблицу по менее значимым столбцам, а затем ­ по более значимым.

Отсортируем нашу Базу Данных по возрастанию количества ремонтов, а затем по возрастаниюпо убыванию.

АЛГОРИТМ СОРТИРОВКИ ЭЛЕМЕНТОВ СТОЛБЦОВ

1. Вызвать на экран Базу Данных, созданную выше в данном задании для выполнения сортировки.

2. Курсор в любую ячейку Базы Данных

3. Данные, Сортировка …

4. Выбрать из раскрывающегося списка Сортировка по… кол-во сред.рем., затем из второго списка ­ Стоимость, а переключатель установить в положение по убыванию.

5. ОК

На экране результаты сортировки

ПОИСК АВТОФИЛЬТРОМ

Под поиском, который часто называют фильтрацией, будем понимать нахождение в Базе Данных таких записей, которые удовлетворяют требованиям, вводимым для полей. Эти требования называются критериями поиска (фильтрацией). ВExcel предусмотрено два вида поиска ­автофильтром и расширенным фильтром..

Фильтрация таблицы оставляет на экране для обработки только те строки, которые отвечают заданным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

Автофильтр

Автофильтр выполняется командой Данные + Фильтр + Автофильтр (Data + Filter + AutoFilter). Команда вызова Автофильтра помещает кнопки раскрывающихся списков непосредственно в строку названия полей. При помощи этих кнопок можно задать критерии отбора строк таблицы. Можно задать условия в нескольких полях. Они будут работать по принципу И.

Кнопки раскрывающихся списков

Список фильтра включает в себя пункты критериев отбора строк

Список фильтра включает в себя следующие пункты:

1. Перечень всех уникальных значений данного поля в таблице. Выбор значения из этого списка равносильно условию <поле> = значение

2. Все (All) ­ все строки таблицы.

3. Первые 10 (Tor 10) ­ выбор нескольких наибольших или наименьших значений.

4. Пустые (Blanks) ­ ячейка, в которой нет данных.

5. Не пустые (ТщтИдфтлы) ­ячейки, в которых есть данные.

6. Условие (Сuston) ­ собственное условие пользователя

Можно задать до двух критериев фильтрации одного и того же столбца, связав их логическими операторамиИ или ИЛИ.

Диалоговое окно Пользовательский автофильтр имеет два поля, в которых следует задать критерии сравнения для фильтра. Каждое поле в свою очередь состоит из раскрывающегося списка логических операторов и строк ввода, в которых задается сравниваемое значение

Левое поле в каждом условии предназначено для выбора оператора сравнения. Справа в редактируемое поле вводится или выбирается из списка значение, относительно которого будет проводится сравнение. Эти значения так же можно выбрать из раскрывающегося списка.

В условиях поиска можно использовать шаблоны, в качестве которых выступают символы-заменители (? и *).

Для отмены фильтрации в поле нужно в списке фильтра выбрать Все (All).

Для отмены фильтрации во всех полях необходимо выполнить команду Данные +Фильтр + Показать все (Data + Filter + ShowAll)

Выход из режима фильтрации ­ Данные + Фильтр + Автофильтр (Data +Filter + AutjFilter)

АЛГОРИТМ ПОИСК АВТОФИЛЬТРОМ

• Вызовем на экран Базу Данных

• Курсор в любую ячейку Базы Данных.

• Данные + Фильтр + Автофильтр. На экране в каждом имени поля появится кнопка-стрелка

• Курсор на кнопку того поля ,по которому хотим произвести поиск (количество ремонтов). Затем щелкнем кнопку мышки. На экране значение всех записей по этому полю.

• Выбираем Условие… На экране диалоговое окно Пользовательский автофильтр.

• Вводим необходимый критерий. В левом списке выберем меньше, а в правом ­ число 10. На экране результат поиска

Такой поиск можно последовательно выполнять по нескольким полям.