Допуск сотрудников предприятия к коммерческой тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:

1. принятие сотрудниками обязательств по соблюдению установленного на предприятии режима коммерческой тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны;

2. ознакомление сотрудников с положениями законодательства о коммерческой тайне, предусматривающими ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;

3. ознакомление сотрудников с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

Более подробно вопросы изготовления конфиденциальных документов и режима обращения с ними будут изложены в последующих лекциях.

4.Конфиденциальные документы могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей организационной техники и в случае соблюдения действующих требований защиты информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм).

Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда письменно санкционируется полномочным должностным лицом. После этого вносятся необходимые записи в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения, учреждения, фирмы.

На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.

В ходе изготовления конфиденциальных документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, т.к. это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопровождавшие составление и изготовление документа, не следует выбрасывать в мусорную корзину. Они должны помещаться в специальные сборники и затем уничтожаться в установленном порядке.

5.Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства.

Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составляющими частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление причин этого и взятие таких документов на учет.