2. Ввод и редактирование данных. Форматирование ячеек

1. Ввод данных

• Активизируйте ячейку, в которую нужно ввести данные.

• Введите данные.

При вводе данных автоматически активизируется область формул, в которой, так же как и в активной ячейке, отражается вводимая информация. В области формул появляются две кнопки: - отмена и - ввод.

• Зафиксируйте ввод данных одним из способов:

• нажмите клавишу <Enter>;

• щелкните по кнопке Ввод в строке формул;

• щелкните мышью по другой ячейке;

• перейдите к другой ячейке, используя клавиши управления курсором.

Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю, числовые данные по правому. В ячейку можно ввести до 255 символов.

Примечание: Знак # (решетка) – сигнал о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.

2. Редактирование данных

Содержимое ячейки можно отредактировать как в самой ячейке, так и в строке формул.

1 способ

• Щелкните дважды по ячейке, содержимое которой необходимо изменить.

• Измените содержимое ячейки.

• Для сохранения изменений нажмите клавишу <Enter>.

2 способ

• Активизируйте ячейку, содержимое которой нужно отредактировать.

• Нажмите клавишу <F2>.

• Измените содержимое ячейки.

• Для сохранения изменений нажмите клавишу <Enter>.

3 способ

• Активизируйте ячейку, содержимое которой нужно отредактировать.

• Внесите необходимые изменения в содержимое ячейки в строке формул.

• Для сохранения изменений нажмите клавишу <Enter> или кнопку Ввод.

Примечание: Для отмены изменений нажмите клавишу <Esc> или щелкните по кнопке .

Удаление

1 способ

• Выделите нужную ячейку (диапазон, столбец, коллекцию или таблицу).

• Нажмите клавишу <Delete>.

Примечание: Клавиша Delete удаляет содержимое ячейки, оставляя без изменения ее формат и примечание.

2 способ

• Выделите нужную ячейку (диапазон, столбец, коллекцию или таблицу).

• В меню Правка выберите команду Очистить.

• На экране появляется подменю с четырьмя дополнительными опциями:

• Все. Полностью очищает ячейку.

• Форматы. Удаляет только атрибуты форматирования, сохраняя данные.

• Содержимое. Удаляет только содержимое ячейки, сохраняя ее атрибуты форматирования.

• Примечания. Удаляет примечание, прикрепленное к ячейке.

Выделение

Ячейку - щелкнуть по ячейке левой клавишей мыши.

Строку - щелкнуть по номеру строки.

Столбец - щелкнуть по имени столбца.

Диапазон - щелкнуть по первой ячейке диапазона (курсор внутри ячейки), затем, удерживая нажатой левую кнопку, протянуть указатель мыши к последней ячейке диапазона.

Большой диапазон - щелкнуть по первой ячейке диапазона (курсор внутри ячейки), затем, удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкнуть по последней ячейке диапазона.

Лист - щелкнуть кнопку Выделить все.

Коллекцию ячеек (диапазонов, столбцов, строк, листов) - щелкнуть первую ячейку (диапазона, столбца, строки, листа), затем, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, выделить последующие ячейки (диапазоны, столбцы, строки, листы).

Отменить выделение - щелкнуть в любом месте листа или нажать какую-нибудь клавишу управления.

Копирование и перемещение

1 способ (Через буфер обмена)

• Выделите нужную ячейку или диапазон.

• В меню Правка выберите команду Копировать.

• Активизируйте ячейку или диапазон, куда нужно копировать информацию.

• В меню Правка выберите команду Вставить.

Удобно пользоваться кнопками на Стандартной панели инструментов.

Примечание: При перемещении вместо команды Копировать выберите команду Вырезать.

2 способ

• Выделите нужную ячейку или диапазон.

• Подведите курсор мыши к границе выделенного диапазона (курсор должен принять вид стрелки наклоненной влево).

• Нажмите клавишу <Ctrl> (курсор принимает вид стрелки со знаком +) и левую кнопку мыши; не отпуская их, переместите выделенный диапазон в нужное место.

• Завершив перемещение диапазона, отпустите кнопку мыши, затем клавишу <Ctrl>.

Примечание: Перемещение осуществляется без использования клавиши <Ctrl>.

3 способ (Копирование в соседние ячейки)

• Выделите ячейку, содержимое которой будет копироваться, и ячейки назначения.

• В меню Правка выберите команду Заполнить и укажите направление (Вниз, Вправо, Вверх, Влево). При этом копирует содержимое ячейки в выбранный диапазон.

4 способ (Автозаполнение)

Маркер заполнения - небольшой черный квадрат в нижнем правом уголке выделенного диапазона.

Автозаполнение по нажатию левой кнопки мыши.

• Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать.

• Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки.

Вставка и удаление ячеек, строк, столбцов

Вставка

1 способ

• Выделите то количество строк (столбцов), которое необходимо добавить в таблицу.

• В меню Вставка выберите команду Строки (Столбцы).

2 способ

• Выделите диапазон там, куда надо вставить ячейки (строки, столбцы).

• В меню Вставка выберите команду Ячейки.

• В диалоговом окне Добавление ячеек выберите необходимый вариант.

• Щелкните по кнопке ОК.

Удаление

1 способ

• Выделите удаляемые строки (столбцы).

• В меню Правка выберите команду Удалить.

2 способ

• Выделите ячейку (диапазон).

• В меню Правка выберите команду Удалить.

• Вдиалоговом окне Удаление ячеек выберите необходимый вариант.

• Щелкните по кнопке ОК.

Изменение ширины столбцов (высоты строк)

• Переместите указатель мыши к правому краю столбца (нижнему краю строки) в области имени. Курсор принимает форму двунаправленной стрелки-креста.

• Удерживая нажатой левую кнопку мышь, измените ширину столбца (высоту строки) в указанном направлении (вправо/влево, вверх/вниз).

• Опустите кнопку мыши после получения требуемой ширины столбца (высоты строки).

3. Форматирование содержимого ячеек

Форматирование данных - выбор формы представления данных. При форматировании данных (включая дату и время) изменяется только форма представления данных в таблице (на экране, при печати).

Изменение формата ячейки

• Выделите нужную(ый) ячейку (диапазон, коллекцию).

• В меню Формат выберите команду Ячейки.

• В появляется диалоговом окне Формат ячеек, выбирая соответствующие закладки (Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита), установите необходимые параметры форматирования.

• Щелкните по кнопке ОК.

Формат представления данных

Данные в таблицахExcel могут быть представлены в различных числовых форматах. Список форматов предоставлен в поле Числовые форматы меню Формат команда Ячейки закладка Число.

• Общий – формат, принятый по умолчанию. При его выборе числа отображаются в виде целых чисел, десятичных дробей или в экспоненциальном формате, если число слишком большое и не помещается в ячейке.

• Числовой – позволяет указать число десятичных знаков, определить использование разделителя групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел (со знаком минус, красным цветом или красным цветом со знаком минус).

• Денежный - позволяет указать число десятичных знаков, использование знака денежной единицы и способ отображения отрицательных чисел (со знаком минус, красным цветом или красным цветом со знаком минус). В этом формате всегда используется разделитель групп разрядов.

• Финансовый - отличается от денежного тем, что знаки денежной единицы всегда выровнены по вертикали.

• Дата - эта категория позволяет выбрать один из 15 форматов отображения дат.

• Время - эта категория позволяет выбрать один из 8 форматов отображения времени.

• Процентный - позволяет выбрать число десятичных знаков. Всегда отображается символ процента.

• Дробный - позволяет выбрать один из 9 дробных форматов отображения чисел.

• Експоненциальный - число всегда отображается с буквой Е.

• Текстовый - число рассматривается как текст.

• Дополнительный - включает четыре дополнительных числовых формата (Почтовый индекс, Индекс+4, Номер телефона и Табельный номер).

• Все форматы - категория позволяет создавать собственные числовые форматы.

4. Примечания

Примечания можно использовать для описания конкретного значения, напоминания пользователю о том, какие расчеты выполняются по формуле, записанной в данной ячейке.

Вставка примечания

• Выделите ячейку, к которой следует добавить примечание.

• В меню Вставка выберите команду Примечание.

• Введите текст в соответствующее поле.

• Нажмите кнопку мыши вне области примечания.

Примечание: У ячеек, к которым добавлено примечание, в правом верхнем углу отображается индикатор примечания (маленький красный треугольник).

Редактирование примечания

• Активизируйте ячейку, к которой добавлено примечание.

• Щелкните на ней правой кнопкой мыши.

• Из контекстного меню выберите команду Изменить примечание.

Удаление примечания

• Активизируйте ячейку, к которой добавлено примечание.

• Щелкните на ней правой кнопкой мыши.

• Из контекстного меню выберите команду Удалить примечание.

Отображение примечания

• Активизируйте ячейку, к которой добавлено примечание.

• Щелкните по ней правой кнопкой мыши.

• Из контекстного меню выберите команду Отображать/Скрыть примечание.

5. Защита данных

Обычно защищают данные, которые не должны меняться (расчетные формулы, заголовки, названия столбцов и т.п.).

Установка защиты

• Выделите нужный диапазон.

• В меню Формат выберите команду Ячейки.

• В диалоговом окне Формат ячеек выберите закладку Защита.

• Отключите защиту (блокировку) ячеек, подлежащих последующей корректировке.

• В меню Сервис выберите команду Защита.

• Включите защиту листа (книги).

• После этих действий можно редактировать только те ячейки, которые были ранее разблокированы.

Снятие защиты

• В меню Сервис выберите команду Защита/Снять защиту (листа, книги).