- •Вопрос 31.
- •1.1 Экспертиза ценных документов
- •1) Постоянного хранения в государственных архивах;
- •2) Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
- •3) Временного хранения (до 10 лет);
- •4) Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
- •1.2 Составление номенклатуры дел
- •1.3 Формирование дела
- •1.4 Оформление дела
- •2. Передача дел на архивное хранение
- •Вопрос 33. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
- •3.7. Составление и оформление описей дел
- •Вопрос 35. Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
- •Вопрос 36 Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления.
- •Вопрос 37 Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.
- •Вопрос 38. Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки. Нормы труда и их характеристики
- •Вопрос 39 Оптимизация численности работников аппарата управления на базе изучения и анализа их трудозатрат. Формы и методы комплексной регламентации труда работников аппарата управления.
- •Вопрос 40 Анализ и проектирование документационного обеспечения системы управления
2. Передача дел на архивное хранение
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:
- отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
- описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
- историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
- справку о полной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).
В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.
Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатуры дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).
Вопрос 32 Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены.
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.
Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.Графически процесс документационного управления можно изобразить так:
Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:
документы текущего управления;
документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;
собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.
Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов
По характеру содержания комплексы документов бывают ᴨȇрвичные и сложные.
Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается в сложных документах.
В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п., экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.